給与計算ソフト比較！最適なツール選びのポイント

事業拡大と共に事務作業の効率化が急務となっている企業にとって、給与計算システムの導入は非常に重要なテーマです。今後のさらなる事業拡大を目指していく上で、事務作業の効率化がビジネスの成長を支える重要な要素となります。本記事では、給与計算システムを導入することで得られる具体的なメリットや、その選び方、導入に際しての注意点について詳しく解説します。

給与計算とは

給与計算は、従業員の労働時間や賃金情報をもとに、基本給や各種手当、税金や保険料などを計算し、最終的な支給額を算出する業務です。この業務は勤怠状況や賞与手当を計算・管理するだけではなく、保険料や税金などの考慮が必要であり、それにあたり専門的な知識が必要とされています。

給与計算に必要な基礎知識

給与計算には様々な知識が求められますが、その中でも今回は2つを紹介します。一点目は正確性です。賃金支払いの5原則を考慮することは勿論のこと、残業手当や休日出勤手当等の割増料金を計算に入れることや控除額も正確に計算しなければなりません。従業員の人数に関わらずこれは必須なタスクであるため、従業員数が多い企業様ほど給与計算の難易度は高くなります。
二点目は法律知識です。給与を計算するにあたり、雇用保険料や厚生年金保険料等の社会保険料や税金の計算が必要です。しかし上記は法改定の都度計算方法が変わってしまいます。社会保険料の計算改定を忘れてしまった場合、将来の年金額等に影響が出てしまうため大きな問題になりかねません。

給与計算のやり方やコツ

給与計算を効果的に行うためには、適切な手順を理解し、効率的に進めるためのコツを押さえることが重要です。以下では、給与計算の際に必要な書類や申請手続き方法について詳しく説明します。

給与計算の手順1：勤怠締め

賃金締切日に合わせ、従業員の勤怠情報の確認をおこないます。遅刻・早退・欠勤の漏れや残業時間などに不備がないかを見て、必要に応じて本人や上長にも確認をとりましょう。

給与計算の手順2：労働時間の集計

次に給与計算に必要な労働時間を項目別に集計します。総労働時間や欠勤日数、時間外労働などが必要な項目です。間違いやすいステップですから細部までチェックする必要があります。

給与計算の手順3：総支給額の計算

労働時間数を基に給与支給額の計算をおこないます。
基本給に役職手当、通勤手当、住宅手当、残業手当等の各種手当を加算、さらに遅刻・相対・欠勤等の控除をおこないます。

給与計算の手順４：控除額の計算

総支給額から控除するものには健康保険、雇用保険、厚生年金保険などがあります。この控除額の計算は従業員によって計算方法や加入条件が異なります。そのため随時変更がないか、標準報酬月額の変更に対応できているか、漏れがないかなど確認する必要があります。
また税金も差し引く必要があります。住民税には都道府県税と市長区村民税が含まれていて、前年の所得に応じて課税されます。

給与計算の手順５：社会保険料・税金の納付

従業員から徴収した各種社会保険料や税金を納付します。

給与計算ソフトのメリット・デメリット

ここでは、給与計算ソフトを導入する上でのメリットとデメリットを具体的に解説します。これらを正しく理解して、給与計算ソフトを効果的に活用することが重要です。

給与計算のメリット

メリット1：業務効率の向上

自動化により、手作業の時間を大幅に短縮し、他の重要業務に集中することができるようになります。

メリット2：正確性の向上

システムによる自動計算でヒューマンエラーを解消することで正確性が向上します。

メリット3：最新法規制への対応可能

契約システムが自動で法改正に対応してくれるため、法令遵守が容易になり法規制がおこなわれる都度対応に追われることはなくなります。

給与計算のデメリット

デメリット1：初期導入コストがかかる

システム導入には初期費用などの導入コストがかかる場合があります。しかし、長期的にはアナログ管理では存在したミスやコストを削減することができるため初期導入コスト以上のリターンがあります。

デメリット2：操作トレーニングの必要性

新しいシステムの操作に慣れるまでには誰しも時間がかかります。契約サービス元が研修制度を提供している場合はそちらを利用し併せて自社でも適切な研修を行うことで解決ができます。

おすすめ給与計算ソフト2つを比較解説

給与計算を効率的に行うためには、適切な会計ソフトを選ぶことが非常に重要です。この記事では、特に初心者にも使いやすいと評判の「人事労務 freee」と「オフィスステーション労務」という2つの人気ソフトを比較し、それぞれの特徴や違いを詳しく解説します。この比較を参考に、ご自身のニーズに最適なサービスを選んでください。

おすすめ給与計算ソフト2選

人事労務 freee

出典：公式

オフィスステーション労務

出典：公式

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2つのサービスの比較表

	人事労務 freee	オフィスステーション労務
クラウド対応	〇	〇
連携機能	〇	〇
他機能連携	〇	◎
初回登録費用	なし	110,000円
基本利用料	1,980円/月～＋1ユーザ300円/月～	440円/人
勤怠/有休管理	〇	インストール型で通信不要
サポート	〇(チャット・メール(・電話))	〇(電話・メール)
特徴	初期登録費用0、30日間無料お試し期間あり	現在利用中機能との連携可能、業界最低水準コスト

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まとめ

給与計算システムの導入は、業務効率の向上とコスト削減を実現するための強力な手段です。しかし、導入に伴う初期投資や運用上のリスクも存在するため、それらを十分に理解し、適切に対策を講じることが重要です。最適なシステムを選定し、正しく活用することで、給与計算の手間を大幅に削減し、経理部門の業務効率を飛躍的に向上させることができます。本記事を参考に、貴社のニーズに合った給与計算システムを導入し、よりスマートな経営管理を目指しましょう。

Q&A

よくある質問

Q1: 海外市場への進出に伴い、異なる法規制や税制に対応する必要がありますが、給与計算システムはそれに対応できますか？

A1: 最新の給与計算システムは、複数の国や地域の法規制や税制に対応しています。特にクラウドベースのシステムは、法改正や税率変更に対応するため自動的にアップデートが行われるため、常に最新の法規制に準拠した給与計算が可能です。今回ご紹介した「人事労務 freee」や「オフィスステーション労務」などのシステムは、国内外の複数拠点を持つ企業にも採用実績があります。海外展開をしている製造業の企業にとって、こうした機能を持つ給与計算システムを選ぶことが、リスクを最小限に抑え、効率的な事務作業を行う上で重要です。

Q2: 事業拡大中の中小企業にとって、給与計算システム導入のコストはどの程度リクープ可能ですか？

A2:給与計算システムの導入コストは初期費用とランニングコストの両方を考慮する必要がありますが、効率化による労働時間の削減、ヒューマンエラーの減少、法改正対応コストの削減などのメリットを考慮すると、多くの場合、1～2年以内に回収可能です。特に、従業員数が50人規模以上の企業では、給与計算や年末調整、法定調書の作成といった手作業の工数が多く、システム導入による時間削減効果が大きいです。結果として、経理部門の負担軽減と共に、経営陣が他の戦略的業務に集中できる環境を整えることができます。

Q3: 給与計算システムを導入することで、どのようなリスクが減り、どのような新たなリスクが発生する可能性がありますか？

A3:給与計算システムの導入により、手作業による計算ミスや情報漏えいのリスクが大幅に減少します。また、法令遵守の観点からもシステムが自動的にアップデートされるため、常に最新の法規制に対応した処理が可能です。しかし、新たなリスクとしては、システムの導入と運用に関する初期の設定ミスや、適切な操作が行われない場合の誤処理、システム障害が発生した際のデータ損失リスクなどがあります。これらのリスクに対しては、信頼性の高いベンダーを選び、導入時のトレーニングとサポートを十分に受けることが重要です。また、定期的なシステムのバックアップと監査を行うことで、リスク管理を強化することができます。

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