シフト管理システム導入のメリットは？よくある悩みやシステム導入で解決できることをご紹介！

こんにちは。プロキュア編集部です。

「シフト管理システムを導入することで何が変わるの？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、シフト管理システムの必要性や、導入することで解決できる問題についてまとめてみました。

従業員・管理者それぞれにもたらすメリットをご紹介していますので、シフト管理システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

シフト管理システム導入が必要なケース

【お悩み・その1】紙ベースやエクセルでのシフト作成・管理に負担を感じている

紙やExcelでシフト管理を行っている企業に多いのが、管理者の業務負担が大きいという悩みです。

従業員すべての希望シフトとにらめっこしながら適切にシフトを調整していくやり方は、相当な時間がかかります。

また、紙やExcelに1つひとつ記入していくのも労力が必要。

従業員が多ければ多いほどシフト調整が難しくなり、管理者の負担は増えるばかりです。

【お悩み・その2】複雑化した勤務形態に対応できていない

複雑化した勤務形態に対応できていないことも、シフト管理における悩みの1つです。

24時間営業のサービス業や飲食業などは、昼夜問わず従業員を配置しなければなりません。

また、扶養内で働く従業員や時短社員などがいる場合は、さらに綿密な勤務調整が必要になります。

このような複雑化する勤務形態に対応できず、「人数は足りているはずなのに、適切な人員配置ができていない」という企業も少なくありません。

【お悩み・その3】部署によって、人員の過不足が発生している

部署によって人員の過不足が発生することも、シフト管理においてよくある悩みです。

「A部署は定時で帰っているのに、B部署は毎日残業している」といった偏りが発生し、シフト通りに業務を行えないという状況に陥ることもあります。

また、人手不足の部署では、従業員や社員の労働時間超過が発生しやすくなります。
労働基準法に違反してしまう可能性が高まるので、早急な改善が必要です。

シフト管理システムの導入で解決できること～従業員編～

【メリット・その1】希望シフトの提出が手間なくできる

メモやメールで管理者に希望のシフトを提出しているという会社も多いのではないでしょうか。

ですが、メモの紛失や確認漏れによって、希望のシフトが反映されないという可能性もあります。

シフト管理システムを導入すると、従業員はパソコンやスマートフォンなどから提出できるようになるので、メモやメールよりも手間やリスクが減ります。

また、希望シフトの提出期限前にアラートやプッシュ通知を受け取れるサービスもあるので、提出忘れの防止に役立ちます。

【メリット・その2】シフトの確認が簡単にできる

インターネットや専用ソフトを使用するシフト管理システムは、対応端末から簡単にシフトの確認ができます。

紙のシフト表を持ち歩く必要がなく、紛失や置忘れの心配もいりません。

1ヵ月単位や1週間単位などでシフト表示ができる、見やすいシフト管理システムも多いです。

シフト管理システムの導入で解決できること～管理者編～

【メリット・その1】シフト作成や管理における手間や工数を削減できる

シフト管理システムの導入で管理者側は、これまでシフト作成・管理にかかっていた工数や手間を削減することができます。

手書きや手入力でシフトを作成する場合に比べて、フォーマットや自動入力機能が搭載されたシフト管理システムなら、少ない作業時間でシフトを作成することが可能です。

また、従業員の出勤・休暇情報などもすべてシステム上で管理されているため、確認の手間も省けます。

【メリット・その2】勤務形態に合わせた設定ができる

日勤や夜勤、交代制などのシフトが多いサービス業や飲食業では、従業員の希望シフトと複雑な勤務形態を考慮したうえでシフトを作成しなければなりません。

ですが、たくさんの従業員を抱える企業では1つひとつシフトを組んでいくのに相当な時間と労力を使い、入力ミスの原因にもつながります。

シフト管理システムは勤務形態に合わせた設定ができるので、従業員それぞれに合った適切なシフトを組むことが可能です。

あらかじめ必要な情報を登録しておくことで、入力ミスも減らせるでしょう。

【メリット・その3】最適な人員配置ができる

シフト管理をデジタル化することで従業員の勤務状況を正確に把握できるようになります。
どの時間帯、どの部署で人が足りないのかや、過剰なのかがわかりやすくなり、最適な人員配置が可能になります。

また、急な欠員が出てしまった場合でも、システム上で他部署や店舗に出勤要請が可能なヘルプ機能を搭載しているシフト管理システムもあるので、電話やメールでの確認や調整の手間が省けます。

以上、シフト管理システムの情報をお届けしました！

シフト管理システムの導入には、シフト勤務の従業員や管理者である社員、どちらにも様々なメリットがあることがおわかりいただけたのではないでしょうか。

次回は、シフト管理システムを導入する際に押さえておくべき2つのポイントと、おすすめのサービスをご紹介しますので、ぜひご覧ください。