テレワークにおすすめ労務管理ツール「オフィスステーション労務」を徹底解説!!

こんにちは。プロキュア編集部です。

2020年で急加速したテレワークの普及。

多様な働き方を選択できる社会の実現によって、一人ひとりが将来に展望を持てるようになることを目的としている働き方改革の取り組みの中でも、テレワークのような場所や時間にとらわれない柔軟な働き方に注目が集まっています。

不要な出勤を必要としない、より働きやすい環境を整えるためにテレワークを導入する企業が今後も増えることが予想されますが、「適正な労務管理が行えるかどうか」という点で不安を感じる企業も少なくありません。

今回は、労務管理に対する不安をお持ちの方のために、労務管理の基礎知識や働き方改革による影響、テレワークの導入時におすすめの労務管理ツールなどをご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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労務管理とは

労務管理とは、従業員の労働時間の管理や、給与・賞与の計算、労働条件・就業規則の管理など、従業員に関する管理業務のことです。

企業によっては、人材の採用や異動、研修など、人事に関する業務まで幅広く対応しているケースもあります。

労務管理の方法は、紙やExcelを利用したり、労務管理ツールを導入したり、企業によって様々です。

労務管理の目的

労務管理の主な目的は、生産性の向上やリスクの回避です。

企業の労働環境を整えることで従業員のモチベーションが上がり、業務の効率化、さらには生産性の向上につながります。

また、労働時間を正しく管理し就業規則を遵守させることによって、長時間労働による労働基準法違反や労使トラブルなどのリスクを回避することができるのです。

働き方改革による労務管理への影響

働き方改革は、

●働き方改革の総合的かつ継続的な推進

●長時間労働の是正や多様で柔軟な働き方の実現

●雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保

の3つを柱に、労働基準法や労働契約法などの法律を改正するものです。

過労死の防止を目的とした残業時間の罰則付き上限規制や、5日間の有給休暇取得の義務化、勤務と勤務の間に一定の休息時間を確保する休息インターバル制度の努力義務など、労働に関する様々な制度が適用されるため、積極的に労務管理の見直しや整備に取り組む企業が増えてきています。

労務管理業務は、管理する情報や手続きの種類が多岐にわたり担当者の負担が大きくなってしまいがちなので、働き方改革法案の施行前に労務管理ツールの導入を検討する企業も多いです。

テレワークにおける労務管理について

テレワークとは

テレワークとは、インターネットなどの情報通信技術(ICT)を利用した、場所や時間にとらわれない働き方のことです。

テレワークの働く場所として、以下の3つが挙げられます。

●在宅勤務:オフィスへの出勤はせず、自宅で仕事を行う

●モバイルワーク:顧客先や移動中、出張先などで仕事を行う

●サテライトオフィス勤務:自社専用や共同のサテライトオフィスなどで仕事を行う

このような場所や時間にとらわれない柔軟な働き方の導入によって、遠隔地の優秀な人材を雇用できる、育児や介護による離職を防ぐ、災害時にも事業を継続しやすくなるなどの効果をもたらすことから、企業の働き方改革を促進する施策の一つとして注目が高まっています。

テレワークにおける労務管理の課題

【課題・その1】労働状況が把握しづらい

働き方改革の促進が期待できるテレワークですが、管理者の目の届かない場所で働くスタイルのため労働状況が把握しづらい、という点に課題を感じてなかなか導入に踏み切れない企業も少なくありません。

現に、総務省の平成29年通信利用動向調査によると、テレワークの導入はゆるやかな増加傾向にはあるものの、平成29年時点の導入率は13.9%とまだまだ低い状況です。

テレワークは、在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務いずれにしても労働基準法などが適用されるので労働状況の把握は必須なのですが、始業・終業時間の報告や在籍確認、業務状況の確認など、オフィスに出勤して働く従業員よりも徹底した労務管理が必要なので、管理者の負担も増えてしまいます。

参照:総務省「平成30年版情報通信白書」

【課題・その2】長時間労働の危険性がある

テレワークで働いている従業員の中には、サボっているのではないかと思われないように勤務時間外に仕事をしてしまうという人もいます。

そのため、従業員の労働状況をしっかり管理できていないと長時間労働につながる可能性があり、働き方改革のためにテレワークを導入した意味がなくなってしまいます

会社外での勤務で労働時間の把握が難しい場合は「事業場外みなし労働時間制」、労働者の専門性が高く、仕事の進め方を任せた方が良い場合は「専門業務型・企画業務型裁量労働制」を利用することで労務管理の負担を軽減できることもありますが、テレワークで働く従業員全員に適用されるわけではありません。

テレワークに対する労務管理体制が不十分な場合、労働基準法違反に発展しかねない、大きな課題だと言えるでしょう。

テレワークにおける労務管理ツール導入の必要性

課題もあるテレワークですが、労務管理ツールを導入することで悩みが解決できる場合もあります。
以下のお悩みを抱えている場合、導入の検討をおすすめします。

【お悩み①】テレワーカーの労働状況を正確に把握できない

テレワーカーの労働状況を正確に把握できないという悩みを抱えている場合、労務管理ツールを導入する必要性が高いと言えます。

先ほど説明したように、テレワークで働く従業員にも労働基準法などが適用されるので、労働時間などの管理は必ず行わなければいけません。

ですが、管理者の目の届かない場所での勤務のため、実際の労働状況とは異なる内容で申請されるのではという心配がついてまわります。

ログイン・ログアウトの情報で勤怠の管理ができるツールや、パソコンのカメラで自動撮影された画像が在社している従業員に共有されるツールなど、不正を防げる労務管理ツールの導入によって、労働状況を正確に把握できる環境を整えることが必要です。

【お悩み②】労務管理の方法が煩雑で手間がかかる

テレワークにおける労務管理の方法が煩雑で手間がかかるという悩みをお持ちの場合も、労務管理ツールの導入が必要です。

メールやチャットツールでの始業・終業連絡や管理を行うと、労働時間の管理や給与計算のために時間を入力するなどの手間がかかります。

労務管理ツールには、着席・退席ボタンをクリックするだけで実際の業務時間を自動集計する機能が搭載されたものもあり、入力や集計の手間が省けるだけでなく、人的ミスを防いで業務の効率化を加速させることが可能です。

テレワークは労務管理業務の負担が増えてしまいがちですが、業務にかける時間を最小限に抑えるなら、労務管理ツールの導入が最適だと言えます。

【お悩み③】タイムマネジメントが困難

タイムマネジメントが困難だという悩みも、労務管理ツールの導入によって改善が期待できます。

テレワークは、働く場所だけでなく時間も人それぞれなので、実際に働いている姿が見えない状態で各従業員のタイムマネジメントを行うのは非常に難しいです。

タイムマネジメントができないと、定められた労働時間を大幅にオーバーしたり、効率的に仕事が進まず生産性が低下したりと、働き方改革とは程遠い結果をもたらしてしまいます。

様々な働き方に対応できる、労働状況がリアルタイムで反映される労務管理ツールを導入することで、一人ひとりに合ったタイムマネジメントが可能になるでしょう。

テレワークにおすすめの労務管理ツール

オフィスステーション 労務

出典:公式サイト

『オフィスステーション 労務』は、クラウド型の労務管理ツールです。

社会保険や雇用保険、労働保険、労災保険といった、企業が行うべき労務手続きのすべてを簡単に実現することができます。

金融機関レベルのセキュリティシステムを搭載しており、不正アクセスや情報漏洩などを防げるのでテレワークでの利用も安心です。

労務管理ツール名OFFICESTATION(オフィスステーション)
初期費用0円
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セキュリティWAF、二重認証、暗号化など
サポート体制電話、メール、チャット
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テレワークにぴったりな労務管理ツールを今すぐチェック!

働き方改革の一環として注目されているテレワークは、働き方改革だけでなく少子高齢化や労働人口の減少の影響もあり、今後も需要の高まりが予想されますが、それと同時に労務管理の問題に直面する企業も増えるでしょう。

物理的に離れた場所で働く従業員の労働時間や業務の進捗状況を把握することは容易ではありませんが、労務管理ツールを導入することで正確かつ手軽な管理業務を実現できます。

プロキュアでは、『オフィスステーション労務』の他にも、『freee人事労務』『jinjer労務』といった有名な労務管理ツールを掲載しています。無料でダウンロードしていただけますので、ツール選定にご活用くださいませ。

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