直行直帰が多い会社にオススメの勤怠管理システムをご紹介
総務省の平成29年度版の情報通信白書によると、301人以上の規模の企業は20.4%がテレワークを導入するなど、ワークスタイルのバリエーションは多様になっています。営業活動においても多様なスタイルが普及しており、業務の開始と終了時に必ず職場にいなければいけないといった縛りをなくしている企業も多数あります。営業パフォーマンスを最大限発揮できるように、必要に応じて直行直帰を許可しているケースや、そもそも出社義務がないケースも存在します。
このようなワークスタイルにおいて課題になるのが勤怠管理です。会社に出社していない状態でいかに正確に勤怠状況を記録するかが大切です。勤怠管理システムの中には、直行直帰など会社に出社していない場合でも勤怠打刻を可能とし、従業員と管理者の両者にとって使いやすい機能を提供しているものがあります。
今回は、直行直帰をする従業員が多い企業にオススメの勤怠管理システムにスポットをあててご紹介します。
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直行直帰が多い会社の勤怠管理の課題
直行直帰に向いている勤怠管理システムを導入していない場合、直行直帰をする従業員の勤怠管理で課題になるのはどのような部分なのでしょうか。具体的に確認しましょう。
勤怠打刻を適切なタイミングで行えない
普段、タイムカードによる打刻を行なっている場合、会社にいなければタイムカードを使用できないため、後日、手書き等で対応しなければいけません。適切なタイミングで打刻できないため、後で思い出しながら時間を記入するといった対処が多いでしょう。月末にすべての直行直帰を思い出しながら書き込む精度の低い記入をする人も存在するでしょう。管理者にとっても適切な管理ができていないことになり問題です。
残業時間を正確に管理できない
直行直帰の従業員に関しては、どのくらいの時間、残業を行なったのか把握することが難しい場合があります。自己申告の手書き申請になると、後で思わぬ残業コストが発生してしまう可能性もあります。リアルタイムで残業時間を把握できれば、離れていても管理者により的確な管理ができるようになります。
勤怠の信ぴょう性がない
単独行動の営業スタッフが直行直帰をする場合、勤務の開始や終了時に適切な場所にいるのか証明が難しい場合があります。たとえシステムにより、リアルタイムな打刻ができたとしても、現在地については虚偽の報告をしているか不安が残ります。どこで何時に業務を終了したのか、正確な履歴が残る方が、管理者にとって安心です。
不本意ながらみなし労働制を採用してしまう
外勤の従業員の労働時間を正確に管理する必要性を感じながらも、直行直帰の労働の管理は困難であるとして、みなし労働制を採用する企業も多くあります。みなし労働制は、実際に働いた時間ではなく、会社と従業員間で定めた時間を労働時間とする方式です。みなし労働を採用する会社は多いものの、トラブルに発展し裁判なった場合、残業代請求などに発展してしまう場合があるので注意が必要です。
上司によって異なる管理になってしまう可能性がある
同じ会社でも部署によって、運用ルールが異なっている場合があります。ダイムカードを代理打刻している部署と、後に本人が手書きをするなど、曖昧な勤怠管理が行われている心配があります。
直行直帰に最適な勤怠管理システムの機能とは
それでは、どのような機能を搭載した勤怠管理システムを導入すると、直行直帰の多い会社でも正確な勤怠管理ができるようになるのでしょうか？優れた機能をチェックしてみましょう。
外出先で打刻がしやすいようにモバイルに対応している
営業マンが社外で勤怠打刻を行う場合、パソコンよりもモバイル端末で打刻できると利便性が高いです。モバイルブラウザに最適化しアクセスできると便利です。専用のアプリがあると、より使いやすいでしょう。
GPSで打刻位置の情報も管理できる
モバイル端末のGPSを利用し、外勤スタッフが勤怠打刻を行なった位置情報を記録できると便利です。正確な勤怠管理だけではなく、管理者が営業パフォーマンスを把握する参考にもできるでしょう。
リアルタイムで勤怠情報を確認できる
多くの勤怠管理システムは、外勤スタッフの勤怠情報をリアルタイムに記録できます。即時、勤怠情報を把握できることで、管理者が的確に残業時間等を管理できます。
帰社しなくても従業員のコンディションを把握できる
単に勤務時間だけではなく、上司は部下のコンディションやパフォーマンスを把握しなければいけません。退勤時刻が必要以上に遅くないか、過剰な残業が発生していないか等をデータから読み取り、メンタルヘルスケアを考慮できます。体調不良や離職につながる前に、ケアするためにも情報管理に優れた勤怠管理システムの機能は有意義に利用できます。
直行直帰に便利な勤怠管理システムをご紹介
直行直帰をはじめ、従業員が社内にいないことが多くても正確な勤怠管理ができるように考慮した勤怠管理システムはたくさんあります。ユニークな機能を持ったものやコストパフォーマンスに優れたものなど様々です。今回は、その中でもオススメのシステムをご紹介します。
ジンジャー勤怠
労務管理や人事管理など幅広くカバーするジンジャーシリーズの勤怠管理システムです。直行直帰といった外出先で勤怠打刻の必要があるスタッフに便利な機能を多数搭載しています。スマートフォンやタブレットでも快適に利用できるマルチデバイス対応です。スマートフォン用のアプリも用意されているほか、チャットアプリでも打刻も可能という広い選択肢が魅力です。位置情報を送信できるGPS機能も利用できます。カメラ撮影による笑顔判定というユニークな機能もあります。
TeamSpirit(チームスピリット)
直行直帰や在宅勤務など社外で仕事をするスタッフの利用にも便利に対応できます。スマートフォンによる打刻だけではなく、予定やコメントを入力して管理者に送ることも可能です。業務中の中抜けにも対応できます。1日のうちに何度勤怠打刻しても正確に記録できます。集計やグラフ作成にも優れているので、本人や管理者はリアルタイムに勤務状況を把握することが可能です。勤怠訂正時にはコメントを必須化できるなど、実際の運用に便利なように開発されています。
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タッチオンタイム
市場シェアNo.1のクラウド勤怠管理システムです。68万人以上のユーザーに利用されています。利用料が月額一人300円というコストパフォーマンスの高さもメリットです。外出先からは携帯電話で勤怠打刻を行えます。GPS機能を使うことで打刻すると時刻とともに位置情報も記録できます。リアルタイムで出勤状況を把握できて便利です。導入に関してもサポート体制が万全であり、運用を含めて手厚くフォローしてもらえるので安心です。
MINAGINE就業管理
外出先からスマートフォンやタブレットを使用して打刻できます。スマートフォンを利用していない場合でも、ガラケーを使って打刻することも可能です。勤怠管理のほか経費精算など様々な機能を搭載しています。20種類以上との給与システムと連携できるといった柔軟性も魅力です。人事専門会社が開発しており、社労士からの評価も高いシステムです。お試し利用も可能なので、使用感を確認してから導入を検討できます。
まとめ
労働形態の多様化が進む中、勤怠管理システムもあらゆる勤務体制に対応できるように開発が進んでいます。直行直帰の営業マンはもちろんのこと、在宅ワーカーなど、毎日の出社義務がない働き方を多く見かけるようになりました。企業にとって、営業上で大切なことの一つは、以下に従業員のパフォーマンスを高めるかです。朝は会社に集まり、朝礼を行い業務を開始するといったスタイルは、必ずしも必要とされなくなりました。
自由が増えるということは、管理が難しくなるという課題につながるのは必然であり、その点はIT導入に期待されています。事業規模が大きくなると、属人的な管理では一定のパフォーマンスを保った組織運営が困難になってしまう可能性があります。
直行直帰は効率的な時間の使い方として採用されている場合が多いものの、営業マンと管理者とのコミュニケーションの機会が少なくなるのも事実です。勤怠管理システムを通して、営業マンのコンディションを把握し、必要なコミュニケーションを行い、モチベーションを維持するといったケアも必要でしょう。
勤怠管理システムを選択する際、自社の従業員の労働スタイルをサービス提供元に伝えると良いでしょう。直行直帰を基本とする営業マンが多いなどの情報から、最適な運用方法を提案してもらえます。導入実績の多いサービス提供元の場合、業界特有の傾向や利用事例を豊富に持っており、最適な管理方法にたどり着く近道になるという期待ができます。
今回ご紹介させていただいた直行直帰に向いている勤怠管理システムは、多数あるサービスの一部です。多くのサービスに触れ、業務形態に最適な勤怠管理システムを選出いただければ何よりです。
