【徹底比較】受発注システム12選 【2024年最新】

FAXや電話を使った発注が不便だと感じている事務の方や、受注した内容の管理に限界を感じている御会社の方が多いのではないでしょうか？

発注から受注、さらに出荷や在庫管理と続く一連の流れは、様々なステップを踏む必要性があり、煩雑でミスが起こりやすい業務内容です。

この受発注の業務を効率化する方法には主に「フローの見直し」と「受発注システムの導入」の2つが挙げられます。この記事では、受発注を効率化する上での課題とその方法、受発注システムの利用メリット、比較ポイントやおすすめのシステムについて徹底解説いたします。

受発注業務とは？

受発注業務とは、商品の注文を受けたり出したりする業務の総称です。受注業務は、受注情報をもとにデータを販売管理表へ取り込み、工場などに出荷指示をかける業務を指します。受注業務の具体的な内容は、以下のとおりです。

発注業務は、仕入先に対し製品やサービスの発注を行う業務です。在庫管理も発注業務の一環として行い、在庫計画に沿って発注を行っている企業もあります。発注業務の具体的な内容は以下のとおりです。

また、発注する企業では発注業務の前段階として、購買依頼書を作成し、発注方式（定期発注方式・定量発注方式）を決定します。そして発注先の選定を行い、上述した発注業務にうつります。

受発注業務を効率化する上での課題

受発注業務を効率化する上ではどんな課題が挙げられるのでしょうか。ここでは、4つの課題について解説いたします。

ペーパーレス化が進まずに人手に頼っている

これまで受発注業務は、人手に頼ることが当たり前の業務でした。電話が鳴り社員が自分の手で注文内容を打ち込んだり、FAXで注文書を印刷し、ファイリングするなどの業務です。注文がピークとなる時間帯は人員の配置も必要ですし、ミスも多発します。受注だけでなく、発注もしなければ状況下では、様々な書類で溢れ、効率化もままならないのが現状です。

関連する業務を行う人との連携不足

一方、受発注は単独で完結する業務ではありません。例えば受注業務では、受注されたら在庫を確認するため、在庫管理業務との連携が必要です。また在庫がなければメーカーへの発注、もしくは生産を行い在庫を増やすための業務を行わなければならず、また完成後は出荷、販売管理…というように、他業務との連携が必須となります。

発注業務でも同様で、発注する前には在庫がどのくらいあるのかを確認する必要があります。また、発注後は経理部門との連携や在庫管理が必要になるなど、関連業務との連携改善が必要です。それらの連携はうまく機能していないことが多く、このことが受発注業務を更に煩雑にしています。

業務フローの属人化

業務フローが属人化してしまい、担当者によって進め方が異なり業務が非効率になる可能性があります。

例えば、業務を進める上で発生する確認・調整・判断の進め方が担当者によって異なり、業務効率化を妨げているケースがあります。

また、業務フローが属人化されていることで、業務マニュアルと現場で実施されている業務フローが異なり、結果的に業務フローが整備されていない可能性も考えられます。

システム間の連携不足

受発注業務の効率化が進まない企業は、システム間の連携不足で人手に頼った業務が多くなる傾向があります。

例えば、データの照会をしながら入力作業や発注数量などの単純作業を行う場合、従業員がエクセルなどを使って手入力で対応しているケースがあります。このような業務は正確性が求められるため、システムの機能を利用するべきです。

また、システムとシステム間で発生する作業を従業員が対応しているケースもあります。従業員が対応することで、入力漏れや入力ミスなどの人為的なミスが起こる可能性があり、確認作業にも多くの時間がかかってしまいます。

受発注業務を効率化し改善する方法

ではこのような煩雑になってしまっている受発注業務はどのように改善するべきなのでしょうか。

受発注の業務フローを見直す

まずは業務フローを見直しましょう。一連の業務の中に無駄な点がないかを確認する必要があります。

具体的には以下のような点に注意しましょう。

・チェックの回数は適切か

・取引先との連絡回数は多すぎないか

・各業務の担当者との連絡がスムーズに取れているか

・人為的ミスが発生しやすい業務を把握できているか

少しでも気になる点がある場合、受発注業務を改善する余地があります。不必要な作業を減らし、関連業務の間で連絡が取りやすいよう、社員の配置を変える必要もあるでしょう。

まだ業務フローが確立できていない場合、まずは基本となる業務フローを構築することが最も重要です。

受発注システムを導入し自動化する

業務フローを見直すと細かいムダは省けるものの、ペーパーレス化の実現や電話対応の回数削減はできません。また、関連業務間の連携改善にも限界があります。

しかし、受発注システムを導入すればFAXや電話に頼ることなくWeb発注が可能となります。また、データの一元管理も可能となり、関連業務の担当者への情報共有もしやすくなります。これにより、ペーパーレス化が実現し書類の管理が効率化される上、受発注に関連する業務の自動化が実現できます。

アウトソーシングやBPOの活用

アウトソーシング・BPOを活用することで業務効率化を実現することができます。

アウトソーシングとは、業務の一部を外部に委託することを指します。アウトソーシングでは、業務の代行にとどまりますが、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）では業務の実施だけでなく、業務プロセス全体を見直しながら企業の課題解決に継続的に関わる特徴があります。

アウトソーシングは受発注業務を効率的に実施するためのノウハウを蓄積しており、設備や備品を自社で準備したり、業務の実施に必要な人材を採用したりする手間を省くことができます

受発注システムとは？

受発注システムとは、BtoBの受注や発注に関わる一連の業務をWeb上で完結させることができるシステムです。受注漏れや発注ミスの削減に役立ちます。

BtoBの受発注業務をFAXや電話、対面営業などで行っている企業は未だに数多く存在します。

受発注システムによっては、単純に発注するだけで新着情報の更新や、情報発信といったマーケテイングに関する機能がなかったり、受注側も注文を受けつけるだけで出荷業務や請求業務は別の社内システムに取り込んでから行ったりするといった違いがあります。

また特徴として、自社だけでなく取引先と一緒に利用する、という点が挙げられるため、双方にとって使いやすいサービスを選ぶべきで、うまく利用することで受注側、発注側のどちらにも大きなメリットが見込まれます。

受発注システムをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。

受発注システムを導入するメリット5つ

1. 人為的ミスの削減
2. 適正在庫の維持
3. 納品までのリードタイム短縮
4. 人員の最適配置
5. 顧客満足度の向上

1. 人為的ミスの削減

従来避けることのできなかった、電話上での勘違い、FAXの誤読、紙伝票からの転記ミスなどを防止できます。それにより、受発注業務の正確性が向上します。

2. 適正在庫の維持

電話での受け付けやFAX・紙伝票からの転記作などの業務を省くことができ、受注業務をスピードアップできます。さらに、在庫管理や出荷業務、メーカへの発注業務も連続して自動化できるため、納品までのリードタイム短縮が可能となります。

3. 納品までのリードタイム短縮

リアルタイムの在庫量がわかるので、過不足ない適正在庫を維持できるようになります。また、在庫の入荷データをWeb上に公開することもできるので、在庫移管に関する問い合わせを減らすことも可能です。

4. 人員の最適配置

受発注処理への対応人員を他の作業に配分することができます。また、人件費の削減に繋がる可能性が高いです。

5. 顧客満足度の向上

Web対応が可能となるため、お客様は24時間どこからでも発注ができるようになります。また、一連のワークフローをシステム化しているため、作業の経過が把握でき、お客様からの問い合わせにもその場で返答できます。管理画面がわかりやすい製品を選ぶことで、お客様も簡単に発注でき、満足度を向上できます。

受発注システムの機能【発注側】

機能	概要
発注内容のコピー	同じ発注や類似した発注は、以前の内容を修正するだけで送信できます。
発注状況の確認	出荷状況を通知します。到着時期の予測に利用できます。
リマインド設定	特定のスパンで発注する品目を通知し、発注漏れを防止します。
発注先管理	発注先の企業情報を整理します。トラブルの際にサポート内容や問い合わせ先の確認がスムーズにできます。
発注書・伝票の発行	発注情報から発注書や伝票を自動で発行します。紙でもデータでも出力可能です。
CSV・PDFのデータ出力	書類や分析データをCSV・PDFで出力します。
発注レポート	発注個数や金額をデータにまとめます。無駄な発注がないかチェックできます。
マルチデバイス対応	パソコンやスマートフォン、タブレットから操作できます。

受発注システムの機能【受注側】

機能	概要
受注アラート	受注をメールや通知音で知らせ、対応を促します。
在庫管理	在庫の数や状態を整理します。発注者にも在庫数を知らせ、問い合わせを減らします。
出荷管理	出荷状況を明示します。発注者も荷物の状況をチェックできます。
顧客管理	受注履歴や商談の記録を残します。いつどれくらいの発注が入るかを予測できます。
納品書・請求書の発行	受注情報から納品書や請求書を自動で発行します。
CSV・PDFのデータ出力	書類をCSVやPDFで出力します。分析のシステムやデータの共有に使えます。
マルチチャネル対応	ネットやメール、電話からの受注に対応します。
マルチデバイス対応	パソコンやスマートフォン、タブレットから操作できます。

受発注システムの選び方

導入時のサポート体制

今まで受発注システムを使用したことのない人にとって、導入してから使いこなすまでには時間がかかります。

取引先からしても今までと異なる発注方法になりますので、日々お問い合わせが発生する可能性もあります。

その際に受発注システムを提供している会社がサポートしてくれるかどうかはとても大きな部分です。

業界にあったシステムかどうか

業界によって受発注管理における問題点やフローが異なるため、自社の業界にマッチしたシステムを選ぶことが大切です。自社に合わせたカスタマイズが必要になるケースの場合は、仕様や機能をカスタマイズできるかどうかも併せて確認しましょう。

取引き先の導入のしやすさ

まず、受発注システムは自社だけでなく、取引先と一緒に利用するという点が大きな特徴です。自社だけでなく、自社と取引先とお互いにとって導入しやすいか、使いやすいかどうかという点が重要になります。

具体的には、飲食店が導入する場合、取引先である受注企業側に一緒に使ってもらう、受注企業が導入する際には発注側の飲食店にも利用してもらう必要があります。その際、発注側の飲食店が利用する場合はコスト負担が少なく導入できるようであれば、利用してもらいやすくなります。

さらに導入実績が多く、既に業界で普及しているサービスがあれば、そちらを導入すれば間違いないでしょう。

データ分析の容易さ

請求書などの電子化により蓄積されたデータから店舗改善のヒントが多く抽出されます。目標や昨年対比での仕入れ額や原価率の推移、在庫の効率性や取引先別の取引額推移などがリアルタイムにすぐに取り出せると、それだけ店舗改善に活かされるようになります。

おすすめの受発注システム12選

1. BtoBプラットフォーム 受発注

2. e2-movE(イーツームーヴ)

3. レッツ原価管理Go2

4. 楽楽B2B

5. Bカート

6. スマートディール

7. COREC

8. Aladdin EC

9. TS-BASE

10. GMOクラウドEC受発注Lite

11. NetSuite

12. 助ネコ 受注管理

まとめ

ここまで、受発注業務のフローや、受発注システム導入のメリット、おすすめの製品などについて紹介してきました。煩雑な受発注業務は、しっかりと業務のフローを見直し、構築することが大切です。また、受発注システムを用いることで圧倒的な効率化を実現でき、浮いたリソースを他の業務に回すことができます。

受発注業務を効率化したいという人は、一度システムの導入を検討することをおすすめします。