【徹底比較】出張管理システム(BTM)8選!【2022年最新】

Last Updated on 2022-01-18 by プロキュア編集部

コロナの影響が収まりつつある今、営業先や支社への出張回数が増えた企業も多いかと思われます。

社員の出張が増えることによって煩雑な経費管理や処理業務が増え、何とかして効率化・簡略化したいとお考えではありませんか?

今回はそんなお悩みを解決する出張管理システムをご紹介します。出張管理システムは、経費の申請・精算を簡略化できることに加え、最適な交通手段の選択や宿泊施設の予約といった業務を効率化してくれます。

本記事では、出張管理システムを導入するメリットや選び方のポイント、おすすめシステム等をご紹介します。それぞれのシステムについて機能や特長をまとめているので、比較検討の際にご参考にしていただけると幸いです。

この記事でわかること

  • 出張管理システムとは
  • 出張管理システムのメリット・選び方
  • おすすめ出張管理システム

出張管理システム(BTM)とは

出張管理システム(BTM)とは、出張に関する経理業務やチケット・宿泊施設の手配といった周辺業務を簡略化し、一元管理できるサービスです。出張業務の効率化や経費削減に有効であるとして近年注目を集めています。

このように出張業務に関して大きなメリットをもたらすBTMですが、企業風土やコスト面の問題から、日本における導入率はBTMの発祥地であるアメリカと比べて低い水準です。システムの導入や社員の教育には時間とコストがかかりますが、出張業務の一元化によるコスト削減や、社員の生産性向上を実現することができれば、中長期的な視野で考えると費用対効果が高いといえるでしょう。

また、日本の場合多くの企業が出張に関して厳格なルールを定めていなかったり、規定の徹底を行っていないという実情があり、無駄な出張費がかかったり部署・社員間の不平等が生じるといった問題が頻繁に報告されています。一般社団法人 日本CFO協会によると、国内・海外を問わず、出張費用について「適正化の余地がある」と考えている企業が6割を超しているという調査結果があります。

このように、出張管理に関する業務は比較的軽視されていたり、経費削減の対象として重要視されていない場合が多いかと思われます。これらの問題を解決するためにも、出張業務の効率化・一元管理ができるBTMの導入は必須といえます。

出張管理システム(BTM)のメリット

1. コスト削減

BTMを導入する最大のメリットは経費を削減できる点です。出張にかかった費用を全てデータ化・可視化することで、どこに無駄があり何を削減すればよいか、明らかにすることができます。

また、BTMを利用すれば航空機や新幹線のチケットを独自の手法で定価より安く購入することができるため、特に盆や年末年始などの繁忙期における出張コストを抑えたい企業にとって魅力的なサービスといえるでしょう。

2. 出張業務の効率化

BTMを利用すれば、出張に関わるあらゆる業務を一元管理することができます。出張業務フロー全体をシステム化することで出張者や経理担当者の業務効率化を実現することができます。

BTMサービスを利用すると、出張者はプラットフォーム上からチケットや宿泊施設の予約を行い、旅行会社によって月末に一括請求が行われます。そのため出張ごとに立て替えや精算処理を行う必要はなく、経理部の負担を大幅に削減することが可能になります。

3. 内部統制の強化

既に述べたように、多くの日本企業は出張に関する規定やその順守に対する意識が低い傾向にあります。そのため、規定に違反していたり悪用されるケースも十分考えられます。

BTMは出張者の行動や企業倫理を考慮した自社に最適な出張規定やガイドラインの策定が可能です。社内規定に沿った情報のみの表示や、部署・個人ごとに規定を柔軟に変更することによって内部統制の強化を実現します。

4. リスクマネジメントの徹底

出張者データやトラベルデータを一元管理することで、出張者が安全に業務を行っているか把握できる他、緊急時に素早い対応が可能になります。社員を海外に派遣する際には非常に心強い利点といえます。

BTMを利用すれば、出張者の居場所やスケジュールを把握することが容易で、災害や事故の際にも素早い安否確認や次の指示をだすことが可能になります。

出張管理システム(BTM)導入の際のポイント・注意点

社内の既存システムと連携可能か

システムが社内の経費精算システムやワークフローと上手く連携がとれなかったり、互換性が悪い場合、かえって業務が増え効率化を実現できない可能性があります。

BTMにおける出張費の事前申請・承認プロセスが今の経費精算フローになじむか、出張者との情報共有や連絡方法は社員が直観的に操作できるものなのか、事前に確認することが重要です。

また、導入後に操作方法や運用方法について疑問点がある場合にしっかりとサポートしてくれるサービスであるか確認することも大切です。

経費を可視化して管理できるか

出張における経費を削減するためには、事前申請から出張後の報告まですべてのフローにおける経費を把握し、どこに無駄があるのか把握することが大切です。そのためには、すべての経費を確認できるシステムを導入する必要があります。

誰をどこに出張させるのか、どこでどんな費用がかかっているのか、経費が社内の規定に違反していないかどうか、このような点を正確に確認できるBTMが理想的といえるでしょう。

もちろん経費を削減するためには、経費の現状を確認するだけでなく、その減らし方にも着目する必要があります。適切な出張者の選択や新たな社内規定の設定など、様々な解決法があるかと思います。必要な解決手段の検討・実行を同時に進めることが大切です。

出張者にとって使いやすいシステムであるか

サービスを選ぶ際、管理者側からの視点で選んでしまい、実際に使用する利用者にとって使いにくいサービスであってはいけません。

BTMの場合、スマホやパソコンから旅券や宿泊券を手軽に予約できるできるかどうか、出張の事前申請から領収書の提出までのプロセスが簡潔で気軽に扱えるものかどうか、といった項目は必ず確認すべきです。

頻繁に出張が行われる企業であれば、出張データを蓄積できるシステムがおすすめです。過去のデータを利用して出張プランを作成することができるので管理工数の削減が可能です。

海外出張に対応しているか

海外に出張の機会が多い企業は導入するBTMが海外出張に対応したタイプであるか検討することが大切です。具体的には、英語や中国語といったメジャーな外国語に対応しているか、現地の社員とスムーズなコミュニケーションがとれるかといった項目が重要になってきます。

また、海外の出張先で災害やトラブルに巻き込まれた場合に備え、すぐに安否確認が行えるかどうかも重要なポイントです。社員の位置情報や危機管理を徹底する機能があれば万が一の時も安心です。

おすすめ出張管理システム(BTM)8選

Dr.Travel(ドクタートラベル)

ドクタートラベル画像
出典:公式HP

Dr.Travel(ドクタートラベル)とは

Dr.Travelは、出張の手配や情報収集といった事前準備を一括代行し、出張時にかかる手間を大幅に削減します。渡航データのリアルタイム・一元管理により、出張に行く社員の安全危機管理するとともに、社内ガバナンスを強化することができます。

特長・メリット

システム上で全出張予定が一元管理されているため、社内の主張管理を簡略化することができます。様々な観点から出張者の負担が少なく、かつ会社の規定に沿う旅程を提案してくれます。安全でかつ安価なプランを提案してくれるため、管理者による承認作業もスムーズに行うことができます。

主な機能

・手配代行:航空券・宿泊施設などの出張に関する各種手配を代行。

・安全危機管理:出張データにリアルタイムでアクセス可能。社員の危機管理に最適。

・コンシェルジュ:出張手配の様々な要望にこたえるオーダーメイドのプラン作成

・データの一元管理:予約やキャンセル等全ての検索データがシステム上に保存

・一括精算:手配プランの経費は月に1度の請求書1枚にまとめることが可能。

料金

初期費用 30,000円

1ユーザ/毎 月額1,500円

J’sNAVI NEO(ジェイズナビネオ)

ジェイズナビネオ
出典:公式HP

J’sNAVI NEOとは

J’sNAVI NEOは、旅行やビジネス渡航で著名なJTBによって開発されたサービスです。出張に関わる面倒な業務や、出張費に関する経理業務を簡略化します。また、経費削減、内部統制の強化、危機管理といった高度なBTM機能を有しています。チケット手配から経費精算までワンストップで行えます。

特長・メリット

JTBの持つチケット手配システムと連携しており、出張申請と同時にオンラインで国内外の航空機・ホテル・新幹線のチケットを手配することができます。

予約情報と申請書の連携することができ、出張者が行う申請・精算業務が簡略化されると同時に、上司や管理者による出張内容の確認・承認が効率化されます。

主な機能

・チケット手配:国内外のチケットを申請と同時に手配可能

・マッチング機能:請求データ、利用実績データ、申請データを掛け合わせ経理の負担を軽減

・カスタムレポート:蓄積データを基にレポートを作成。最適な購買プランを提案

・規定チェック:社内規定ルールの設定とアラート表示によって内部統制を強化

・予算管理機能:予算・予実管理機能を搭載し、目標と進捗の管理が可能

料金

J’s NAVI NEO ベーシック

初期費用:0円~

月額費用:30,000円~

J’s NAVI NEO スイート

初期費用:0円~

月額費用:35,000円~

Racco(ラッコ)

ラッコ画像
出典:公式HP

Racco(ラッコ)とは

Racco(ラッコ)は、楽天トラベルのサービスのひとつで、出張業務に関わる工数を削減し、社内の生産性を向上させる総合出張予約・管理サービスです。

特長・メリット

バラバラになりがちな出張予約データを管理画面で集約し、それらを一元管理することができます。「誰が、いつ、どこに、いくらで」といった重要な経費データをリアルタイムで把握することができます。

ご契約企業様限定の「シークレットプラン」をご予約頂けます。一般のお客様にはご予約いただけない、特別なプランを予約することができます。

主な機能

・一括請求:ひと月のご利用分を1枚の請求書にまとめ、生産性向上を実現

・予約を制御:出張規程に合わせて宿泊上限金額の設定が可能

・リスク管理:リアルタイムで予約データが反映され、有事の時も社員の動きを把握

料金

詳細はお問合せください。

Concur Travel(コンカートラベル)

コンカートラベル画像
出典:公式HP

Concur Travelとは

Concur Travelとは、場所や時間を選ばず出張予約からスケジュール管理、経費精算までを円滑にサポートするクラウドサービスです。PCから出張の申請、チケットの手配、宿泊施設の予約までをワンストップで行うことができます。

特長・メリット

企業の出張規定に沿った手配が可能で、社内統治の強化、経費削減が可能です。出張規定は自由にカスタマイズすることができ、プランニングプロセスにより、出張規則の実施と規定の遵守を徹底させることができます。

経費精算に関しては、出張者がレシートの写真を撮って経費精算レポートに添付すれば完了となり、出張に関する経理業務の簡素化と効率化を実現することができます。

主な機能

・外出先での出張管理:出張の手配と予約、旅程変更の確認、出張プランの共有をモバイルアプリで完了。

・プランニング:出張規定の実施とその遵守を徹底。

・Eレシート:費用データを利用してそのまま経費精算可能。

・出張予約の最適化:特別料金、特別割引などの利用で最適な出張予約。

料金

詳細はお問合せください。

じゃらんコーポレートサービス

じゃらんコーポレートサービス画像
出典:公式HP

じゃらんコーポレートサービスとは

じゃらんコーポレートサービスは、日本最大のホテル予約サイト『じゃらんnet』が、契約法人向けに提供している宿泊予約サービスです。『じゃらんnet』の宿泊プランが予約できるほか、会員限定の特別なプランを予約することができます。

特長・メリット

「法人一括決済サービス」を利用すれば、出張費用をまとめて会社で後払いすることができ、従業員の立替払いや精算処理にかかる手間が省け生産性を向上させることができます。

『じゃらんnet』と連携したサービスであるため、一般には公開されていない特別な価格でホテルや新幹線を予約することができます。出張費用を低く抑えたい企業にとって嬉しいメリットです。

主な機能

・検索機能:出張先やエリアに合わせた検索条件を自由に変更可能。

・データの一元管理:専用の管理画面で宿泊履歴を一元管理し、内部統制を強化。

・ポイント:ご利用いただいたリクルートIDあてにポイントを付与

・他サービスと連携:「Concur Request」や「Concur Expense」と連携し一元管理可能。

料金

無料で利用可能。

GBT NTA ビジネストラベルマネジメント

GBT NTAとは

アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行(GBT NTA)によって提供されているBTMです。社内の出張データから手配履歴や出張者の行動を傾向を細かく分析し、最適な出張プログラムの策定と運用をサポートするサービスです。

特長・メリット

出張手配から出張中のサポート、出張データの分析や出張管理の改善サポートまでサポートしてくれるため、効率的なマネジメントサイクルを回すことができます。

主な機能

・出張手配:オンラインで24時間365日予約可能。経験豊富なスタッフのサポートあり。

・コンプライアンス:出張規程や購買方針の手配と継続的な規程改善・導入のサポート

・システム&ツール:独自開発のツールによって旅程や渡航者の安全確認が簡単に

・データ分析:出張に関する定量・定性データを分析・活用

料金

詳細はお問合せください。

Bzit

Bzit画像
出典:公式HP

Bzitとは

Bzitとは、旅行業界最大手の「JTB」が独自に開発した法人向け出張手配サービスです。航空機や新幹線のチケット、宿泊施設やレンタカーの予約がオンラインで可能で、出張費の削減や出張管理業務の効率化を実現します。一括予約・一括支払いが可能でスマートな出張をサポートします。

特長・メリット

出張予約データから「誰が」「いつ」「どこで」「どれくらい」を可視化することができ、無駄な経費の削減が可能になります。さらに予約データから直接精算処理できるため、業務の効率化できます。

また、出張行程や手配内容を細かく把握することができるため、社内規定順守の徹底や内部統制の強化にも貢献します。リアルタイムで出張データを管理できるため、有事の際も安心できます。

主な機能

・パッケージ予約:出張のパッケージの予約が可能

・海外オンライン:海外航空券、ホテル、レンタカーの予約・変更・取消が可能

・一括請求:チケット代金はJTB支店から一括請求可能

・電子承認:出張申請・精算を電子承認することが可能

・チケットレポート:予約データ、実績データ、請求データ等をCSVファイルでダウンロード

料金

詳細はお問合せください。

AI Travel

AI Travel 画像
出典:公式HP

AI Travelとは

AI Travelは、最短5分で出張手配ができ出張データを一元管理できるクラウド型の出張管理サービスです。国内にとどまらず海外出張にも対応し、複数人の交通手段・宿泊先を誰でもわかりやすい簡易操作で、まとめて出張手配ができます。出張申請・手配・精算までの業務フローをワンストップで可能です。

特長・メリット

交通手段・宿泊先をわかりやすい操作法で、まとめて予約することができます。検索条件に合う提携先交通・宿泊サービスで最安値を表示するため、予約や精算の手間を削減できます。

出張データを一括管理できるため、無駄な経費の支出を抑え内部統制を強化することができます。出張後もその出張が適切であったか正確なデータ分析が可能で、宿泊費の適正化によるコスト削減も実現できます。

主な機能

・検索・予約:国内外の出張手配に対応。豊富な検索条件

・旅程・履歴:予約内容の確認・共有が簡単。出張報告や経費申請もスムーズ

・ワークフロー機能:申請・承認の一連の流れもAI travelで完結

・出張経費ダッシュボード:出張経費の集計結果をわかりやすく表やグラフ化

料金

詳細はお問合せください。

まとめ

いかがだったでしょうか?

コロナの影響が収まりつつあり、今後出張業務の増加が十分に見込まれます。出張管理(BTM)ツールを利用すれば、出張業務に関する経費削減・業務効率化が望めます。

BTMの導入を検討する際にこの記事が少しでもお役に立てば幸いです。