シフト管理に使える！とっておきの勤怠管理システムを厳選紹介
総務省によると平成30年7月分のサービス産業の売上高は31.5兆円であり21ヵ月連続で増加しています。サービス産業では店舗を出店しサービスを行っている企業が多く、円滑な店舗営業のためのシフト管理は、店舗を仕切る店長やマネージャーのスキルが大切です。しかしながら、店舗の運営にはシフト管理以外にも様々な業務があり、店長やマネージャーにとってシフトの作成や管理にあまり時間をかけたくないのが実情です。
そこで、今回はシフト管理機能に長けた勤怠管理システムを厳選してご紹介します。パートやアルバイトを多数雇用している店舗の人員管理に貢献する魅力的なサービスが多数ありますので、ぜひご参考ください。
目次（クリックでジャンプします）
目次
- シフトの決定はこんなに大変
- どうやってシフトを作成しているのか
- シフト作成や管理機能を搭載した勤怠管理システムを導入して解決できる悩みとは
- オススメのシフト作成機能付き勤怠管理システムのご紹介
- まとめ
シフトの決定はこんなに大変
営業時間が長いファストフード店、365日営業のスーパー、近所の書店まで、パートやアルバイトを抱えて店舗を運営しているのが一般的です。当然ながら、店舗で働くパートやアルバイトそれぞれに都合があり、勤務日時の調整は大変な作業です。
パートやアルバイトの勤務形態は、大きく分けて固定制とシフト制があります。固定制は毎週木曜日の17時から21時までといったようにパターンが決まっているものです。シフト制は曜日や時間帯が自由であり、希望日を調整し稼働することです。当然、希望日を申請するほうがシフト作成は困難です。すべての人の予定がぴったり合うわけではなく、調整が必要になってくるからです。
シフトの作成は、店舗管理としては面倒な作業の一つですが、パートやアルバイトの希望を調整して勤務日時を決めることで、働き手に自由度が高いため、良い人材が集まりやすいといったメリットもあります。また、勤務パターンが固定されていないので、急遽人員が必要になった場合などの補填がしやすいということも特徴の一つでしょう。イレギュラーの想定と希望の調整、この作業に追われてしまい、管理者としての仕事に支障があっては困ります。
どうやってシフトを作成しているのか
店長やスーパーバイザーといった店舗の管理者は、一体どのようにシフトを決めているのでしょうか。
エクセルなどで作成したシフト表に手書きでマルやバツを書いてもらうといった方法から、手書きのメモやメールで連絡をもらって、管理者が調整するなど様々です。
最近は、シフト作成のためのシステムやアプリなど便利なサービスが登場しているので、以前より業務に効率的にシフト作成を行なっている管理者が増えているでしょう。
勤怠管理システムの中に、シフト作成機能を持つサービスがあります。勤怠管理システムは、正確な勤怠管理を実現し、集計業務などの手間がかかる作業をスタッフの負担がなく実行できる魅力的なシステムです。店舗向けに使いやすい仕様の勤怠管理システムは、シフト勤務を想定しておりシフトの作成や管理までカバーできるのが強みです。
シフトのみに特化したシステムもありますが、勤怠管理システムの導入をまだしていない場合、勤怠管理とシフト作成の両方の機能を搭載したシステムに注目してみるのも良いでしょう。
シフト作成や管理機能を搭載した勤怠管理システムを導入して解決できる悩みとは
スケジュールパターンを登録できる
勤務パターンがいくつか決まっている職場であれば、システムにパターン登録をすることで、シフト登録にかける時間を軽減できます。
スタッフのシフト希望を簡単に集められる
シフト作成時にスタッフに対し、希望するシフトを募集できます。システムで一括してシフトを募集し、希望シフトを集めるので、シフト作成にあたる入力作業などの手間がありません。作業に時間をかけないことはもちろん、ミスを防止できます。
休暇の申請管理も可能になる
残業や休暇などの申請と承認をシステムを使って行うことで、申請者と承認者に手間をかけずに処理できます。電子上の処理のため、承認者が不在のため、承認が進まないといった心配もありません。
モバイル対応でシフトの希望収集をスムーズにできる
モバイルに対応しているシステムであれば、シフト希望などの連絡をスタッフからスムーズに受け取ることができます。場所や時間を問わず、インターネットに接続できれば良いので便利です。
複数店舗のシフトも管理できる
一店舗のシフトだけではなく、複数店舗のシフトを同時に管理できると、イレギュラーなときの人員配備など対応の幅が広がります。
過去のデータを気軽に参考にできる
過去のシフトを気軽に参考にできます。日別や月別など必要に応じた見方ができるので、シフト作成に役立ちます。画面レイアウトがわかりやすいシステムが多いので見間違いの心配はあまりありません。
人員の過不足をすぐに確認できる
日時ごとに予定した通りの人員になっているのか、一目で確認できれば、漏れのないシフトを作成できます。シフト決定後にミスが分かるとスタッフの都合等でなかなか思うように対応できない場合があるので、最初にしっかり決めることが大切です。
オススメのシフト作成機能付き勤怠管理システムのご紹介
シフトの作成や管理ができる勤怠管理システムには色々な種類があります。その中から、優れた機能を搭載したオススメのサービスをいくつかご紹介します。
タッチオンタイム(Touch On Time)
クラウド型勤怠管理システムの市場シェアNo.1を誇り、シフト管理機能も搭載しているサービスです。多くの企業で利用されている実績が強みです。サポートセンターの利用満足度が94%であり、安心して利用できます。利用料の月額300円からという安価さも特徴です。無料トライアルが可能なため、実務に合っているか試した上で導入できます。
＞＞タッチオンタイム(Touch On Time)のサービス詳細はこちら
ジンジャー勤怠
ジンジャーシリーズの勤怠管理システムはシフト作成にも優れています。誰にでも簡単に操作できるユーザビリティの高さや、優れた機能性が魅力です。スタッフからシフトに関する希望を手軽に集めることができます。休暇や残業の申請承認をスマートフォンだけで簡単に実行できます。効率的に業務を進められるサービスです。
スマレジ・タイムカード
勤怠管理システムの枠を超え、シフト管理はもちろん、給与計算やプロジェクト管理まで幅広く対応可能なシステムです。場所や時間にとらわれることなく、スタッフのシフト希望を集め、シフトを作成できます。
SPEASIC
GPS位置情報など様々な機能を搭載した勤怠管理システムです。シフト制やフレックスタイムなど、様々な勤務形態に対応できます。シフト作成や管理、集計などシフトに関する様々な機能を搭載しています。シフトパターンのインポートも可能です。ホテル業界やエンターテインメント業界など、多くの業界で利用できます。
シフオプ
勤怠管理システムではなく、シフト管理に特化したシステムですが、便利な機能を多数搭載した魅力的なシステムですのでご紹介します。シフトの希望収集時に、申請状況を一目で把握することや自動締め切りメールを配信するなど便利な機能が満載です。人件費の自動計算も簡単にできます。
まとめ
シフトの作成がや管理ができる勤怠管理システムは、それぞれに特徴があり選定に迷ってしまいがちです。自社にとって使いやすいシステムであるかは、実際に操作してみないとなかなか分かりにくいでしょう。無料で試用できる期間があるシステムもありますので確認してみることをお勧めします。
有効なトライアルのコツは、面倒でも実際の利用に近い状態で試すことです。必要なスタッフ数を想定し、シフトを作成してみましょう。実務で発生することが多い変更対応など色々なシーンを想定した操作をしてみると、そのシステムが自社のニーズに応えられるのか把握できます。
また、試用において失敗しがちなことは、勝手に「できない」と思い込んでしまうことです。「こんな使い方はできないだろうか？」と思ったら、サービス提供元に確認しましょう。直接解決できる機能を搭載していなくても、一部運用の工夫と組み合わせることで解決できる場合があるからです。サービス提供元の人は、いろいろな企業の利用方法やニーズを知っていますので、遠慮せずに質問をしてみましょう。
自社にとって使いやすいシステムと出会い、シフト作成の負担を無くしましょう！
