【2024年最新】電子帳簿保存法の改正内容とメリットについて解説!

Last Updated on 2024-05-10 by プロキュア編集部

2020年に電子帳簿保存法が改正されたことにより、条件はあるものの、第三者がデータを改ざんできなければ帳簿類や決算関係の書類、他に契約書や領収書などの電子データ化が可能になりました。このことによりペーパーレス化の促進をしているのです。

2020年電子帳簿保存法改正のまとめ

タイムスタンプに関する変更点

これまで電子でデータを保存するためには、全てタイムスタンプが必要でした。しかし2020年電子帳簿保存法改定により、受け取り手のタイムスタンプの付与が一部不要になりました。

詳しくは以下のようになります。

タイムスタンプの有無改正される前改正された後
発行者が付与受け取り側もタイムスタンプ付与が必要受け取り側はタイムスタンプ付与が不要
発行者が付与していない受け取り側がタイムスタンプ付与必要あり受け取り側がタイムスタンプ付与が必要

発行者がタイムスタンプを付与していれば、受け取り側は必要ないのでクライアントの手間を減らすことができるのです。

タイムスタンプとは

電子データが決まった時刻に存在をしているか、また不正な利用をされていないかを証明するためにタイムスタンプがあります。タイプスタンプは時刻認証局(TSA)が運営しており、タイムスタンプが認めたことで証明になります。

つまり、タイムスタンプが付与された電子データであれば、電子帳簿としてなど公式書類として認められたということです。

経費清算ソフトを使う場合は、このタイプスタンプ対応のソフトを使うことが重要です。

キャッシュレス決済で完全ペーパーレス !!

経理業務にキャッシュレス決済を取り入れることで、紙の領収書が不要になるため、経理の手間を減らすことができます。

さらにクレジットカード・交通系ICカード・QRコード決済それぞれの利用明細データがそのまま領収書の代わりになるため、交通費や支払いなどの金額を計算する必要がなくなります。

経理業務はさまざまな種類があり、時期によっては残業が続くことも多いでしょう。しかし経理業務全てをキャッシュレス決済にすることで、大幅な業務効率化につなげることができるのです。

また、ペーパーレスにすることで、紙の印刷代、郵送代、紙代などの費用削減にもつながります。

2020年電子帳簿保存法改正によるメリット

2020年に電子帳簿保存法が改定されたことにより、以下のようなメリットが生まれました。

・経理処理の負担を軽減

・ペーパーレスによる経費削減

領収書などを作成し印刷、投函、領収書の保管までしていた作業がペーパーレスになることにより、一気に経理担当者の負担を減らすことができます。社員は書類のためだけに出社することがなくなり、経理担当でもリモートワークができるようにもなります。これらのことにより人件費の軽減にもつながります。

さらに紙代、印刷代、切手代、書類を保管する場所の確保が必要なくなることから経費削減も見込まれます。

電子帳簿保存法とは?

法律では、領収書や帳簿など決算関連書類を電子データで保存することを認めています。それに加えて、2018年にA4より小さいサイズの領収書を保存できるようになってから、電子データを利用する企業が増えています。

さらに2020年に一部条件はありますが、ほとんどの決算関連書類国税関係帳簿書類取引先関係書類などが電子でデータ保存できるようになり、ペーパーレス化を促進しているのです。

国税帳簿書類を電子データ保存できる

電子データとして保存できるのは以下の3種類です。

・PCで一環して保存をする方法

・領収書など紙ベースのものをスキャナでとりこみ、PDFなどで保存をする方法

・取引先と電子取引をした取引内容を保存する方法

しかし、スキャナ対応なのは一部の書類なので注意が必要です。

国税関係帳簿書類スキャナ対応
帳簿NG
決算関係書類NG
取引先関係書類(発行分)NG
取引先関係書類(受領分)可能

スキャナ対応が可能なのは、クライアントから受けとった契約書・領収書・請求書などの取引先関係書類のみです。

また、手書きで作成した仕訳帳や請求書の写しなどは電子データ保存の対象となりません。

2020年電子帳簿保存法改正に至るまでの経緯

電子帳簿保存法は最近できた法律ではなく、1998年に誕生しました。この法律により決算書データを電子保存できるようになりました。その後、さらに電子保存ができる範囲が広がっていきました。

改正内容(可能になったこと)
1998年決算書の電子データ保存
2005年e-文書法施行によりスキャンによる電子保存
2015年3万円未満や電子署名など条件が変更
2016年スマートフォンでの撮影した画像の利用
2020年ユーザーが改変できなければOK

電子帳簿保存の要件

「真実性の確保」と「可視性の確保」

電子帳簿保存法にて、電子データの保存をするにあたり、「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たしている必要があります。「真実性の確保」は、訂正や削除等の事実を確認する必要があること、タイプスタンプが付与されていることが該当します。つまり、第三者が内容を変えられない状況が必要なのです。

また「可視性の確保」は取引年月日や勘定科目が検索できること、システムの関係開発関連の書類を確認できることがこれにあたります。

これらの条件を満たしていないと、電子データの保存は認められないので注意が必要です。

申請は3ヶ月前までに税務署へ

電子データで保存するには税務署への申請が必要になります。実際に電子データを保存する3か月前までが期限となるので注意してください。また、申請時に必要書類を提出する必要があります。この書類を準備するのに時間がかかることがあるので、十分に余裕をもって準備を始めるようにしてください。

申請をしてから3か月間はみなし承認となり、3か月を超えると電子保存開始となります。電子保存開始してから、電磁記録等の保存状況の申請内容の審査をする実地審査があります。

電子帳簿保存法の導入方法

以下では、電子帳簿保存法を導入するための方法を具体的に説明していきます。まずは、3か月前までに税務署で申請をする必要があります。また、対応ソフトは電子帳簿保存法の要件を満たしている必要があります。

3ヶ月前までに税務署へ申請を行う

電子帳簿保存法により領収書などの電子保存が認められているからといって、電子保存をする3か月前までに税務署へ申請をしないと無効になります。

3か月前に必要な書類は以下の3点です。

1 承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類 1部

2 承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し) 1部

3 申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類 1部

引用 国税庁

電子帳簿保存法の要件を満たしている対応ソフト

経費精算システムを使って電子保存をする場合は、電子帳簿保存法の要件を満たしている対応ソフトを利用する必要があります。例えば、スマートフォンを使って撮影した画像を使うことができるようになりましたが、日付などがわかるタイプスタンプを付与することが必須です。

そこで自動でタイプスタンプを付与してくれる経理清算システムがおすすめなのです。ここで最もおすすめなのが、下記に詳しく説明しているTOKIUM経費精算です。領収書のデータを詳しくシステムに反映させるだけでなく、自動的にタイプスタンプを付与します。

他にもMoneyForwardクラウドやジョブカン経費精算もタイムスタンプを自動的に付与してくれるシステムです。

おすすめ経費精算システム「TOKIUM経費精算」

・TOKIUM経費精算

機能

TOKIUM経費精算はスマートフォンのカメラを使って領収書を撮影すると、日付や購入した商品名、金額などがシステムに自動入力されます。さらにICカードをタブレットにかざすことにより、自動的に計算をしてくれる機能があります。

さらに自動仕分け機能があるため、項目を選ぶだけでなく、読み取った商品名などから勘定科目を提案してくれる機能もあります。

会計ソフトと連携できるため、領収書やレシートから読み取った情報を自動的に会計ソフトに取り込むこともできます。つまり、領収書のデータを一度も手入力する必要がないのです。

特徴

電子帳簿保存法の要件を満たしている(完全対応マニュアルもあり)

・クラウドを使っているためパソコン以外にもタブレットやスマートフォンでも利用可能

・無料トライアルあり

料金

・初期費用30万~ 月額3.6万円~

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まとめ

2020年に新たに電子帳簿保存法が改定され、領収書や会計帳簿などを電子データとして保存できるようになりました。ペーパーレスにすることで、経費削減、業務効率化、また情報漏洩対策、従業員の負担軽減などさまざまなメリットがあるのです。

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