勤怠管理システムを導入するメリットとは？種類や導入の必要性をご紹介！

こんにちは。プロキュア編集部です。

勤怠管理システムを導入すれば業務の効率化が図れる、というイメージをお持ちの方が多いと思いますが、他社がどうしているのかわかりづらいこともあり、なかなか導入に踏み切れないという方も多いはず。

そこで今回は、勤怠管理システムの種類や基本機能、勤怠管理システム導入の必要性をまとめてみました。

勤怠管理システムの導入をお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

勤怠管理システムの種類

クラウド型

勤怠管理システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

クラウド型は、オンライン上のサーバーで動作しているシステムを利用するタイプで、場所や時間を問わずインターネット環境があれば打刻できます。

ソフトのインストールが不要なので、比較的安価で利用できるというメリットがあります。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社のサーバー内にソフトをインストールして利用するタイプです。

オンライン上で利用できるクラウド型より費用がかかってしまう場合が多いですが、社内データをサーバー上にアップロードする必要がないので、情報漏洩のリスクを抑えることができます。

より強固なコンプライアンスのもとで勤怠管理システムを導入、運用していきたいという企業にぴったりでしょう。

勤怠管理システムの基本機能

勤怠情報の集計・管理機能

勤怠管理システムには、勤怠情報の集計・管理機能が搭載されています。

集計結果から総労働時間や残業時間など、詳細な情報を表示させることができます。

また、勤怠管理システムで集計されたデータは、出力後に給与計算システムに取り込めるので、入力ミスや工数を減らせます。

中には、給与計算システムとの連携機能を搭載した勤怠管理システムもあり、勤怠情報の集計から給与計算までの手間や工数を大幅に削減できます。

ワークフロー機能

勤怠管理システムには、出勤簿の承認や残業、休日などの申請・承認がワンクリックでできるワークフロー機能が搭載されています。

スマートフォンに対応している勤怠管理システムであれば、外出先からでも申請内容の確認や承認業務を行うことができます。

メールや書面での申請や承認の手間を省き、業務を効率化できます。

スケジュール管理機能

勤怠管理システムには、従業員のスケジュールを管理する機能も搭載されています。

働き方改革が叫ばれる中、従業員1人ひとりのスケジュールを管理することは必要不可欠ですが、多様化する勤務・雇用形態に対応するのが難しいと感じている企業や事業所も少なくありません。

近年では、自社の雇用スタイルに柔軟に合わせられるスケジュール管理機能が搭載された勤怠管理システムが増えてきています。

勤怠管理システム導入の必要性

ここからは、勤怠管理システムの導入が必要なケースと、導入によって解決できることをご紹介します。
現在の勤怠管理はどうしているのか、今後どのように改善していきたいのかを考えながらご覧ください。

勤怠管理システムの導入が必要なケース

まずは、勤怠管理システムの導入が必要なケースを3つご紹介します。

【お悩み・その1】手作業による集計のミスや労力が負担になっている

勤怠管理における悩みで多いのが、手作業による転記・集計ミスやコスト、労力の負担です。

タイムカードやエクセルを使用した、手作業による自己申告制の場合、データの集計の時間やコストがかかってしまいます。またタイムカードで管理する場合は、そのタイムカードを保管する場所や本社への配送によるコストなどを考える必要があります。

また、いくら慎重に対応していたとしても、従業員が多ければ多いほどミスする可能性は高まり、労力もかかります。

ただでさえ手間がかかるうえにミスによって対応時間も膨らみ、業務を圧迫する大きな原因となってしまいます。

【お悩み・その2】労務コンプライアンスの体制が整っていない

慢性的な人手不足などで、労務コンプライアンスの体制をなかなか整えられないという企業も少なくありません。

長時間労働による過労死や賃金の未払いなど、労務コンプライアンスに違反する企業に対して、年々世間の目は厳しくなってきています。

労務コンプライアンスを遵守をしないことで様々な問題が発生してしまう恐れがあります。従業員のモラル低下や、労働環境の悪化、企業のイメージダウンにもつながり、最悪の場合は訴訟に発展するなど企業の存続が難しくなることもあるので、迅速な改善が必要です。

【お悩み・その3】勤怠情報を経営に活かせていない

従業員の勤怠情報は、各部署や社員の業務量の見直し・改善、適切な人材配置など、経営に活用できます。勤怠管理システムを導入することで、必要以上の人員を配置してしまっている店舗や、人手が不足している店舗がある場合、より迅速に問題への対応が可能となります。

しかし、業務の大変さから勤怠情報を管理するだけで手がいっぱいになってしまい、経営に活かせていないという企業もたくさんあるのが現状です。

勤怠管理システムの導入で解決できること

勤怠管理業務におけるコストを削減できる

勤怠管理システムの導入によって勤怠管理を自動化することで、業務におけるコストを削減することができます。

手作業によるミスも防止でき、勤怠管理業務にかける時間や人数を減らせるだけでなく、ペーパーレスによるコスト削減にもつながります。

適切な労働時間の管理ができる

勤怠管理システムは、通常の労働時間はもちろん、残業や休日出勤、休暇の管理などが可能です。

簡単に打刻ができる勤怠管理システムが多いので、従業員の記入ミスや、打刻漏れ防止にも役立ちます。

このように、労働時間を正確に管理できるので、労務コンプライアンスの体制強化にも最適です。

会社全体の業務や経営の効率化を図れる

勤怠管理システムの恩恵を受けられるのは、管理部門だけではありません。

オンライン上で簡単に打刻ができるので、従業員全員が出退勤の際の時間を短縮できます。
さらに、スマートフォン対応の勤怠管理システムなら外出先での打刻が可能で、これまで打刻のために帰社していた時間を他の業務に充てられます。

また、従業員の勤怠情報を簡単に集計・管理できるので、部署ごとの人数の偏りや従業員の過剰労働などを素早く発見して人員配置の改善につなげるなど、経営の効率化を図ることができます。

以上、勤怠管理システムの情報をお届けしました！
勤怠管理システムの導入には、色々なメリットがあるとおわかりいただけたのではないでしょうか。
次回は、失敗しない勤怠管理システムの選び方についてご紹介しますので、ぜひご覧ください。