タスク管理・プロジェクトマネジメントの方法は？ツール導入をおすすめする理由もご紹介！

こんにちは。プロキュア編集部です。

「タスク管理・プロジェクトマネジメントってどうやってするの？」「ツールを導入する必要性ってあるの？」と、導入以前に様々な疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか？

今回は、タスク管理・プロジェクトマネジメントの方法やツールを導入する必要性、導入をおすすめする理由をご紹介します。

導入しようか迷っているという方は、ぜひ参考にしてみてください。

タスク管理の方法

タスク管理は主に、スケジュール帳にまとめる方法とタスク管理ツールを利用する方法があります。

スケジュール帳にまとめる方法は、タスク情報を1冊に集約でき、かつスケジュール管理も同時に行うことが可能です。
付箋やマーカーなどを使うことで、視覚的にわかりやすく管理することができますが、タスクの追加や変更による書き込み・修正が原因で、見づらくなってしまうこともあります。

一方タスク管理ツールは、パソコンやスマートフォンでタスクの追加や修正が簡単に行えます。
デジタルでの管理なので、追加や修正による見た目への影響もありません。
また、インターネット環境があればいつでもどこでも利用でき、スケジュール帳を持ち歩く手間や紛失する心配も不要です。

プロジェクトマネジメントの方法

プロジェクトマネジメントの方法には、主にExcelにまとめる方法とプロジェクトマネジメントツールを使う方法の2種類あります。

Excelでまとめる方法は、少人数のプロジェクトであればスムーズですが、チームの人数やプロジェクトに関わるタスクが増えてしまうと、運用が難しくなります。

また、プロジェクトを進めていくうえで変更が生じた際の修正に手間がかかってしまうというデメリットも。

プロジェクトマネジメントツールなら、Excelでは可視化しづらかった作業の進捗状況も細かく把握することができます。

さらに、スマートフォンなどのモバイル端末からの操作が可能なツールもあるので、インターネット環境があればいつでもどこでも情報を確認・共有することが可能です。

タスク管理・プロジェクトマネジメントツールの必要性

タスク管理・プロジェクトマネジメントツールの導入が必要なケース

次に、タスク管理・プロジェクトマネジメントツールの導入が必要なケースを3つご紹介します。

【お悩み・その1】手帳やノートなどでのアナログ管理による、タスクの抜け漏れが多発している

手帳やノートなどのアナログ管理をしている方に多いのが、タスクの抜け漏れが発生してしまうという悩みです。

急な締切日の変更やプロジェクトの調整が入ると、合わせて記載していた内容を修正しなければなりません。

実際に書き込む手帳やノートの場合は、修正テープや斜線などによって確認しづらくなってしまうことがあります。

また、タスク管理ツールのような通知機能がないので、より細かに見返す必要があります。

この見直しを怠ってしまうと、タスクの抜け漏れは多くなってしまいます。

【お悩み・その2】タスクの優先順位がつけられず、残業することが多い

タスクの優先順位がつけられず、残業することが多いということも、タスク管理を行う上でよくある悩みの1つです。

手当たり次第に対応すると、締切期限が迫ったタスクが未対応のままだったり、対応順が変わることで作業効率が下がってしまう可能性があります。

また、頭の中で整理していても、対応に追われるとだんだん余裕がなくなってしまい、抜け漏れの原因に。

このような状況の場合は、就業時間内にやるべきことが終わらず残業してしまうという悪循環に陥ってしまいがちです。

【お悩み・その3】チーム内でタスクやプロジェクトの進捗状況が把握できていない

タスク管理・プロジェクトマネジメントでは、チーム内で行っているタスクやプロジェクトの進捗状況がしっかり把握できないという悩みも多いです。

誰が対応していて、どのような進行状況なのかが把握できなければ、その後に続く作業がスムーズに進められません。

小さなタスクなどであればそこまで影響は大きくないかもしれませんが、チームを組んでの大きなプロジェクトの場合は、他の社員や企業にも多大な損害を与える危険性があるので、一刻も早い対処が必要です。

タスク管理・プロジェクトマネジメントツール導入のおすすめポイント

【おすすめポイント1】効率的かつ抜け漏れのないタスク管理ができる

タスク管理・プロジェクトマネジメントツールを導入することで、効率的なタスク管理を実現できます。

やるべきタスク内容と期限を登録するだけで管理でき、修正も簡単です。

また、アラート通知機能を搭載したツールなら、締切前に自動で知らせてくれるので、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。

タスクやプロジェクトの情報をデータ化することで、メモや付箋などでごちゃごちゃしていたデスクもすっきりするはずです。

【おすすめポイント2】やるべきことが明確になり、順序立てて業務に取り組める

やるべきことが明確になり、順序立てて業務に取り組めるということも、タスク管理・プロジェクトマネジメントツールの導入をおすすめする理由の1つです。

タスク内容と締切日を設定するだけで自動で整理してくれるので、「先にこのタスクを済ませておこう」「このタスクはもう少し先でも大丈夫」という判断がしやすくなります。

また、コミュニケーションツールや労務・採用・人事管理ツールなどとの連携が可能なサービスもあり、タスク管理・プロジェクトマネジメント以外の業務効率化にも役立てられます。

【おすすめポイント3】チームや企業全体の成長につながる

タスク管理・プロジェクトマネジメントツールの導入をおすすめする理由として、チームや企業全体の成長につながるということが挙げられます。

複数メンバーのタスク状況の確認・管理だけでなく、チーム内での共有も簡単にできるので、プロジェクトの進行がスムーズになります。

また、他のメンバーのタスク状況から問題点を見つけ出し、業務内容やフロー改善につなげるなど、チームの力を高めることができます。

より効率的に成果へつなげることができるので、企業の成長も期待できます。

以上、タスク管理・プロジェクトマネジメントの方法やツール導入をおすすめする理由など、盛りだくさんでお届けしました！

タスク管理・プロジェクトマネジメントツールを導入することで解決できる問題があるということが、おわかりいただけたのではないでしょうか。

次回は、タスク管理・プロジェクトマネジメントツールを導入する前に押さえておきたい3つの比較ポイントと、おすすめのツールをご紹介しますので、ぜひご覧ください。