BtoBプラットフォーム 受発注ライトとは？機能や料金 メリットを解説

BtoBプラットフォーム 受発注ライトの主な特徴

BtoBプラットフォーム 受発注ライトは、受注側企業が主導して取引先のデジタル化を進めやすい点が特徴です。 一般的な受発注システムやWeb-EDI（電子データ交換）と比較した際の独自性を見ていきましょう。

①受注側主導で取引先を招待しやすい仕組み

一般的な受発注システムでは、発注側にも費用やシステム導入の負担が生じ、デジタル化の障壁となることがあります。 本サービスでは、発注側の取引先は無料で利用を開始でき、PCやスマートフォンから簡単なID登録ですぐに使い始められます。 この手軽さにより、これまでシステム導入に積極的でなかった取引先にも、Web発注への切り替えを促しやすくなっています。

②AI-OCR機能でFAX注文もデータ化

Web発注への移行が難しい取引先が残る場合でも、「発注書AI-OCR」機能（オプション）が業務効率化を支援します。 FAXやPDFで受信した注文書をAIが自動で読み取りデータ化するため、手入力の工数を削減し、デジタルとアナログの注文情報を一つのシステムで管理できます。 取引先の運用を変えることなく、自社の受注業務からデジタル化を進めたいというニーズにも対応可能です。

③Webカタログやレシピ機能による販促支援

単なる事務処理の効率化だけでなく、売上拡大に貢献する販促機能も用意されています。 取引先ごとにWebカタログ形式で商品を案内したり、メニューレシピを提案したりすることで、追加注文や新商品の認知度向上を自然な形で後押しします。 これにより、事務作業の削減で生まれた時間を、より付加価値の高い営業活動や顧客対応に充てられるようになります。

BtoBプラットフォーム 受発注ライトのメリット

このサービスを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？導入によって期待できる効果を3点解説します。

①受注入力の手間とヒューマンエラーを削減

大きなメリットは、手作業による受注入力業務を削減できる点です。 取引先がWeb画面で入力した注文がそのまま受注データとして反映されるため、電話の聞き間違いやFAXの読み間違い、システムへの転記ミスといった人為的なエラーを防ぎます。 販売管理システムと連携させれば、受注から出荷、請求まで一連の業務をデータで繋ぐことができ、作業時間の大幅な短縮につながります。

②取引先の導入ハードルが低くスマホ発注にも対応

発注側となる取引先の利便性も考慮して設計されており、専用機器の導入などは必要ありません。 IDとパスワードがあれば、PCはもちろん、スマートフォンアプリからも場所を問わず発注作業を行えます。 店舗や外出先で業務を行う発注担当者にとっても、発注履歴の確認が容易になるなど、双方にとって業務改善の効果が期待できます。

③クラウド型でテレワークやBCP対策にも有効

本サービスはクラウド型のため、インターネット環境があれば場所を選ばずに受注状況の確認や処理が可能です。 従来のようにFAXを確認するためだけに出社する必要がなくなり、受注担当者のテレワーク導入を後押しします。 また、災害時やパンデミックといった緊急事態においても事業を継続しやすくなるため、BCP（事業継続計画）対策としても有効です。

BtoBプラットフォーム 受発注ライトのデメリットや注意点

導入を検討するうえで、事前に把握しておきたい注意点やハードルが気になる方も多いのではないでしょうか？導入前に確認したい点を3つ解説します。

①操作に慣れるまで学習期間が必要な場合がある

豊富な機能を備えている反面、ITツールに不慣れな担当者にとっては、画面の情報量が多く操作が複雑に感じられるという声もあります。 導入初期は、自社の業務フローに合わせた設定や、担当者が操作に習熟するためのトレーニング期間が必要になることを想定しておきましょう。 運用を円滑に進めるため、社内向けのマニュアル整備や研修会などを計画しておくと安心です。

②取引先への案内と登録促進の働きかけ

システムの導入効果を十分に得るには、発注元である取引先にシステムを利用してもらうことが重要です。 「これまで通りFAXで注文したい」と考える取引先に対し、システムの利便性を伝え、ID登録や利用開始を促すための丁寧なコミュニケーションが求められます。 全取引先へ一斉に切り替えるのではなく、協力を得やすい取引先から段階的に移行するなど、計画的な導入プロセスを設計することが成功の鍵となります。

③利用環境により動作が遅く感じられる可能性

クラウドサービスの特性上、自社のネットワーク環境やアクセスが集中する時間帯によっては、画面表示や処理が遅く感じられるという意見も見られます。 特に、月末の締め時間直前など利用が集中するタイミングでは、レスポンスが低下する可能性も考慮しておく必要があります。 トライアル期間などを活用し、実際の業務時間帯における操作感を事前に確認しておくとよいでしょう。

このサービスがおすすめのケース

BtoBプラットフォーム 受発注ライトの導入によって、特に大きな効果が期待できる企業のパターンを紹介します。 自社の状況と照らし合わせて検討してみてください。

①FAX・電話受注の入力業務に課題がある企業

受注件数が多く、日々大量のFAX注文書を手入力している企業に適しています。 入力作業にかかる時間と人件費を削減し、入力ミスに起因する誤出荷などのトラブルを減らしたい場合に、導入効果を実感しやすいでしょう。 アナログな受注処理の負担が限界に近づいている現場にとって、有効な解決策となり得ます。

②中小・個店の取引先が多い企業

発注元が小規模な飲食店や小売店が中心で、高額なEDIシステムや複雑なツールの導入を依頼するのが難しい場合に役立ちます。 取引先に費用負担をかけず、スマートフォンで手軽に使える仕組みを提供できるため、デジタル化への協力を得やすくなります。 取引先のITリテラシーにばらつきがある場合でも、比較的スムーズに導入を提案できるサービスです。

③受注業務の効率化と販促強化を両立したい企業

事務作業の効率化だけでなく、売上向上のための施策も同時に進めたい企業にも向いています。 Webカタログ機能やおすすめ商品の提案機能を活用することで、営業担当者が直接訪問できない取引先に対しても、商品の魅力を効果的にアピールできます。 受発注という顧客接点を活かし、クロスセルやアップセルを促進したい場合に有効なツールです。

向いていない可能性があるケース

一方で、業務形態や取引先の状況によっては、このサービスが最適解ではない場合もあります。 導入を見送るべきかもしれないケースについても触れておきます。

①取引先が少なくアナログ管理で問題がない場合

取引先の数が限られており、現在の受注件数であれば手作業で十分に対応できている場合、システム導入の費用対効果が見えにくい可能性があります。 現状の業務でミスや残業がほとんど発生していないのであれば、無理にデジタル化を進める必要性は低いかもしれません。 システム利用料に見合う業務削減効果が得られるか、慎重に検討することが大切です。

②独自の商習慣があり大規模なカスタマイズが必要な場合

業界特有の複雑な商習慣があり、パッケージ化されたクラウドサービスの標準機能では対応できないケースも考えられます。 独自の計算ロジックや特殊な承認フローが業務に必須である場合は、個別開発やカスタマイズ性の高い別システムの検討が適しているでしょう。 現在の業務フローを、ある程度システムに合わせて標準化できるかどうかが一つの判断基準となります。

③取引先の多くがインターネット環境を持たない場合

取引先の多くがインターネット環境を利用していない、あるいはデジタルツールの使用に消極的である場合、Web受注への移行は現実的ではありません。 AI-OCR機能でFAX受注をデータ化することは可能ですが、取引先との直接的なデジタル連携による効率化メリットを享受しきれない可能性があります。 導入前には、主要な取引先のIT環境やデジタル化への意向をリサーチしておくことが重要です。

まとめ

BtoBプラットフォーム 受発注ライトは、受注側の業務負担を軽減しつつ、発注側にも利便性を提供するバランスの取れたサービスです。 特に、FAXや電話が中心のアナログな受注業務から脱却し、効率化とペーパーレス化を目指す卸売業・メーカーにとって有効な選択肢の一つとなるでしょう。 利用企業数が1,000社を超える導入実績と、AI-OCRなどの柔軟な機能により、段階的なデジタル化を支援します。 受発注業務の効率化で生まれた時間を、より付加価値の高い営業活動や顧客サービス向上に充てるために、導入を検討してみてはいかがでしょうか。