受付システムとは？導入のメリットやデメリットを解説

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受付システムは、企業の受付業務を効率化するために導入が進んでいますが、初めての導入には不安を感じる企業も多いでしょう。この記事では、受付システムの基本から選び方、導入手順までを分かりやすく解説し、初めての方でもスムーズに導入できるようサポートします。さらに、最新のシステムを活用して業務効率を向上させ、受付対応を無人化する方法についてもご紹介します。受付業務を自動化し、さらなる業務改善を実現しましょう。

目次

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受付システムとは

受付システムは、これまで受付担当者が行っていた来訪者対応や電話の取次ぎ業務などを自動化・無人化するためのシステムで、無人受付システムや自動受付システムとも呼ばれています。従来の受付担当者や内線電話機に代わり、タブレット端末やロボットが配置されることで、効率的な受付業務の運用が可能となります。このシステムの導入により、人手を介さずスムーズな受付対応を実現し、業務効率の向上が期待できます。

受付システムの主な機能

受付システムの主な機能には、受付・通知機能、アポイント機能、そして来客情報管理機能があります。

受付・通知機能

受付・通知機能は、システムの基本的な機能で、来訪者がタッチパネルを使って目的やアポイントの有無を選択し、その情報をもとに担当者や部署へ通知を行います。通知手段は多様で、電話に限らず、ビジネスチャットツール、メール、オリジナルアプリなどを活用することが可能です。また、一部のシステムでは、カレンダー連携による日程調整などの業務効率化機能も備わっています。

アポイント機能

アポイント機能では、打ち合わせの日程調整がスムーズに行え、会議室の仮押さえや来訪者への通知などを自動で一括管理できます。さらに、日程確定後にはQRコードやIDを送信し、当日の受付もスムーズに進めることができます。

来客情報管理機能

来客情報管理機能では、来訪履歴の記録・集計が可能で、データをCSV形式などでエクスポートし、分析することもできます。カメラで来訪者を確認・記録する機能や、来訪者の履歴に基づいて適切な対応を行う機能もあり、企業の顧客対応をより質の高いものにします。また、無人対応だけでなく有人対応の設定も可能で、企業のイメージアップを図ることもできるため、受付業務の効率化と顧客満足度向上の両立を実現します。

受付システムが普及した背景

受付システムが普及している背景には、企業が業務効率化とコスト削減を求めていること、非接触や無人対応のニーズが高まっていることが挙げられます。受付業務を自動化することで、従来の手動業務を効率化し、生産性を向上させ、来訪者データの管理やセキュリティも強化できます。このような利点から、受付システムを導入する企業は増加しており、特にコロナ禍においては、テレワークの普及により、常時出社の必要がなくなり、リモートでの受付管理が可能なシステムへの需要が増加しました。

受付システムの必要性

受付システムは、企業の受付業務を自動化し、業務の効率化とセキュリティ強化を実現するために必要です。手作業による受付作業の負担を減らし、来訪者情報をデジタルで管理することで、正確な入退室記録と迅速な来訪者対応が可能になります。さらに、非接触型の対応をサポートすることで、健康安全対策にも貢献し、安心して来訪者を迎える環境を提供します。これらの理由から、受付システムは多くの企業にとって欠かせない存在となっています。

受付システムのメリット・デメリットを紹介

受付システムは、企業の受付業務を自動化して業務効率やセキュリティの向上を図るために役立つツールです。従来の手動での作業による負担を軽減し、生産性の向上に貢献します。また、来訪者データをデジタル化することで、正確な情報管理とセキュリティ対策が強化されます。ただし、導入にはコストや運用リスクも伴うため、企業のニーズに合ったシステム選びが重要です。受付システムのメリットとデメリットを詳しく解説します。

受付システムのメリット

メリット1：業務効率化の具体的な効果

受付システムの導入は、受付業務の大幅な効率化を実現します。従来、受付担当者が手作業で行っていた来訪者対応や電話取次ぎといった業務が自動化され、手続きがスムーズに進むようになります。たとえば、タッチパネルやQRコード、顔認証を利用したチェックイン機能によって、来訪者が事前に情報を登録することで、受付の手続きが簡素化され、待ち時間が短縮されます。これは、来訪者にとっての利便性を高めるだけでなく、企業側の対応負担も軽減することができます。さらに、受付システムの中には、来訪者情報のデジタル化による記録管理が可能なものもあります。これにより、訪問者の入退室状況や来訪履歴を正確に把握でき、従来の紙ベースでの記録管理と比較してミスを減らし、データ検索のスピードも向上します。こうしたデジタル化は、業務フローをより効率的にし、特に大量の来訪者がある施設やオフィスで効果を発揮します。

メリット2：コスト削減と生産性向上のメリット

受付システムの自動化によって、人件費を大幅に削減することが可能です。従来、受付業務に従事する従業員の配置が必要だった場面で無人受付システムを導入することにより、受付担当者の必要性が減少し、その分のコストを削減できます。特に24時間対応が求められる環境では、無人システムが年中無休で対応可能なため、深夜や休日の人件費を抑えられます​。また、システムによっては、紙の来訪者台帳や手書きメモなどの物理的な消耗品の使用を減らし、オフィスのペーパーレス化を促進する効果もあります。これにより、印刷費用などが削減され、経費削減に貢献します。さらに、受付業務が自動化されることで、従業員は他の重要な業務に集中できるため、企業全体の生産性が向上します​。

メリット3：セキュリティ強化の利点

受付システムは、来訪者情報をデジタルで一元管理することで、セキュリティ対策を強化します。来訪者の入退室管理がリアルタイムで行われ、セキュリティゲートやスマートロックと連携することにより、特定エリアへのアクセス制限が容易になります。来訪履歴がシステムに記録されるため、不審者の侵入を防止しやすくなり、企業のセキュリティレベルを向上させることができます。
加えて、来訪者情報が自動的に記録されるため、セキュリティ監査や内部監査の際にも役立ちます。必要なデータを簡単に検索して出力できるため、従来の紙ベースの記録方法に比べて正確で迅速な対応が可能です。こうしたセキュリティ対策の強化により、企業の信頼性を高め、来訪者や従業員にとって安心できる環境をつくることができます。

受付システムのデメリット

デメリット1：高額な初期導入コスト

受付システムを導入する際には、初期費用がかかる場合があります。システムの導入に伴うハードウェアの購入、ソフトウェア設定費用、カスタマイズの必要性などが主な要因です。特に、システムの機能が多岐にわたるほど初期コストは高くなる傾向があります。企業は、長期的なコスト削減の効果を見込んだうえで、初期投資を慎重に検討する必要があります​。

デメリット2：システム障害による受付業務の停止リスク

システムトラブルやネットワークの不具合によって、受付業務が一時的に停止するリスクがあります。これにより、来訪者対応ができなくなる可能性があり、特に依存度の高いシステムでは問題が深刻になることがあります。このようなリスクを軽減するためには、システムの保守契約や万全のサポート体制が求められます。

デメリット３：操作の難しさや利用者に対するサポートの必要性

タブレット端末やQRコード、顔認証技術を使ったシステムは、デジタル機器に慣れていない人にとっては、使いにくいと感じられる場合があります。これにより、来訪者が操作方法に戸惑うことがあり、スムーズな受付が難しくなる可能性があります。簡単な操作ガイドの提供などが必要となる場合もあり、完全な無人化を目指すには対策が求められます​。

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受付システムの選び方のコツ

受付システムは、受付業務を効率化し、セキュリティ強化や情報管理の精度向上を図るために重要なツールです。手動の作業を自動化することで、従業員の負担を軽減し、業務フロー全体を改善します。
導入時には自社のニーズに合った機能を持つシステムを選ぶことが大切です。選定時には、機能面、コスト、操作性、サポート体制、セキュリティ対策などの総合的な評価が必要です。これらを踏まえた選び方のコツを詳しく解説します。

必要な機能を選ぶ

受付システムには、来訪者対応や入退室管理、通知機能、来客情報のデジタル管理など、多様な機能があります。まずは自社に必要な機能をリストアップし、優先順位をつけることが重要です。例えば、会議室の予約管理、スケジュール連携、スマートロックとの連携による自動解錠・施錠などが必要かどうかを考慮し、それに応じたシステムを選ぶことで、業務効率をさらに高めることができます。

コストと予算を考慮する

受付システムの導入には初期費用や月額利用料、ハードウェアの購入費用が発生します。クラウド型のシステムは月額課金で初期費用を抑えることができる一方、オンプレミス型は初期投資が高めでも長期的なコストメリットが期待できます。予算に応じたシステムを選びつつ、運用サポートやメンテナンス費用も考慮することが重要です。また、ペーパーレス化によって印刷コストの削減が見込める場合、その点もコスト評価の一環として考慮しましょう。

使いやすさ

システムは、実際に利用する従業員や来訪者にとって使いやすいことが重要です。タッチパネルの操作感や画面レイアウトが直感的で、多様な機種での操作が可能であるかどうかを確認しましょう。システムのトライアルやデモを利用して、実際の使い勝手を確かめるのがオススメです。使いやすいインターフェースは、デジタルに不慣れな来訪者でも利用しやすく、スムーズな運用につながります。

サポート体制の充実度

システムの導入後に発生するトラブルやメンテナンスに迅速に対応できるかを確認することも重要です。24時間のサポートがあるか、トラブル発生時の対応スピードはどうか、システムのアップデートが定期的に行われるかなど、サポート体制の充実度を事前に確認しましょう。これにより、システムの長期的な安定運用が確保され、安心して利用を続けることができます。

セキュリティ対策の充実度を確認する

受付システムでは、来訪者情報や入退室データを取り扱うため、セキュリティ面の強化が必須です。データの暗号化、アクセス制限、ログ管理が備わっているかを確認し、クラウド型システムを選ぶ場合には、データのバックアップやサーバーのセキュリティ対策もチェックしましょう。また、セキュリティゲートやスマートロックと連携することで、特定エリアへのアクセス制御を強化することも可能です。

おすすめ商品2つを比較

受付システムを効率的に導入するには、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。この記事では、特に使いやすく評判の「RECEPTIONIST」と「らいきゃくん」の2つの受付システムを比較し、それぞれの特徴や違いを詳しく解説します。この比較を参考に、業務スタイルや運用ニーズに最適な受付システムを見つけ、業務効率化に役立ててください。

RECEPTIONIST

らいきゃくん

2つのサービスの比較表

	RECEPTIONIST	らいきゃくん
設置	iPadとクラウド連携	iPadに専用アプリをインストール
カスタマイズ	各種ツール連携 カスタムボタン ウェルカムテキスト設定　など	待受け画面の画像変更 呼び出しグループ分け　など
利用対象の企業規模	中〜大規模企業向け	中小規模企業向け
セキュリティ機能	完全タッチレス受付 ゲート・電子錠連携 入館規約の同意取得	来訪履歴管理 担当者不在時の非表示機能
ペーパーレス対応	〇	〇

まとめ

受付システムは、効率的な来客対応と業務負担の軽減を図るための重要なツールです。
この記事では、受付システムの基本機能、導入メリット、選び方のポイントを解説し、RECEPTIONISTとらいきゃくんの特徴を比較しました。システム導入を成功させるためには、自社の業務に適した機能やコスト、操作性を考慮することが重要です。
最適な受付システムの導入によって、受付業務の効率化と企業の成長を実現しましょう。