シフト管理とは？多様化するワークスタイルに対応するために知っておくべきシフト管理の基礎知識

こんにちは。プロキュア編集部です。

アルバイトやパートを雇用している場合、飲食店や病院、訪問介護、保育園など、業種問わず欠かせないシフト管理ですが、「そもそもシフト管理のやり方がわからない」「シフト管理が難しい」と、お悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで今回は、「シフト管理とは何か？」という視点から、管理方法や基本機能についてご紹介します。

機能や使い方など、シフト管理の知識を深めたいという方はぜひご覧ください。

シフト管理とは

シフト管理とは、従業員の勤務日や時間を固定せずにその都度決める、「シフト制」や「シフト勤務」と呼ばれる勤務形態を管理することです。

シフト制の場合も、労働基準法で定められた勤務時間や休日、休暇などに則ってシフトを調整する必要があります。

また、必要な人材を必要な時間帯や場所に配置するための役割も大きいので、采配が求められる難しい業務だと言えます。

そのため、シフト管理は主にリーダーや店長といった現場責任者が担当することが多いです。

シフト管理がきちんと行われていなければ、従業員の作業負担に偏りが発生してしまい、それがモチベーション低下へとつながり、最終的には企業の売上に悪影響を及ぼす可能性があります。

シフト管理の方法

シフト管理は主に、手書きやExcel上で作成した紙のシフト表、シフト管理システムを利用する2つの方法があります。

手書きやExcelでシフトを作成して管理する方法は、多くの企業が採用している一般的な管理方法ではありますが、手入力やアナログ管理による時間的・労力的な負担がかかるというデメリットがあります。

一方、データで管理するシフト管理システムは、操作方法を覚えることができれば簡単にシフト管理ができます。

Excelと同様に手入力は必要ですが、必要な情報をあらかじめ設定しておくことで作業時間を短縮できるというメリットがあります。

シフト管理システムの基本機能

シフト作成・管理機能

シフト管理システムには、シフト作成・管理機能が搭載されています。

パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からシフトを作成・管理することが可能です。

手書きで作成する場合に比べて、大幅に作業時間を削減することができるので、業務効率化につながります。

また、アプリ上でシフトの提出・管理ができるサービスもあり、「シフト表をなくして確認できない！」ということもなくなり、スムーズなシフト管理を実現できます。

シフトの共有機能

シフト管理システムには、作成したシフトを共有できる機能があります。

店舗が複数あり他店舗の従業員を要請したい場合、店舗間でシフト共有ができていれば素早く対処することができます。

また、「A店は従業員が少なすぎる」「B店は従業員が多すぎる」など、各店舗のシフト状況を可視化することで、適切な人員配置が可能になります。

給与ソフトとの連携機能

シフト管理システムには、給与ソフトとの連携機能もあります。

給与ソフトと連携させることで、シフト管理から給与計算までの業務を効率化することができます。

もともと使っていた給与ソフトをそのまま連携できるサービスもあり、大変便利です。

以上、シフト管理の情報をお届けしました！

シフト管理について、今まで知らなかったことや機能について、少しでも理解が深まれば幸いです。

次回は、シフト管理システムの必要性や導入することで解決できる問題についてご紹介しますので、ぜひご覧ください。