【徹底比較】おすすめ請求書発行ソフト11選！【2024年最新】

毎月の請求書発行業務は、手作業によるミスや法改正への対応など、多くの課題を抱えがちです。こうした課題の解決や業務効率化の手段として、請求書発行ソフトの導入が注目されています。この記事では、請求書発行ソフトの中から自社に最適なツールを選ぶための比較ポイントや導入手順を解説します。

請求書発行ソフトの提供形態とそれぞれの特徴

クラウド型のメリット・デメリット

クラウド型は、インターネット経由でサービス提供元のサーバーにアクセスして利用する形態です。主なメリットとして、インターネット環境があれば場所や端末を選ばずに利用できる点が挙げられ、テレワークや外出先からの業務を容易にします。
また、法改正や機能追加に伴うアップデートは提供元で自動的に行われるため、常に最新の状態で利用できる傾向にあります。初期費用が比較的安価で導入しやすい一方、月額利用料などのランニングコストが発生する点や、セキュリティ対策が提供元に依存する点は考慮すべきでしょう。

インストール（オンプレミス）型のメリット・デメリット

インストール型は、自社のPCやサーバーにソフトウェアを導入して利用する形態です。一度ソフトウェアを購入すれば、保守費用などを除き月額費用がかからない製品もあり、長期的に利用する場合のトータルコストを抑えられる可能性があります。
また、製品によってはオフライン環境でも利用でき、自社のセキュリティポリシーに準拠した厳格な管理が可能です。デメリットとしては、法改正への対応やバージョンアップのたびに手動での更新や買い替えが必要になる場合がある点や、利用できる端末や場所が限定される点などが挙げられます。

失敗しない請求書発行ソフトの選び方と比較ポイント7選

提供形態｜クラウド型かインストール型か

請求書発行ソフトを選ぶ最初の選択肢は、提供形態をクラウド型にするかインストール型にするかです。近年の主流はクラウド型であり、法改正への迅速な対応やテレワークへの適応、データ共有の容易さといった面で利点があるといえます。
常に最新の機能を利用したい場合や、複数人での利用、場所を選ばない働き方を重視する場合はクラウド型が適しています。一方、インターネット環境に依存せず、特定のPCで作業が完結する小規模な運用や、月額コストを避けたい場合はインストール型も選択肢となるでしょう。自社のIT環境や働き方に合わせて最適な形態を選ぶことが重要です。

機能範囲｜自社の業務フローに必要な機能が揃っているか

ソフトによって搭載されている機能の範囲は異なります。請求書の作成・発行に特化したシンプルなものから、入金消込や承認ワークフロー、定期請求の自動作成までカバーするものまで様々です。
まずは自社の業務フローを整理し、どの工程をシステム化したいのかを明確にすることが重要です。例えば、サブスクリプション事業のように毎月定額の請求が多い場合は「定期請求の自動作成機能」が、入金確認の手間を減らしたいなら「銀行口座連携と消込機能」が有効です。自社に必要な機能が過不足なく揃っているかを確認しましょう。

外部連携｜会計ソフトや販売管理システムと連携できるか

既存の会計ソフトや販売管理システムなどとスムーズに連携できるかも重要な比較ポイントとなります。API連携やCSVファイルのインポート・エクスポート機能があれば、受注データを取り込んで請求書を作成したり、発行データを会計ソフトに自動で仕訳登録したりすることが可能です。
これにより、データの二重入力をなくし、転記ミスを防ぐことにつながります。特に「freee会計」や「マネーフォワード クラウド」のシリーズ製品のように、同シリーズの会計ソフトと連携できる製品は、データ連携がスムーズに行える傾向にあります。導入を検討しているソフトが、自社で利用中のシステムと連携可能かを確認しておきましょう。

法改正対応｜インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しているか

インボイス制度や電子帳簿保存法といった最新の法令に対応していることは、システム選定における重要な条件といえます。インボイス制度に対応していれば、適格請求書発行事業者の登録番号など、必要な記載要件を満たした請求書を容易に作成できます。
また、電子帳簿保存法に対応した製品であれば、発行した請求書の控えを、法令の要件を満たした状態で電子データとして適切に保管することが可能です。JIIMA認証（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証）を取得している製品は、法的要件を満たしていることを判断する上での一つの目安となります。

セキュリティ｜情報漏洩対策や内部統制の要件を満たすか

請求書には取引先の情報が含まれるため、セキュリティ対策は非常に重要です。通信の暗号化（SSL/TLS）やデータのバックアップ体制、サーバーの監視体制などが整っているかを確認することが大切です。
また、内部統制の観点からは、ユーザーごとのアクセス権限設定や操作ログの記録機能が求められる場合があります。誤送信防止機能や、メール送信時のパスワード設定などの機能があると、より安全な運用につながります。サービス提供事業者がISMS認証やプライバシーマークを取得しているかも、信頼性を判断する指標の一つです。

サポート体制｜導入時や運用中のフォローは手厚いか

導入時や運用中に問題が発生した際、迅速かつ適切なサポートが受けられるかも重要なポイントです。サポート窓口の対応方法（電話、メール、チャットなど）や受付時間を確認しておくことが望ましいでしょう。
特に初めてシステムを導入する場合や、ITに不慣れな担当者が利用する場合は、導入支援サービスや充実したマニュアルの有無が重要になります。中には「楽楽明細」のように、専任担当者による導入支援を提供するサービスもあります。 自社の体制に合わせて、必要なサポートレベルを見極めましょう。

料金体系｜初期費用と月額料金が予算に見合っているか

料金体系は製品によって異なり、初期費用の有無や月額固定制、従量課金制など様々です。まずは初期費用と月額基本料金を確認し、予算内で収まるか検討しましょう。
請求書の発行枚数やユーザー数に応じて追加料金が発生するプランの場合、自社の利用規模を想定したシミュレーションが不可欠です。郵送代行を利用する際は、1通あたりの費用も考慮に入れる必要があります。「freee請求書」や「Misoca」のように、無料プランから始められるサービスもあるため、まずは小規模で試してみるのも一つの方法です。 必要な機能とコストのバランスを総合的に判断し、長期的な視点で費用対効果を見極めることが大切です。

導入候補を絞り込むためのチェックリスト

解決したい業務課題の優先順位を明確にする

導入候補を絞り込む際には、まず自社が抱える業務課題を洗い出し、優先順位をつけることが重要です。「作成作業の時間を短縮したい」「郵送コストを削減したい」「入金消込の負担を減らしたい」など、解決したい課題は企業ごとに異なります。
多機能な製品を選ぶのではなく、自社の最優先課題を解決できる機能に強みを持つ製品を選ぶことで、費用対効果の高い導入につながる可能性があります。

現場担当者の操作性を無料トライアルで確認する

機能が充実していても、現場の担当者が使いこなせなければ導入効果は得られにくい場合があります。そのため、本格導入の前に無料トライアルやデモ版を利用して、実際の操作性を確認することが不可欠といえるでしょう。
画面の見やすさ、入力のしやすさ、メニューの分かりやすさなどを、実際に業務を行う担当者に評価してもらうことが重要です。特に、既存のExcelなどから移行する場合は、データのインポート手順がスムーズかどうかも大切な確認事項です。

取引先の請求書受領方法（電子・郵送）への対応範囲

自社の都合だけでなく、取引先の受け取り環境に配慮することも重要になります。すべての取引先が電子請求書に対応できるとは限らないため、メール送付、Webダウンロード、郵送代行など、多様な送付方法に対応しているソフトが望ましいでしょう。
特に、郵送を希望する取引先が多い場合は、ワンクリックで郵送手配ができる郵送代行機能の有無やコストを確認しておく必要があります。取引先ごとにデフォルトの送付方法を設定できる機能があれば、毎回の振り分け作業の手間を省き、誤送付のリスクも低減できます。

請求書発行ソフト導入をスムーズに進めるための3ステップ

ステップ1：導入目的の明確化と社内での合意形成

システム導入を成功させる最初のステップは、導入の目的を明確にし、経営層や関係部署と合意形成を図ることです。「月間の請求書発行業務を〇時間削減する」「郵送コストを〇％カットする」といった具体的な目標を設定することが推奨されます。
経理部門だけでなく、請求情報に関わる営業部門なども巻き込み、現状の課題と新システム導入によるメリットを共有することで、全社的な協力体制を築きやすくなります。

ステップ2：既存の業務フローの見直しとマニュアル整備

新しいシステムを導入する際は、既存の業務フローをそのまま移行するのではなく、システムに合わせて業務を見直すことが重要です。現在のフローにおけるプロセスや重複作業を洗い出し、システム導入後の理想的なフローを設計します。
例えば、紙での押印申請をシステム上の承認ワークフローに置き換えるなど、具体的な変更点を整理します。その上で、新システムに対応した業務マニュアルを作成し、担当者が迷わず操作できるように準備を整えることが大切です。

ステップ3：取引先への事前案内と協力依頼

請求書の電子化は自社だけでなく取引先にも影響を与えるため、事前の丁寧な案内と協力依頼が不可欠となります。システム導入の数ヶ月前から、請求書のフォーマットや送付方法が変更になる旨を通知することが望ましいです。
案内には、電子化の開始時期、新しい受け取り方法、問い合わせ先などを明記します。また、電子化に際してメールアドレスの登録が必要な場合は、その手続きも案内しましょう。紙での送付を希望する取引先への対応方針も決めておき、円滑な移行を目指しましょう。

請求書発行ソフトに関するよくある質問

無料で使える請求書発行ソフトと有料版の違いは何ですか？

無料版は主に個人事業主や小規模事業者を対象としており、月間の請求書発行枚数や取引先登録数に制限があるのが一般的です。「INVOY」や「Square 請求書」などのサービスでは無料プランが提供されており、まず試してみたい場合に適しています。
一方、有料版は発行枚数や登録数の上限が緩和され、会計ソフトとの高度な連携、入金消込、詳細な権限設定など、業務効率化や内部統制の強化に役立つ機能が充実している傾向にあります。サポート体制も有料版の方が手厚いのが一般的です。

クラウド型とインストール型のどちらを選ぶべきですか？

インターネット環境があれば場所や端末を問わず利用でき、法改正への自動対応やデータ共有の利便性を重視するならクラウド型が適しています。テレワークの推進やバックアップの自動化といったメリットも期待できます。
一方、特定のオフィス内でのみ業務を行い、月額コストをかけずに買い切りで利用したい場合や、インターネットに接続しない環境での運用が必要な場合はインストール型が選択肢となります。自社の働き方やセキュリティポリシー、予算に合わせて選択することが重要です。

現在利用している会計ソフトとの連携は可能ですか？

多くの請求書発行ソフトは、主要な会計ソフトとの連携機能を備えている傾向にあります。API連携によってボタン一つでデータを同期できるものや、CSVファイルのインポート・エクスポートによってデータを移行できるものなど、連携方法はソフトによって異なります。
ただし、すべての会計ソフトと連携できるわけではないため、導入前に製品の公式サイトなどで、自社が利用している会計ソフトとの連携可否や具体的な連携方法を事前に確認することが不可欠です。

取引先が電子請求書に対応していない場合はどうすればよいですか？

取引先が紙の請求書を希望する場合は、郵送で対応する必要があります。多くの請求書発行ソフトには郵送代行機能があり、システム上で郵送指示を出すだけで、印刷・封入・投函の代行を依頼できます。
この機能を利用すれば、自社で発送作業を行う手間を省きつつ、取引先の要望に柔軟に応えることが可能です。また、作成した請求書をPDFでダウンロードし、自社で印刷して送付する運用も選択肢の一つです。

まとめ：自社の課題解決につながる請求書発行ソフトを選ぼう

請求書発行ソフトの導入は、手作業によるミスやコストを削減し、インボイス制度などの法改正に対応するための有効な手段の一つです。最適なツールを選ぶには、自社の業務フローに必要な機能や既存システムとの連携性、サポート体制などを多角的に比較検討することが不可欠です。また、導入効果を最大化するためには、現場の操作性を確認し、取引先への事前案内を丁寧に行うといった準備も重要になります。まずは本記事で解説した選定ポイントを参考に、自社の課題を解決できる製品の候補をいくつか絞り込んでみましょう。無料トライアルなどを活用して実際の使用感を確かめ、自社に最適なソフトで請求業務のDXを推進しましょう。