BIツール徹底比較｜自社に合う選び方と評価項目、導入成功のポイントを解説
社内に蓄積されたデータを活用し、迅速な意思決定や業務効率化を実現したいと考えているものの、数あるBIツールの中から自社に最適なものを選ぶのは難しい課題です。ツールの選定で失敗しないためには、導入目的を明確にした上で、客観的な評価基準を持つことが重要となります。この記事では、BIツール選定における具体的な評価項目や比較ポイントを網羅的に解説し、自社に最適なツールを選ぶための判断基準を提供します。
目次
目次
- ・
- ・
- ・
- ・
- ・
BIツール導入の前に確認すべき3つのこと
導入目的の明確化：何を可視化し、どんな課題を解決したいか
ツール選定を始める前に、「なぜBIツールを導入するのか」という目的を明確にすることが重要です。例えば「営業部門のレポート作成時間を半減させる」「顧客データを分析して解約率を改善する」など、具体的な課題と目標を設定します。
目的が曖昧なままでは、多機能なツールを導入しても活用しきれない可能性があります。解決したい課題を特定することで、自社に必要な機能が明確になり、導入後の費用対効果も測定しやすくなるでしょう。
利用者の特定：誰が、どのレベルでデータ分析を行うのか
次に、誰がツールを利用するのか、その利用者のITスキルを把握することが重要です。経営層が全体の数値を把握するのか、現場担当者が日々の業務で活用するのか、あるいはデータアナリストが高度な分析を行うのかで、求められるツールは異なります。
例えば、現場の従業員が広く利用するなら、「軽技Web」のように直感的な操作が可能なツールが適している場合があります。 [1, 2, 4, 5, 6] 一方、専門家が利用する場合は、より高度な分析機能を備えたツールが求められます。利用者のスキルレベルに合ったツールを選ぶことが、導入後の定着を左右します。
データソースの確認：社内のどこに、どのようなデータがあるか
分析対象となるデータが、社内のどこに、どのような形式で保管されているかを確認します。販売管理システムや顧客管理システム（CRM）、あるいは個別のExcelファイルなど、データの所在を洗い出しましょう。
同時に、データの品質（欠損や重複の有無など）も点検します。データの品質が低いままでは、正確な分析結果は得られません。既存システムとBIツールがスムーズに連携できるかを確認し、必要であれば、導入前にデータを整理・加工する計画も立てておきましょう。
BIツールの主な種類と特徴｜自社に合うタイプを見極める
利用部門で選ぶ：「セルフサービス型」と「従来型（エンタープライズ型）」
BIツールは、利用部門や目的によって大きく2つのタイプに分類されます。セルフサービス型は、現場の担当者が専門知識なしで自らデータを分析できることを目指したツールです。必要な時に素早くレポートを作成できるため、スピード感のある意思決定を支援します。
一方、エンタープライズ型は情報システム部門が主導し、全社で統一されたデータ基盤を構築・管理するためのツールを指します。データガバナンスを重視し、組織全体で一貫した指標を管理したい大企業などに適しています。各部門が個別に分析することによる数値のばらつきを防ぐ役割も担います。
提供形態で選ぶ：「クラウド型」と「オンプレミス型」
BIツールは提供形態によって、クラウド型とオンプレミス型に大別されます。クラウド型は、サーバー構築が不要なため初期費用を抑えやすく、短期間での導入が可能です。 [8, 10, 12, 13] システムの保守や更新もベンダーが行うため、運用負荷を軽減できる傾向にあります。
オンプレミス型は、自社サーバーにシステムを構築するため、独自のセキュリティ要件に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。 [8, 10] 既存の社内システムとの複雑な連携にも対応しやすく、機密性の高いデータを扱う企業で選ばれる傾向にあります。
データガバナンスの観点から見るツール選定のポイント
データを安全かつ適切に管理する「データガバナンス」の観点も、ツール選定において重要です。自由なデータ活用は、誤った分析や情報漏洩のリスクも伴います。
そのため、ユーザーごとに閲覧・編集権限を細かく設定できる機能があるかを確認することが重要です。また、誰がいつデータにアクセスしたかを記録する監査ログ機能や、通信の暗号化といったセキュリティ機能も評価しましょう。安全性を確保しつつ、データ活用を促進できるツールを選ぶ必要があります。
自社に最適なBIツールを評価するための7つの比較項目
機能性：求めている分析やレポーティングが可能か
まず、自社の導入目的を達成できる機能が備わっているかを確認します。基本的なダッシュボード作成機能に加え、予測分析やシミュレーションなど、業務に必要な分析が可能かを評価しましょう。
また、定型レポートの自動作成・配信機能があれば、報告業務の効率化につながります。自社の課題解決に直結する機能が搭載されているか、過不足がないかを見極めることが重要です。
操作性：専門知識がなくても直感的に使えるか
専門知識のない従業員でも利用できるよう、直感的に操作できるかどうかは重要な選定ポイントです。プログラミング不要で、ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作で分析できるかを確認しましょう。
多くのツールでは無料トライアルが提供されています。導入前に実際の利用者に操作性を試してもらい、現場の意見を参考にすることで、導入後のスムーズな定着が期待できます。
データ連携性：既存システムやデータソースと接続できるか
社内で利用している業務システムやデータベースとスムーズに連携できるかは、重要な確認項目です。多くのツールには主要なSaaSやデータベースへのコネクタが標準で用意されており、開発なしでデータを自動連携できる場合があります。
連携機能が不十分だと手作業でのデータ移行が発生し、かえって業務負担が増える可能性があるため注意が必要です。自社の環境に対応した連携機能があるか、事前に確認しましょう。
料金体系：ライセンス費用や初期費用は予算に合うか
料金体系は、主にユーザー数に応じた課金制と、サーバー単位の定額制に分かれます。スモールスタートの場合はユーザー課金制、全社展開を視野に入れるなら定額制がコストを抑えやすい傾向にあります。
初期費用だけでなく、保守費用や追加機能の料金も含めた長期的な運用を見据えた総所有コスト（TCO）で比較検討することが重要です。予算内で目的を達成できる料金プランを選びましょう。
サポート体制：導入時や運用中の支援は手厚いか
ツールの導入や運用には、専門的な知識が必要になる場面があります。導入時の設定支援や、担当者向けのトレーニング、日本語での問い合わせ窓口など、サポート体制が充実しているかを確認しましょう。
特に、初めてBIツールを導入する企業にとっては、ベンダーの支援体制が成功の鍵を握ることもあります。導入後の活用まで見据え、信頼できるサポートが受けられるかどうかも評価ポイントです。
セキュリティ：企業のデータを安全に扱えるか
企業の機密情報を扱うため、セキュリティ対策は重要な確認項目です。通信やデータの暗号化、IPアドレス制限、二要素認証といった不正アクセス対策が実装されているかを確認しましょう。
また、ユーザーごとに細かくアクセス権限を設定できる機能も重要です。クラウド型の場合は、サービス提供事業者が第三者機関によるセキュリティ認証を取得しているかどうかも判断材料になります。
導入実績：自社の業界や規模に近い事例があるか
自社と同じ業界や企業規模での導入実績があるかを確認することも有効です。類似企業での成功事例は、導入後の活用イメージを具体化し、起こりうる課題を予測するのに役立ちます。
多くのベンダーは公式サイトで導入事例を公開しています。自社の課題に近い活用事例を探したり、ベンダーに直接問い合わせたりして、選定の参考にすると良いでしょう。
BIツール導入を成功に導くための具体的な手順
Step1. 導入目的と達成目標（KPI）の再設定
ツール選定と並行して、導入目的と達成目標（KPI）をより具体的に再設定します。「どのデータを」「どのように分析し」「何を改善するのか」を明確に定義しましょう。
例えば、「営業部門の商談化率を前年比10%向上させる」といった具体的な目標を設定します。この目標をプロジェクトメンバー全員で共有し、認識を合わせることが、導入プロジェクトを成功させるための第一歩です。
Step2. 推進体制の構築と現場担当者の巻き込み
導入プロジェクトは情報システム部門だけでなく、実際にツールを利用する現場部門のメンバーを巻き込むことが成功の鍵となります。現場の意見を取り入れることで、より実用的なシステムを構築できます。
経営層の支持のもと、各部門から代表者を集めた推進チームを立ち上げるのが理想的です。現場の要望と技術的な実現可能性をすり合わせながら、プロジェクトを推進する体制を整えましょう。
Step3. 特定部門でのスモールスタートで効果を検証
最初から全社展開を目指すのではなく、まずは特定部門で小規模に導入する「スモールスタート」が推奨されます。限定した範囲で運用を開始し、ダッシュボードの使い勝手やデータの正確性を検証しましょう。
この試用期間で得られたフィードバックを基に改善を重ね、小さな成功事例を作ることが重要です。成功体験を共有することで、他部門への展開がスムーズになります。
Step4. 社内への定着化と利用ルールの策定
ツール導入後は、社内に定着させるための取り組みが重要です。操作マニュアルの整備や定期的な勉強会を開催し、利用を促進します。各部門に推進役となるキーパーソンを置くことも有効です。
同時に、データの入力ルールやレポート作成権限といった運用ガイドラインを策定し、統制を保つことも重要です。ルールを設けることで、データの信頼性を担保し、全社的なデータ活用を円滑に進めます。
無料トライアル期間中に必ず確認すべき評価ポイント
多くのツールで提供されている無料トライアルは、自社との相性を見極める重要な機会です。この期間中に、実際の業務データを使い、処理速度や操作性を検証することが望ましいです。想定していた分析やレポートが簡単に作成できるかを確認します。
PCだけでなく、スマートフォンなどモバイル端末での表示や操作感も確認しておくと良いでしょう。また、不明点について問い合わせ、サポートの対応品質を確認することも評価ポイントになります。
おすすめのBIツール一覧！
まとめ：自社に最適なBIツールを選び、データ活用を成功させるために
本記事では、BIツールの基本的な役割から、導入前に確認すべきこと、具体的な比較項目、そして導入を成功させるための手順までを解説しました。BIツールは、社内に散在するデータを統合・可視化し、データに基づいた迅速な意思決定を可能にする有効なソリューションです。しかし、その効果を最大化するには、導入目的を明確にし、自社の課題や利用者に合ったツールを慎重に選定することが重要です。機能性や操作性、データ連携性といった7つの評価項目を参考に、複数のツールを比較検討しましょう。まずは無料トライアルなどを活用してスモールスタートで効果を検証し、自社のデータ活用を促進することが期待できます。
