請求業務の流れを徹底解説！発行と受領の業務フローは？

こんにちは、プロキュア編集部です。

主に経理担当者が行う請求業務ですが、実は非常に無駄の多いバックオフィス業務です。

取引先が何十社、何百社と増えてくるとエクセルでの管理では到底対応できず、事業の成長とともにシステムの導入を検討する企業が ほとんどでしょう。

この記事では、そもそも請求業務とは何で、どのようなフローで行うのか、請求業務におけるリスクを確認した上で、システム導入によって何が変わるのかを解説していきます。

そもそも請求書業務とは

請求業務とは、製品やサービスの販売者が、その購入者に支払いを求める請求書を発行し、代金を回収するための一連の業務のことです。

企業間取引では掛け払い(後払い)が一般的なので、契約が発生すると別途請求書を発行し、後にサービスや商品の代金を回収しなければならず、経理担当者は請求書の発行業務を行わなければなりません。

会社の契約を管理し、企業ごとに正確な支払期日や支払い方法を設定し、請求。未払いがあった場合は督促状を発行し、回収するという、工数が多く、システム化しなければ非常にリソースを割かれる業務の一つです。

請求書の必要性

請求書は、「誰が何をどのくらい買ったか」という取引内容の証明書でもあります。

請求書を発行しない方法でも取引は行えますが、税務調査では取引内容の証明が必須です。

したがって、請求書がない場合は、会計処理の証明ができないので、課税の対象となってしまうことも。

また、どんな商品・サービスを購入したのか、購入されたのかを確認する場合にも請求書は必要です。

特別な理由がない限りは、請求書を作成・発行し正しいやり方で手続きを行いましょう。

請求書業務の具体的なフロー

請求業務には、多くのステップがかかります。

請求書の発行側、つまり販売側は

請求の確定→請求書の作成→承認→請求書の印刷→捺印→封筒づめと宛名作成→郵送→入金の確認→未回収の催促

請求書の受領側、つまり購入側は

請求書の受領→経理への回覧→請求内容の確認→帳簿への入力等会計処理→保管

といった業務があり、発行側、受領側、共に多くのステップが必要です。 

請求の種類と金額の確定

請求には、締め請求と都度請求の2種類があり、場合により請求のタイミングに違いがあります。

締め請求なのか、都度請求なのかが確定すると、請求金額の集計を行います。

締め請求の場合は、請求締日に金額を集計し、締め切り処理を行うという流れで請求金額を確定します。

請求金額の集計が終わったら、次は請求書の作成・発行です。

請求書の作成・発行

金額が確定すると、請求書を発行します。

中小規模の企業ではエクセルを使用して発行することも多いですが、エクセルのバージョン互換性の問題や、データの蓄積・分析レポートなどに不向きなこと、税務処理への対応が難しいと言ったデメリットがあります。

したがって、一定規模以上の企業ではシステムを導入して請求書の作成を行います。

システムではデータの蓄積ができ、一度使ったフォーマットの再利用やレポート出力に優れ、販売管理ソフトや会計ソフトと連携することができます。

請求書を作成する際は、

• 請求書作成者の氏名または名称
• 取引内容（商品・サービス名や数量など）
• 取引金額
• 取引年月日
• 請求沙希の事業者の氏名または名称

上記の5項目を記入する必要があります。

請求先の事業者名を記載する際は、「御中」や「様」を書き忘れないよう注意しましょう。

また、取引金額は税込み表記が望ましいです。

請求金額の振込先や振込手数料、支払期限なども一緒に記入しておくと、スムーズな取引が実現できます。

締め請求・都度請求のどちらの方法にも言えることですが、締日を迎えたらできるだけ早く請求書を発行する必要があります。

承認

発行した請求書はすぐに先方に送付せず、社内での承認が必要です。

この承認プロセスが円滑でないことも多く、担当者の不在や確認漏れ等でプロセスが止まってしまい、請求業務に時間を取られてしまうという課題を抱える企業も多いです。

請求書の送付

承認がとれると請求書を取引先に送付します。

請求書の送付方法は、郵送/メール/その他電子手段 など複数あり、電子的に送る場合は、電子署名を付与します。

電子署名とは「どこの会社の誰が作成したのか」を証明するもので、これが付与されていないと正式な請求書として受け付けない企業もあるので注意が必要です。

入金の確認と未払いへの催促

請求書を発行後、指定した期日までに取引先からの入金がされたかどうかを確認します。

請求書の請求額と、取引先からの入金額が一致していない場合は、すぐに取引先に確認する必要があります。

入金が確認できたら、入金伝票を作成し仕訳、売掛金の回収を処理します。

売上高があっても未収のまま売掛金の状態ではキャッシュになりません。しっかり回収しなければ黒字倒産につながるため、期日を過ぎても入金がない場合は督促状を発行 するなどし、取引先に催促を行いましょう。

未回収の催促に毎月追われていて大変だという場合は、システム導入を検討するタイミングです。

請求書の受け取り

請求書を受け取る側にとっても、請求書の処理は面倒なものです。

請求書の受領→経理への回覧→請求内容の確認→帳簿への入力等会計処理→保管

と言った一連の工程が必要で、効率化が難しい業務です。

効率化が難しい要因の一つとして、紙をなくすのが難しいという点があります。

多くの請求業務効率化のシステムは発行側のためのシステムですので、請求書を受け取る側が楽になる仕組みでは有りません。郵送/メール/その他電子手段 のどの手段で送付されるかも発行元次第で、社内をペーパーレス化して、リモートワークを実現したいといった場合にもその選択の余地がありません。

株式会社TOKIUMでは、あらゆるフォーマットの請求書の受け取りからデータ化、原本の保管まで一括して代行するサービス「TOKIUMインボイス」を提供しています。

請求業務にまつわるリスク

紙ベースの請求業務は時間やコストがかかり非効率なだけでなく、いくつかリスクがあります。

請求業務にまつわるリスクを適切に理解し、必要があればシステムの導入を検討してリスク回避を行いましょう。

経理以外が請求業務を行う場合のリスク

小さな会社では、営業担当が請求業務を行う場合があります。

営業が本来やるべき、新規開拓や顧客フォローへのリソースが請求業務に奪われることは経営リスクになりかねません。また、経理部と営業部という、部門をまたいだ経理業務を行うことにより、責任の所在が曖昧になるという弊害もあります。

そのため、少ない人数の経理部でも請求業務が回る仕組みづくりが大切です。

請求業務には横領が発生するリスクがある

実は請求業務は、横領が起こりやすいポイントです。

ニュースになるような億単位の横領はまれですが、請求業務の担当者が横領を行うケースは少なく有りません。

例えば、取引自体を隠蔽し、取引先には口頭で請求。請求した痕跡も入金した痕跡も残さず、そのまま担当者が売上を着服するといった具合です。

システムを介さない請求業務フローには横領リスクが十分にあることを理解しましょう。

未回収のリスク

請求には常に未払いのリスクがあり、特に「与信調査」を怠った場合未払いのリスクは高まります。

与信調査とは、「取引先には十分な支払い能力があるか？」と取引先の信用を調査することで、3通りの方法があります。

与信調査は、複数の方法で行い総合的な信用を評価する必要があるので、時間と工数のかかる業務です。したがって、与信調査を代行してくれるシステムや、売掛金の回収を保証してくれるNP掛け払いのようなサービスなどを利用するのもおすすめです。

請求書発行ソフトの機能と導入メリット

上記のように、請求業務は経理業務の中でも手間がかかり、またリスクも高いことからシステムの導入を行う企業がほとんどでしょう。

多くの請求書システムや請求代行サービスには

• 請求書作成機能
• 請求書類の保存と管理
• SFAなど基幹システムとのAPI連携
• 自動入金消込
• 売掛員回収保証

など、請求業務の手間やリスクを最大限少なくできる機能があります。

したがって

• 請求の発生管理〜未回収の督促まで、システムや代行サービスを利用することで経理担当の業務負担やコストを解消できる
• 手作業による取引の隠蔽などをなくし、リスクを解消できる

といったメリットを得ることができます。

まとめ

企業にとって、売上代金の回収は最も大切です。未回収が放置され、売掛金が適切に管理されていない状態では元も子もありません。

しかし、見てきたように請求書の発行を始めとする請求業務は手間のかかる非効率な経理業務の一つです。無駄を省き、リスクを減らし、本来業務に時間も人的リソースも咲くために、ツールなどを導入して請求業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

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