入金消込システムのメリットとは？おすすめ製品も紹介!!

Last Updated on 2024-11-01 by プロキュア編集部

手間のかかる経理業務ですが、その中でも大変な業務の一つが入金消込です。未収金、売掛金になっている契約と入金済の金額をあわせていくのですが、手作業で行っていたらヒューマンエラーが多くなってしまいます。そこでおすすめするのが入金消込ができるシステムです。

入金消込を行う意味とは？

入金消込では、経理担当が集金ができていないクライアント、また売掛金の状態のクライアントを把握し、入金された金額を確認して入金されていれば消込を行っていきます。そのため未収金の金額と入金額をあわせていくことが必要になるのです。

支払い期限を超えて入金がされていない場合は、クライアント先に催促をする必要があります。しかし、もしも入金がある状態で催促をするとクライアントに迷惑をかけるとともに、未収金を放置していると決算があわなくなってしまうため、入金消込は経理業務の中でも大切な業務なのです。

入金消込の現状

実際に手作業で入金消込を行うと、さまざまなミスを起こす危険性があります。具体的なものとしては以下のようなことがあげられます。

・金額の入力ミス

・データが膨大

・契約者と振込者の名前が違う

・同姓同名がいる

・通帳で確認して、Excelなどに入力する時にミスをする

・消費税計算方法や振込手数料の確認

・複数の契約をまとめて入金することもあり

現状の手作業による入金消込では、これら全てのチェックを人の目ですることになるのです。また少人数の担当者でまわしている企業も多く、ただでさえも時間が足りないのに一人が休んでしまうと業務が回らないというケースもありえます。

入金消込は経理業務の中でも手間がかかる作業でありながら、問題の多いのが入金消込の現状です。

手作業による入金消込で起こる課題

業務が属人化してしまう

手作業で経理業務をおこなっていると、経験を積んだ従業員と経験が不足している従業員とで作業量の差がでてしまいます。経験豊富な従業員は手数料や企業名をみただけですぐに間違いがわかることもあるのですが、新人の従業員に同じことを求めるのは酷だといえます。

また、この方法では十分な引き継ぎをすることができず、新しい担当に変わった時、また担当が休んだとき他の人が対応しきれなくなってしまいます。企業には退職や異動の可能性が常にあるため、業務が属人化してしまうことは避けるべきでしょう。

振り込み名義と請求名義が異なる

請求書の名義と振込人の名義は必ずしも同じではありません。経理担当が目視で消込のチェックをする場合は、この請求書と名義と振込人の名義が違うとチェックが大変になります。

また同姓同名である可能性もあり、手作業で入金消込を行うには限度があるのです。場合によっては違う企業の消込をしてしまう可能性もあります。加えて、もし間違えて入金消込をしてしまうと、その修正だけで多くの時間が取られ、業務の非効率化につながってしまうのです。

見間違いなどのヒューマンエラーが起こりやすい

売掛金や未収入金などを人がやっていると、どうしても見間違いなどのヒューマンエラーが起こりやすくなります。仮に入金を見落として誤って催促してしまうと、クライアント先の信用を落としてしまうことにもなりかねません。

特に銀行振り込みの場合は、顧客番号の入力忘れや入金額の間違い、振込人カナの読み間違いなどさまざまなミスが発生しやすくなります。

これらのミスを解消するためにも、入金消込は手作業ではなくシステムで行うことをおすすめします。

入金消込をシステム化することのメリット

消込業務の属人化を防ぐことができる

経理業務を長年担当していると、会社名や振込手数料など経験で覚えていくものですが、ベテランと同じ業務を新人がすることはできないのが現状です。そのため、必然的に特定の社員しか対応することができない状態になってしまい、負担が大きくなります。

また担当社員が休んでしまう、もしくは辞めてしまったりすると、業務が進まないどころか担当できる社員がいなくなるといったケースもありえます。このようなリスクをシステム化することによって、防ぐことができるのです。

見間違いなどのヒューマンエラーを防止する

多量な業務を人間が目視で行うと、見間違いなどのヒューマンエラーがどうしても生じます。特に、年度末など忙しい時はさらにエラーが増えがちです。もし未回収の売掛金をそのままにしていたり、逆に回収済の売掛金に対して催促書を送ってしまうなど間違いがあれば、クライアントの信頼を失うことにもつながりかねません。

またクライアントから問い合わせの連絡があった時も、すぐに答えられないなどマイナスの連鎖反応がおこってしまう可能性もあります。このような見間違いなどのヒューマンエラーを防ぐためにも、入金消込システムを利用することをおすすめします。

消込業務を効率化し、月次決算の早期化が可能

手作業が行う消込業務をシステム化することで、ミスを防ぎ正確に業務を進めることができます。加えて、月次決算の早期化につなげることもできます。

また滞納している債権を正確かつ素早く催促をすることで、回収が早くなり経営を安定させることにも繋がります。加えて、ミスを少なくし対応が早くなることからクライアントからも信頼されるなど様々なメリットが生まれるのです。

未入金が発生した際の繰越請求管理ができる

未入金があった場合、消込を行う作業の他に次の月に合算する方法があります。この方法は繰り込し請求を行うのですが、手作業でやっていると、両方の月で手続きをしないといけないため、計算が複雑になります。

しかしシステムを導入することにより、繰り越し請求の管理ができるようになります。また繰り越し請求があった場合、その月の請求の合計金額などがひと目でわかるようになり、業務の効率化につながります。

おすすめ入金消込システム一覧

請求管理ロボ

 V-ONEクラウド

まとめ

経理業務の中で、未収金があった場合に実際に入った金額と照合します。しかし手作業で行っていては、同姓同名や金額の間違いなどミスが起こりやすい業務でもあります。そこでシステムを使うことにより、業務効率を高めることをおすすめします。

特に以下のシステムがおすすめです。

・請求管理ロボ

・V-ONEクラウド