勤怠管理とは?方法や基礎知識・必要性を解説!!

Last Updated on 2022-09-01 by HanafusaYuki

企業は従業員の勤怠状況を正確に把握していなければなりません。勤怠状況を把握することで、従業員の労働時間や一人ひとりの生産性を把握することが可能となり、長時間労働の抑制や、労働訴訟の未然回避、離職率の改善などにつながります。

今回は勤怠管理とはどのようなものなのか、その注意点や勤怠管理業務の効率化のポイントについて解説します。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の勤怠状況を把握し、就労規則などの会社で定められた規則を遵守しているかを管理することです。勤怠とは出勤や退勤、休憩、休暇などの社員の出勤状況を示します。労働基準法でも、従業員の勤怠を管理することは私用者の責任であり、義務であると定められています。

勤怠管理で把握すべき内容

勤怠管理で把握すべき項目は企業の就業規則によって様々です。
以下は主な項目です。

  • 出勤・退勤時刻
  • 労働時間
  • 時間外労働時間
  • 深夜労働時間
  • 休日労働時間
  • 深夜労働時間
  • 出勤日数
  • 欠勤日数
  • 早退・遅刻の回数と時間
  • 有給休暇の日数
  • 有給休暇の残日数
  • 振替休日の日数

これだけ多くの項目を管理しなければならないため、企業にとって勤怠管理は大変な作業だと言えるでしょう。

労働時間の定義

労働時間の定義は、労働基準法などの法律では定められていません。しかし裁判例などをもとに「労働時間とは、労働契約に基づいて、使用者の指揮命令下に置かれている時間」という概念が成立しているため、実際に働いた時間が労働時間として認められます。

法定労働時間

労働基準法では、法定労働時間と呼ばれる、労働時間の上限を定めています。

法定労働時間は「1週40時間・1日8時間」と定められており、この時間を超える場合には36協定を締結し、労働基準監督署へ届出をする必要があります。

所定労働時間

所定労働時間とは、法定労働時間の範囲内で企業が独自に決める労働時間のことであり、始業時刻から終業時刻までの時間から休憩時間を除いた時間のことです。

法定労働時間の範囲内で、所定労働時間を超える残業が発生した場合には、その残業時間を法定内残業時間と呼びます。

一方で、法定内労働時間を超える残業が発生した場合には、その残業時間は法定外残業時間と呼ばれ、使用者は従業員に対して、割増賃金を支払う必要があります。

例えば、就業時間が9時から17時で、休憩時間が1時間の企業では、所定労働時間は7時間となります。17時から18時まで残業した場合、その残業時間は法定内残業時間となります。18時から20時まで残業した場合は、この時間は法定外残業時間となります。

休憩時間の定義

労働基準法第34条では、休憩についても以下のように基準を定めています。

  • 労働時間が6時間を超え、8時間以内の場合は45分以上の休憩
  • 労働時間が8時間を超える場合は1時間以上の休憩

勤怠管理を行うべき事業所

厚生労働省はガイドラインの中で「労働基準法の労働時間の規定が適用される事業所は勤怠管理を行うべきである」と定めています。

労働時間の規定が適用されない職種は、自然や天候に業務が左右される農業や水産などと限定的であるため、従業員を雇用しているほとんどの事業所では勤怠管理を行わなければなりません。また、労働時間の規定が適用されない職種であっても、使用者には適性な労働時間の管理をする義務があります。

勤怠管理の対象となる従業員

厚生労働省のガイドラインでは、勤怠管理の対象者は「労働基準法第41条に定める者およびみなし労働時間制が適用される労働者を除くすべての労働者」と示されています。

労働基準法第41条に定める者とは、代表的には管理監督者となります。管理監督者とは、部長や工場長などの、労働条件の決定や従業員の労務管理について一定の責任を負う立場の人物や、秘書などの経営者と一体である従業員のことです。

また、みなし労働時間制とは、労働者が事業場外で業務をすることで、使用者の指揮監督が及ばず、具体的な労働時間の算定が困難な場合に、所定の労働時間を働いたとみなすことです。取材をする記者や、外勤の営業マンなどがこのみなし労働時間制が適用される労働者となります。

勤怠管理が必要な理由

現代の労働基準法では、原則的に従業員の賃金を労働時間で計算するよう定められています。そのため、従業員に適切な賃金を支払うためにも、使用者は従業員の労働時間を正確に把握しなければなりません。

また、先述したように、従業員の労働時間についても労働基準法では定められています。労働基準法32条では「1週40時間・1日8時間」という法定労働時間が定められており、この時間を超える場合には36協定を締結し、労働基準監督署へ届出をする必要があります。従業員の労働時間を把握することで、この基準を超えるような長時間労働を未然に防げます。

もし従業員の労働時間を正確に把握していなければ、未払い残業代をめぐるトラブルや、従業員の精神上の不調や過労死などにつながる危険性もあるため、企業経営のにおいて従業員の勤怠状況を管理することは必要不可欠です。

勤怠管理の方法

勤怠管理の方法について、労働基準法は以下の方法を認めています。

  • 使用者自らが確認・記録をする
  • 機器を用いて客観的に確認・記録をする
  • 従業員の自己申告制

労働基準法第109条では、勤怠状況を記録した書類を退職後3年間保管することが義務付けられています。

以下は勤怠管理の具体的な方法の一例です。

タイムカードを用いた勤怠管理

タイムカードを用いた打刻とは、タイムレコーダーに専用のタイムカードを入れて、出勤・退勤などの時刻を打刻する方法です。手軽に日々の勤怠情報を記録できますが、なりすましによる不正打刻が可能であり、タイムカードを押すまでのタイムロスも発生するため、定期的に、記録に間違いがないかをチェックしなければなりません。

自己申告制による勤怠管理

自己申告制による勤怠管理とは、従業員が一人ひとりエクセルなどを用いて出勤簿を作成し、会社に提出する方法です。自己申告制で勤怠管理を行う場合には、従業員に対して、事前に適性な記録をとるよう周知した上で実施する必要があります。必要に応じて実態調査を行うこともあります。

勤怠管理の問題

上記のように、勤怠管理をする上で、不正打刻や打刻漏れなどの問題が生じてしまいます。それ以外にも、営業職などの直行直帰の多い従業員は、タイムカードを利用している場合は打刻ができないといった問題や、能力が低いため残業時間が長引くことで、パフォーマンスの高い従業員よりも多くの報酬を得てしまう問題など、勤怠管理における問題は様々です。

また、管理者は勤務時間の集計や、勤怠情報をもとに給与計算を行わなければならず、膨大な手間と時間がかかってしまいます。

勤怠管理の問題を解決する勤怠管理システム

勤怠管理システムは、勤怠管理に関わる業務を自動化することで、勤怠管理をする上での問題を解決します。

多くの勤怠管理システムでは、タイムレコーダーと呼ばれる、ICカードや指の指紋を読み取る端末を用いて打刻をすることで、打刻した時刻や勤務時間を自動計算します。指の指紋による打刻では、他人が代わりに打刻をできないため、なりすましによる不正打刻の防止にも繋がります。パソコンやスマートフォンからの打刻にも対応しているサービスは多いため、訪問先などからの打刻も可能です。

勤怠管理システムは、打刻以外にも休暇の申請や承認もシステム上で管理できるものが多く、従業員の勤怠情報をすべてデータとして集計できます。集計したデータはCSVデータなどで出力できるシステムであれば、給与計算システムと連携することで、管理者の作業を大幅に効率化できます。

勤怠情報に加えて、日々の工数管理ができるシステムであれば、従業員一人ひとりの労働生産性を可視化できるため、パフォーマンスの低い従業員に対しても適切な指示や対策が可能となります。

勤怠管理システムの選び方

便利な勤怠管理システムですが、多くの企業から様々な機能を持った勤怠管理システムが提供されており、どのサービスを選ぶべきなのか迷ってしまうこともあるのではないでしょうか。

以下は勤怠管理システムを選ぶ際の確認しておくべきポイントです。

自社の規則と対応しているか
企業によっては、独自の休暇制度や勤務制度を設けている場合があります。こうした自社の規則に対応していないサービスを導入してしまうと、すべての作業や情報をシステム上に集約できなくなり、結果として業務の効率化や、不正の防止に繋がりません。

勤怠管理システムを検討する際は、自社の勤務ルールなどの必要な条件と照らし合わせて、サービスを確認しましょう。

打刻方法
勤怠管理システムの打刻方法は、ICカードによる打刻や、アプリ、Webブラウザからの打刻など様々です。不正打刻の防止や外出先からの打刻など、自社の要件を満たす打刻方法に対応しているかどうか確認しましょう。

クラウド型かオンプレミス型か
勤怠管理システムは、クラウド型サービスとオンプレミス型サービスの2種類に分かれます。クラウド型サービスは、月々の費用は発生しますが、サーバーを用意する必要がないため、導入や運用がスムーズに行なえます。また、データはクラウド上に保存されるため、インターネット環境があればどこからでも利用できます。

一方のオンプレミス型サービスは、サーバーを用意する必要はありますが、カスタマイズ性が高く、自社の要件に合わせてシステムを設定できるメリットがあります。クラウド型であれば、セキュリティ体制はシステム提供事業者のセキュリティ体制に依存しますが、オンプレミス型サービスでは自社の要件に合わせて設定可能です。

無料トライアルの有無
多くの勤怠管理システムが、導入前に30日程度の無料トライアル期間を設けています。実際にシステムを利用することで、運用上の問題が発覚することや、システムの使いやすさがわかるため、可能であれば無料トライアルを利用して、実際にシステムを利用してみると良いでしょう。

サポートの範囲
サービスの導入前後には、疑問や不安がつきものです。細やかな設定やカスタマイズが必要なオンプレミス型サービスであれば尚更でしょう。サポートの方法も様々で、電話のみの対応の企業もあれば、チャットや訪問などでも対応している企業もあります。中には導入前に社内説明会を実施する企業もあり、その対応方法はさまざまです。

対応内容によって月額料金が変動する場合もありますので、自社が求めるサービスの提供範囲を明らかにして比較すると良いでしょう。

おすすめ勤怠管理システム

マケスト編集部おすすめの勤怠管理システムを紹介します。

jinjer(ジンジャー)勤怠

出典:公式サイト

jinjer勤怠は、株式会社ネオキャリアが提供するクラウド型勤怠管理システムです。
様々な打刻方法に対応し、シフト作成や予実管理などの機能も搭載しています。「ジンジャー人事労務)」や「jinjer経費精算」などのその他のjinjerシリーズのサービスとの連携をすることで、人事労務に関わるすべての作業をシステム化し、データの一元管理が可能となります。

30秒で完了!資料DLフォームへ
jinjer勤怠
資料ダウンロード(無料)

レコル(RecoRu)

出典:公式サイト

レコルは中央システム株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。
毎日の打刻や申請承認、給与ソフトとの連携など、充実した機能を備えていながらも、初期費用無料、月額利用料金は1ユーザーあたり100円という安価なサービスです。コストを抑えながら手軽にシステムを導入したい企業にぴったりのサービスです。

kinnosuke(キンノスケ)

kinnosukeはHOYA株式会社の提供するクラウド型勤怠管理システムです。
企業の就業規則に合わせた勤怠管理を実現する様々な機能を搭載し、マルチデバイスにも対応しています。勤怠状況が可視化できるトップパネル画面は自由にカスタマイズができるため、働き方に合わせて設定が可能です。

kinnosuke(キンノスケ)について詳しく知りたい方はこちら

従業員の勤怠管理は企業の義務

従業員の勤怠状況を正確に把握することは、企業に定められた義務であるとともに、トラブルの未然回避にもつながります。勤怠管理システムを利用すれば、より素早く正確に勤怠データを集計できるため、現在の勤怠管理業務が負担になっている企業は導入を検討してみるとよいでしょう。