採用管理システム導入のメリットは？よくあるお悩みもご紹介！
Last Updated on 2020-10-15 by プロキュア編集部
こんにちは。プロキュア編集部です。
人事部で採用を担当している方なら誰もが、「優秀な人材を効率的に確保したい！」という想いで採用活動を行っているのではないでしょうか。
そんな想いの実現をサポートしてくれるのが、採用管理システムです。
今回は、採用管理システムの導入を迷われている方のために、導入のメリットをご紹介します！
採用管理におけるよくあるお悩みも一緒にご紹介しますので、現在抱えているお悩みと照らし合わせながらご覧ください。
目次（クリックでジャンプします）
採用管理システムの導入が必要な場合
【お悩み・その1】採用情報の管理が煩雑になり膨大な工数がかかっている
採用管理システムは、採用情報の管理が煩雑で膨大な工数がかかっているというお悩みをお持ちの場合に導入が必要だと言えます。
履歴書やエントリーシート、職務経歴書といった求職者から提出された情報をはじめ、筆記試験や適正検査、面接結果などの情報の管理も必要な採用活動は、紙やExcelでの管理では情報が散逸してしまうことがあります。
そのため、情報の整理や分析、意思決定までに時間がかかり、スピーディーな採用活動が行えないというケースも少なくありません。
【お悩み・その2】応募数・応募経路が多く、対応漏れがある
応募数や応募経路が多く、対応漏れが発生している場合も、採用管理システムの導入が必要でしょう。
より多くの人に求人情報を知ってもらうために、雑誌やWebサイトなど、様々な媒体を利用して採用活動を行っている企業も多いです。
ですが、応募者数や応募経路が多いことで充分な管理ができず、対応が漏れてしまうことも。
特に、紙やExcelなどを使用した管理方法の場合、手動の部分が多いので、対応漏れの発生率が高まる可能性があります。
【お悩み・その3】選考オペレーションが滞り応募者への通知が遅れている
採用管理システムは、選考オペレーションが滞り、応募者への通知が遅れている場合も導入が必要だと言えます。
採用過程においては、人事部をはじめ経営陣や各部署の部長など、様々な部署の社員から評価を収集する必要があり、応募者が増えるほど選考オペレーションにミスや遅れが生じてしまう可能性があります。
オペレーションの滞りによって応募者への合否や面接日時の確定に時間がかかり、選考期間が長くなることで選考中に「先に他社の内定が出た」という理由で、辞退されてしまうケースも多いです。
【お悩み・その4】求人を出しているのに、応募が全くこない
求人を出しているのにも関わらず、応募が全くこないというお悩みをお持ちの場合にも、採用管理システムの導入がおすすめです。
このようなお悩みの場合、自社の採用サイトを持っていない、採用サイトに必要な情報が載っていないなどが原因の可能性があります。
ですが、担当者の手がいっぱいで採用サイトの構築や更新まで充分な対応ができず、広告費をムダにしてしまうことも少なくありません。
【お悩み・その5】毎年採用コストが増加している
採用管理システムは、採用コストの増加にお悩みの場合にも導入が必要だと言えます。
求人広告を打っている企業も多いですが、広告を出しても応募者がこない、辞退者が多いなどの理由で採用まで至らなければ、採用コストは膨らむばかりです。
このようなお悩みをお持ちの場合、採用率や辞退率の管理が充分にできていない可能性が考えられますが、管理が煩雑な状態であれば改善は難しいでしょう。
採用管理システムを導入するメリット
【メリット1】業務工数が削減できる
採用管理システムを導入するメリットには、業務工数の削減があります。
求人案件や応募者の情報など、採用活動に関する情報を一元管理できるので、膨大な情報の管理に手間がかかりません。
また、様々な条件でデータを抽出することが可能で、分析レポートを簡単に作成することもできます。
さらに、応募者への通知メールを自動化できるなど、あらゆる採用業務の効率化によって、工数の大幅削減が期待できます。
【メリット2】応募者の情報を効率的に管理できる
採用管理システムを導入するメリットには、応募者の情報を効率的に管理できることも挙げられます。
応募経路や応募職種、選考の進捗状況など、応募者に関する様々な情報をまとめて管理できるので、紙やExcelといった情報がバラバラになりがちな管理方法とは効率の良さが違います。
知りたい情報を簡単に確認して分析に活かせるので、よりスピーディーな採用を実現できるでしょう。
【メリット3】リードタイムを短縮できる
リードタイムの短縮も、採用管理システムを導入するメリットの1つです。
応募から内定者の確保までは、書類選考や面接日時の決定、面接、内定者の決定・通知、内定者による承諾などが発生します。
その過程で、意思決定に時間がかかったり、面接日時の調整などが発生したりするとリードタイムが長くなり、優秀な人材の確保に必要不可欠なスピーディーな採用が実現できません。
採用に関する情報の確認や分析が簡単で、面接スケジュールの管理も可能な採用管理システムを導入することによって、社内の意思決定や面接スケジュールの調整もしやすくなるので、リードタイムを短縮することができます。
【メリット4】応募数増加につながる
採用管理システムの導入には、応募数の増加につながるというメリットもあります。
求人のために、自社の採用サイトやページを作りたいとお考えの方もいらっしゃると思いますが、求職者が応募したいと思えるようなクオリティを目指すとなると、専門的な知識が必要です。
採用管理システムなら、求職者の目に留まるような見栄えはもちろん、SEO対策が施された採用サイトやページが簡単に作れるので、効率的に応募数を増やせるでしょう。
【メリット5】採用コストを軽減できる
採用コストを軽減できることも、採用管理システム導入のメリットです。
採用コストには、広告掲載費や人材紹介費用といった外部コストと、応募受け付けから採用に至るまでの労力や時間などの内部コストがあり、内定承諾まで至らなければコストばかりが膨らんでしまいます。
採用管理システムを導入することで、あらゆる採用段階での業務を効率化できるので、結果採用コストの軽減につながります。
チャット機能やメール機能など気軽にコミュニケーションが取れる機能を搭載している採用管理システムもあり、内定者の辞退率改善に活用できます。
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以上、採用管理システムの導入メリットについてご紹介しました！
採用管理システムを導入することで、採用業務が大幅に効率化でき、理想の採用活動が実現できそうだと感じられた方も多いのではないでしょうか。
次回は、採用管理システムを正しく選べるよう、比較ポイントや導入事例などの情報をお届けします！
また、プロキュアでは採用管理システムのサービス詳細が確認できる資料の請求が可能ですので、ぜひこの機会にご利用ください。
