おすすめ名刺管理サービス20社比較｜機能・特徴・料金などを徹底比較!!｜

Last Updated on 2021-05-20 by プロキュア編集部

1 . 名刺管理とは？

名刺管理は名刺入れやバインダーなどを使って管理する方法のほか、最近では名刺管理ソフトやクラウドサービス、アプリケーションを利用するケースも増えています。

こうしたサービスを利用した名刺管理は、名刺をスキャン、撮影してデータ化し、集約されたデータを社内で共有・管理できるようになります。管理ツールによっては共有データから人脈を営業活動に活用できたり、名刺交換した人物の人事情報を更新したり、ほかの営業支援ツールと連動させてより便利に利用できるものもあります。

名刺管理サービスの活用によって、手元で名刺を管理することの面倒な作業がなくなるだけでなく、求めている情報を検索してすぐにアクセスできたり、次の営業に向けた情報源として活用できたりするなど、企業活動のサポートツールとしての利用価値が大きいと言えます。

2 . 名刺管理サービスの機能

①名刺取り込み機能

名刺管理サービスの基本的な機能として、名刺情報の取り込み機能があります。名刺をスキャナーで取り込む方法、スマートフォンで名刺を撮影し、情報を取り込む方法が一般的です。

このように名刺に記載されている情報を取り込んだ後、データ化する工程があります。その際利用されるのがソフトやアプリに備え付けられたOCR機能（Optical Character Recognition:光学式文字認識）を使ったデータ化と、サービスの専属オペレーターによる文字入力（データ化）です。オペレータが送られてきた名刺を目視で確認しデータ化する場合もあります。

②名寄せ機能

同一人物の名刺が複数あっても、その情報を自動的に一つにまとめる機能が名寄せ機能です。住所や連絡先、部署移動や肩書き変更のたびに同一人物であっても名刺が更新されますが、そのたびに新しい名刺をもらい保管していては管理の手間も増大します。

10枚や20枚であれば時間はそれほどかかりませんが、数が増えれば増えるほど管理は困難になっていくでしょう。名刺管理サービスの名寄せ機能はこうした名刺管理にかかる手間や時間を削減してくれます。

③検索機能

名刺管理サービスは、パソコンやスマートフォンで利用できます。モバイルデバイスであれば、外出先でも取り込んだ名刺の内容が確認できます。また、名刺から取り込まれた情報はデータベース化され、社内でもデータが共有できるほか、名刺から取り込まれた情報を検索できる機能も備わっています。

検索機能を活用すれば、顧客情報を目的に応じて検索し、リスト化することができます。紙の名刺から手作業で必要な情報を探す時間を考えれば、検索機能のありがたみは大きいでしょう。

3 . 名刺管理サービスを利用することのメリット・デメリット

メリット

・検索機能により、必要な情報がすぐ見つかる

名刺管理サービスの検索機能は、名刺から取り込んだ名前や会社の住所、ホームページ情報などを検索することができます。これにより情報を見つけ出す時間の短縮だけでなく、見込み客の切り分けなど新規顧客開拓の効率化につながります。

営業活動に重点を置きたい法人や従業員にとって、検索機能は大きなメリットと言えます。

・名刺情報を社内で共有することで、営業効率の向上が期待できる

社内ではいろいろな部署でさまざまな肩書の人が働いてます。取引のある企業はそれぞれ異なってくることも多く、交換する名刺も多岐にわたります。

こうした従業員の名刺を一括で管理し共有することで、それぞれの人脈が紐づけられたり、人脈の活用ができたりするので、営業効率の改善が期待できます。

・入力作業の時間や、情報更新の手間を省く

名刺交換のたびに名刺情報をエクセルなどを使って入力したり、肩書や所在地の変更など情報更新のたびに、古い情報から新しい情報へ更新するのは非常に手間です。

そうした情報を入力する時間が短縮できれば、ほかの業務にかけられる時間も増えます。残業時間の削減にもつながるでしょう。

・名刺情報を一元管理することで、セキュリティを高め情報流出を防ぐ

名刺情報を名刺管理サービスを利用して一元管理すれば、一人ひとりが管理した場合に比べ、情報漏洩や名刺紛失による情報流出のリスクが格段に低くなります。データ化すれば紙で管理する必要もないため、個人にかかる負担も減るでしょう。このように名刺情報のデータ化と一元管理はセキュリティ対策としても重要です。

デメリット

・利用料などのコストがかかる

名刺管理サービスは無料で利用できるものもありますが、基本的には有料サービスです。コストがかかる点はネックですが、それほど大きなものではありません。そればかりか、低コストで管理の手間や営業効率アップなど多様な効果が期待できるため、デメリットを補って余りあるメリットがあります。

・名刺のデータ化に時間がかかる

もう一つ、名刺管理サービスのデメリットとしてデータ化にかかる時間があります。社内にある名刺を一括してスキャン・撮影してデータ化する方法も、名刺管理サービス会社に郵送してデータ化してもらう方法のどちらを選んでも作業時間がかかります。

その点はネックですが、逆に考えればその時間は最初だけ、大量の名刺情報を集約するときだけです。名刺管理サービスの利用による運用が始めれば、データ化にかかる時間は最小限で済むだけでなく、管理の手間が省けるので利点のほうが大きくなるでしょう。

4 . 失敗しない名刺管理サービスの選び方

・導入目的を明らかにする

名刺管理サービスを導入する際は、利用する目的を明確にしてから、その目的を確実に遂行できるものを選ぶべきです。

大量にある名刺を整理したい、名刺の枚数は少ないが確実にデータ化したい、営業活動の手助けになるようなプラスアルファの機能が欲しい、エクセルやほかの名刺ツールと連携してデータを移動させたいなど、目的は多々あると思います。そうした中で、社内ニーズに合ったものを選ぶのがポイントです。

・オプション機能を確認する

名刺の取り込み以外のオプション機能も検討ポイントです。

オプション機能とは例えば、Salesforceやマーケティングオートメーションツール、CRM、オフィスソフトなどとの連携ができ、情報管理の効率化ができるオプションのほか、無料で利用できるが処理件数を増やしたい場合は有料オプションが付いたもの、サポートデスクつきのものまでたくさんあります。

・コストパフォーマンスは高いか

有料のものを導入するならコストパフォーマンスの良さも重要なポイントです。

単純に安い、高い、ではなく自社の導入目的や利用ニーズを鑑みて、投資に見あう機能やパフォーマンスが期待できるサービスを選びましょう。安くても機能不十分では意味がありませんし、機能豊富でもそれを使いこなせないのではこれまた意味がありません。

・他のサービスとのシステム連携は可能か

SalesforceやMAツール、CRMなどとほかのツールと連携させたい場合は、そうした機能を持つサービスを選びましょう。連携可能なサービスはおおむね法人向けの名刺管理アプリなので、絞り込んで探してみてもよいでしょう。

連携の多くはAPIを通して行われますが、連携可能なプラグインが用意されているものを選べば、自社で開発の手間もなくすぐに使えます。

・セキュリティ

名刺にはさまざまな情報が記載されており、会社の合併や新サービスといった機密情報が含まれている場合もあります。

オペレーターがデータ入力を行うサービスの場合は、情報漏洩対策に問題がないか事前に確認しておくべきです。また、スキャンしてデータ化する場合、画像の削除や暗号化通信などによるセキュリティ保護が行われているかの確認も、必要になるでしょう。

・OCR機能か、オペレータか

名刺の撮影からOCRでの文字情報読み取り、オペレーターの手入力による名刺情報のデータ化と大きく2パターンありますが、このどちらの方式なのか確認しておきましょう。

背景色やフォントがオリジナル、イラストや写真が入っているものはOCRで読み取れないケースが出てくるため、こういった趣の名刺を交換する機会が多い方はOCRだと少し不安です。基本はOCRで、機械が読み取れないところだけ人間が入力するなどのサービスもあるので、必要に応じて選択してください。

5 . 最もおすすめする名刺管理サービスはこちら!!

①Senses（センシーズ）

おすすめする理由1 : 情報をSensesで一元管理

Senses（センシーズ）は顧客情報や提案資料、取引先に関する情報、メールやアイディア、リスク、ネクストアクションなど、営業案件に関するほとんどすべての情報を一元管理できます。

こうして蓄積した情報をメンバーで共有し、また日々アップデートされる情報を有効活用しながら、チーム全体の提案力向上に役立てることできます。

おすすめする理由2 : グループウェアと連携することで入力作業の負荷を軽減

SensesはChrome拡張機能を利用することができます。

たとえばGmailで送信したメール内容や取引先とのやり取りはすべて自動でSenses内に取りこまれるほか、Googleカレンダーと連携しているので、Sensesに登録したアクションが自動的にメモされます。そのためメールの内容やto doを入力する手間がなくなります。

おすすめする理由3 : 充実したサポート体制

Sensesに関する要望、不明点などをメールやチャットでカスタマーサクセスチームに聞くことができ、使用上のサポートをしてくれます。

Senses上にお問い合わせ用のチャットが表示されているので、そこからすぐに質問できるので、メーラーを立ち上げたりする必要もありません。

6 . 名刺管理サービス20社、徹底比較!!

1 . Senses（センシーズ）

2 . HotProfile（ホットプロファイル）

3 . 名刺万能3

4 . 名刺読取革命Ver.2

5 . 名刺バンク

6 . Wantedly People(ウォンテッドリーピープル)

7 . MOT名刺(モットメイシ)

8 . Cardful（カードフル）

9 . 名刺de商売繁盛

10 . i-Connection（アイコネクション）

11 . メイシー

12 . アルテマブルー

13 . Eight（エイト）

14 . SkyDesk Cards R（スカイデスクカーズアール）

15 . CAMCARD（キャムカード）

16 . CAMCARD BUSINESS（キャムカード ビジネス）

17 . bizcompass（ビズコンパス）

18 . Sansan(サンサン)

19 . rakumo（ラクモ）

20 . 未来日報

7 . 名刺管理サービスの比較は一括資料請求がおすすめ！

名刺管理サービスの導入をご検討の担当者様はどのシステムを選べばいいのか頭を悩ませているでしょう。

自社に最適なシステムを選定するのは個々のサービスの正確で詳細な情報を入手するのがファーストステップとして重要です。

個々の正確で詳細な情報は、公式サイトでサービスの資料を請求することで入手することが可能ですが、多くの公式サイトを回って、毎回個人情報を入力し資料をダウンロードするのは非常に時間がかかり労力がかかります。

そこでおすすめするのは資料比較サイトを利用し、導入を検討している種類のシステムの資料をまとめてダウンロードすることです！

弊サイトPROCURE(プロキュア)は、管理部門向けITサービスに特化した資料比較サイトであり、ユーザー登録ひとつで欲しい資料を一括で、無料で、ダウンロードすることができます。

名刺管理サービスをお探しの方はぜひご活用ください。

8 . まとめ

ここまで名刺管理サービスについて、その概要と各サービスの特徴などを紹介してきました。

失敗しない名刺管理サービスの選び方としては、コストパフォーマンスはもちろん利用する際の便利さを踏まえつつ、他のサービスとのシステム連携は可能かどうかも確認しておく必要があります。名刺には重要な情報も含まれているので、セキュリティ面にも注意して利用するとよいでしょう。