ベンチャー企業が導入しやすい勤怠管理システムをご紹介！
こんにちは。プロキュア編集部です。
少人数体制が多いベンチャー企業、スタートアップ企業の中には、いまだに紙やExcelで勤怠管理を行っているというところも多いのではないでしょうか。
ですが、そのような管理を続けていると、事業拡大による増員や多様化する働き方に対応できず、大きなトラブルに発展する可能性もあります。
今回は、ベンチャー企業が導入しやすい勤怠管理システムをご紹介しますので、現在の勤怠管理に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください
目次（クリックでジャンプします）
そもそも勤怠管理システムとは？
まずは、勤怠管理システムとは何なのかをおさらいしましょう。
勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤時間などの勤怠状況をデジタル化し、記録や管理を効率化するシステムです。
記録や管理が簡単なだけでなく、給与計算に必要な情報を自動で集計できるので、担当者の業務負担が大幅に減ります。
勤怠管理システムの種類
クラウド型
勤怠管理システムには、クラウド型とパッケージ型の2種類があります。
クラウド型は、インターネット上のサーバーで動いているシステムを利用するタイプです。
インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも利用できるので、打刻する従業員と管理を行う担当者両方の負担が軽減できます。特に起業したてのベンチャー企業では、人事担当者などいない場合もあります。負担を軽減することはシステム導入の利点となります。
また、ソフトのインストールが不要で比較的安価で利用できるので、できるだけ費用を抑えたいというベンチャー企業にも最適なのです。
パッケージ型
パッケージ型の勤怠管理システムは、自社のサーバー内に専用のソフトをインストールして利用するタイプです。
社内データをインターネット上にアップロードする必要がないので、情報漏洩といったリスク防止につながります。
クラウド型の勤怠管理システムより費用がかかってしまう場合がありますが、社内で構築することができるのでカスタマイズがしやすいです。
より強固なコンプライアンスのもとで、自社の業務プロセスを変更せずに導入・運用したいというベンチャー企業におすすめです。
勤怠管理システム導入のメリットと必要性
勤怠管理システムの導入には、
- ・ペーパーレス化や管理業時間の短縮によるコスト削減
- ・適正な労働時間の管理
- ・不正打刻の防止
- ・業務効率の向上
など様々なメリットがありますが、多くのベンチャー企業は「従業員が少ないから必要ない」、「創業直後で内部管理より営業に注力したい」などの理由で、営業や商品開発、資金調達などの業務を優先してしまいがちです。
ですが、一人でも従業員を雇用した時点で勤怠状況を正確に把握する義務が発生し、管理を怠ってしまうと労使トラブルや労働基準法違反につながりかねないので、ベンチャー企業であっても他の業務と同様に徹底して取り組むべき課題だと言えます。
また、このような労務コンプライアンスの面だけでなく、手作業による集計のミスや労力といった担当者の作業負担、従業員の仕事量の管理といった面でお困りのベンチャー企業の人事担当（兼務の場合も含め）は、勤怠管理システムを導入する方が有益という場合もあるということが言えます。
ベンチャー企業の勤怠管理に関するトラブル
【トラブル1】退職勧奨
ベンチャー企業で起きる勤怠管理に関するトラブルとして、企業から従業員に退職を勧める「退職勧奨」が挙げられます。
あるベンチャー企業では、人手不足により従業員を急いで採用した結果、雇用後に従業員のパフォーマンスに問題があることを発見し、退職勧奨の末、通常解雇を行ったところ、従業員より労働審判を申し立てられてしまいました。
一見、問題のない解雇のように思いますが、従業員に対する適切な評価や指導をはじめ、他部署への配置転換や戒告を重ねるなど、解雇回避のための企業努力がなされていない場合は違法とみなされてしまうのです。
こちらのベンチャー企業は、経営に影響を及ぼすくらいの多大な時間と費用をトラブル解決のために費やすことになったそうです。起業したてのベンチャーといえど、勤怠管理や、人事に関しての対策はきちんとしなければならないと感じる一例です。
【トラブル2】残業代の未払い
ベンチャー企業の勤怠管理に関するトラブルには、「残業代の未払い」も挙げられます。
人件費を抑える目的で40時間の固定残業代を設定した後に基本給を減らす変更を行ったところ、労働紛争へと発展してしまったベンチャー企業もあります。
このケースでは、就業規則上で基本給と残業代を明確に分けずに月給として記載していたこと、会社側の利益のみを優先し、従業員の合意を得ずに就業規則を変更したことで、従業員との信頼関係が壊れてしまったことが要因として挙げられます。
未払い残業代は2億円にも及び、こちらのベンチャー企業は約8千万円もの和解金を支払ったそうです。
ベンチャー企業にはこんな勤怠管理システムがおすすめ！
＜ベンチャー企業におすすめ＞コストが抑えられる勤怠管理システム
ここからは、ベンチャー企業におすすめの勤怠管理システムをご紹介します。
まずおすすめしたいのが、コストが抑えられる勤怠管理システムです。費用を抑えたいベンチャー企業が多いのは、どこも共通です。
世の中に存在しない商品やサービスを生み出していくベンチャー企業は、既にあるビジネスを展開している企業より安定性がないので、いかにコストを抑えられるかが経営を維持するために重要なポイントとなります。
勤怠管理システムには、導入時にかかる費用と運用時にかかる費用があります。
初期費用が無料の勤怠管理システムに注目してしまいがちですが、運用にかかる費用も考慮した勤怠管理システムの導入を検討されることをおすすめします。
＜ベンチャー企業におすすめ＞クラウド型の勤怠管理システム
ベンチャー企業には、クラウド型の勤怠管理システムの導入がおすすめです。
クラウド型の勤怠管理システムは、インターネット上のシステムを利用するため比較的安価な費用で導入することができます。
また、社内構築やアップデートが不要なので、少人数のベンチャー企業でも負担なく運用できるでしょう。
＜ベンチャー企業におすすめ＞従業員全員が操作しやすい勤怠管理システム
従業員全員が操作できる勤怠管理システムも、ベンチャー企業におすすめです。
いくら機能が優れていても操作がしにくいと、作業効率を下げてしまう原因にもなりかねません。
すべての従業員が操作しやすい勤怠管理システムを導入することによって、従業員数が少なく専任の担当者を配置できないベンチャー企業でも管理が行いやすいでしょう。
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いかがでしたか？
ベンチャー企業には、自分たちに適した勤怠管理システム選びが大事だということがおわかりいただけたのではないでしょうか。企業のスタート時に、人事関連での躓きは避けたいものです。
プロキュアでは、勤怠管理システムの資料や比較シートを無料でダウンロードすることができますので、勤怠管理システム導入を迷っているベンチャー企業の方はぜひご活用ください。
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