【働き方改革】今こそ勤怠管理の見直し！勤怠管理システム導入で会社が変わる
こんにちは。プロキュア編集部です。
働き方改革関連法案が可決され、いよいよ2019年4月より各法案が順次施行されます。それに向けて、各企業も働き方改革法への対応が迫られる結果となってきています。そんな中、働き方改革の一環として自社の勤怠管理を見直したいけれど、どのように見直せば良いのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
施行される法案の内容には、残業時間の上限規制や有給休暇取得の義務化など、長時間労働の是正や公正な待遇の確保を目的とした内容が含まれています。
そこでまず、必要となるのは、従業員の勤怠状況の正確な把握です。今回は、勤怠管理についてのおさらいをはじめ、勤怠管理を見直すべきポイントや注意点などをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次（クリックでジャンプします）
見直し前におさらい！勤怠管理の基礎知識
まずは、自社の勤怠管理を見直しする前に、勤怠管理の基礎知識についておさらいしてみましょう。
勤怠管理とは、企業や事業所が従業員の労働時間、休暇、欠勤などの勤怠状況を管理することです。
勤怠管理には、労働時間の把握や適正な賃金の支払い、従業員の健康管理といった目的があり、主な管理方法としてタイムカード、紙やExcelで作成した出勤簿、勤怠管理システムの導入が挙げられます。
見直し前におさらい！勤怠管理の必要性
次に、勤怠管理の必要性についても、見直し前におさらいしてみましょう。
勤怠管理は、会社の規模や業種に関わらず、従業員を雇用している企業であれば行わなければならない義務です。
ですが、タイムカードや紙ベースでの管理の場合、手作業での集計によるミスや労力を負担に感じている担当者も少なくありません。
また、従業員の勤怠状況をしっかり把握できなければ、長時間労働による過労死や賃金の未払いなど、労務コンプライアンス違反の危険性も高まります。
このような状況を改善するために、従業員の勤怠状況を手間なく正確に管理できる勤怠管理システムの導入を検討する企業が増えてきています。
見直し前に確認！勤怠管理の課題
不正打刻
本人以外の従業員が打刻するパターン
勤怠管理の見直し前には、勤怠管理の課題も確認しておく必要があります。
よくある課題としては、従業員による不正打刻が挙げられます。
不正打刻には、本人以外の従業員が打刻するパターンがあり、遅刻しそうな時、既に出社している従業員に打刻してもらう、退社しているのにも関わらず、残業代を増やすために勤務中の従業員に打刻してもらうというケースが多いです。
実際に働いていない時間分まで給与を支払うことになるので、このような不正行為が続くと、経営に深刻なダメージを与えかねません。
本来の出勤・退勤時間に打刻していないパターン
勤怠管理における不正打刻には、本来の出勤・退勤時間に打刻していないというパターンも挙げられます。
始業時間前に出社して打刻せずに仕事をしている、打刻後に残業しているといったケースが多く、長時間労働による過労死や健康障害などの問題にも発展しかねません。
また、このような管理状態では労働基準法違反とみなされ、従業員ではなく企業が責任を問われることになります。
勤怠管理で把握するべき内容
労働時間
勤怠管理で把握するべき内容として、従業員の労働時間が挙げられます。
具体的には、出勤と退勤の時刻、勤務中に取得した休憩時間で、原則として1分単位で管理する必要があります。
労働基準法では、
【労働時間】
8時間以内／日、40時間／週間
【休憩時間】
・1日の労働時間が6時間超～8時間未満…少なくとも45分
・1日の労働時間が8時間以上…少なくとも60分と定められています。
残業時間
勤怠管理では、残業時間も把握するべき内容です。
残業とは、企業で定められた時間外での労働、深夜労働、休日労働などが含まれます。
残業時間に関しても1分単位で管理する必要があり、基本的に15分や30分単位で端数を切り捨てるといった行為は労働基準法違反です。
休日
従業員の休日に関しても、勤怠管理で把握するべき内容です。
休日には、
- ・法定休日（労働基準法で定められている休日）
- ・所定休日（各企業が定めている休日）
- ・休暇（従業員が申請して取得する休日）
- ・振替休日（事前に労働日と入れ替えた休日）
- ・代休（休日労働後に取得する休日）
など様々な種類があり、勤怠管理においては正しく取得できているか、申請や取得漏れがないかの確認が必要となります。
有給休暇
勤怠管理では、従業員の有給休暇も把握するべき内容の一つです。
従業員が有給休暇を取得することは、雇用者の義務として労働基準法で定められています。
勤怠管理においては、有給休暇を正しく付与しているかどうかをはじめ、取得日数や残日数の管理が必要です。
勤怠管理で見直しするべきポイント
見直しポイント1：勤怠管理の方法
ここからは、勤怠管理で見直しするべきポイントをご紹介します。
まずは、勤怠管理の方法の見直しからです。
特に中小企業では、勤怠管理は従業員の自己申告制によって行われていることがほとんどで、タイムカードや紙、Excelなどを利用している企業が多いのが現状です。
アナログ管理では手作業による集計が必要になるので、手間がかかるだけでなく、集計ミスによる労使トラブルにも発展しかねません。
アナログで行っている勤怠管理を見直し、勤怠管理システムによるデジタル管理への移行が増えているのは、効率的な勤怠管理の必要を感じている結果と言えます。
見直しポイント2：従業員の勤務時間をリアルタイムで把握できているか
勤怠管理では、従業員の勤務時間をリアルタイムで把握できているかも見直しするべきポイントの一つです。
アナログでの勤怠管理は、従業員の勤務時間を把握するために、毎日従業員から申告をしてもらって集計する必要があり、申告する従業員にも集計する担当者にも負担がかかってしまいます。
勤怠管理システムは、リアルタイムで把握しやすいのがアナログ管理との大きな違いです。月の途中でも、従業員がどれだけ働いているのかがはっきりとわかり、残業時間の調整も容易にできるようになるのです。
見直しポイント3：外回りの従業員の労働状況も正確に把握できているか
勤怠管理において、外回りの従業員の労働状況を正確に把握することも重要な見直しポイントです。
会社の外で働く従業員の労働状況は、目に見えにくいものなので、正確に把握することはなかなか難しいでしょう。
ですが、外回りの従業員の労働状況をGPS化することで、従業員がどこで打刻を行っているのかが把握できるようになります。
また、打刻のために帰社する必要もなくなるので、仕事の効率も上げられる点が利点となります。
現在導入している勤怠管理システムで管理ができない場合には、GPS機能が搭載されているシステムへの切り替えという方法もあるのです。
勤怠管理の見直しを行う上での注意点
見直しの注意点1：労働基準法に則った社内制度かどうか
勤怠管理の見直しで注意するべき点として、労働基準法に則った社内制度であるかが挙げられます。
勤怠管理システムを導入して改善を図ろうとしたとしても、社内制度に不備があれば労使トラブルにつながりやすくなるので意味がありません。
近年では、変形労働時間制やフレックスタイム制など様々な制度があるので、なかなか管理が難しくなっています。正しく理解し、勤怠管理を整備していく必要があるのです。
見直しの注意点2：扶養控除内勤務の従業員の管理ができるか
扶養控除内勤務の従業員の管理ができるかという点も、勤怠管理の見直しを行う上で注意するべきです。
特に、パートやアルバイトを雇用している企業では、「扶養控除内で働きたい」と希望する従業員も多いのが実情です。
その場合、定められた収入額を超えないように労働時間を調整する必要があり、基本的には従業員が管理します。
ですが、従業員から労働時間や給与金額の照会を求められることもあるので、システム導入など正確な勤怠データを迅速に提示できるような管理を心がける必要があります。
見直しの注意点3：集計データと勤務実態が合致しているか
勤怠管理の見直しを行う上で、集計データと勤務実態の合致も注意点の一つです。
勤怠管理の基本中の基本ではありますが、月末になると出勤・退勤時間を修正したり、時間外・休日労働を含めずに処理をしたりなど、集計データと実際の勤務が合致しないケースもあります。
労使トラブルや労働基準法違反などの問題に発展させないためにも、集計データと勤務実態のズレがないように、システムなどを利用して正しく管理していくことが必要です。
見直しの注意点4：働き方の多様性に対応できるか
働き方の多様性に対応できるかも、勤怠管理の見直しを行う上で注意が必要です。
働き方改革の推進により、フレックスタイム制や裁量労働制などを導入する企業も増えてきています。また、冒頭で記載したように2019年には働き方改革関連法案の施行も始まり、より厳密に残業時間の把握などが必要となります。
複雑な管理をタイムカードや手書きの出勤簿などで対応するには限界があるので、多様化する働き方に柔軟に対応できるように勤怠管理システムを導入するなど、管理体制の整備が必要となるのです。
勤怠管理の見直しで自社に最適なシステム導入が見えてくる！
勤怠管理において、現在抱えている問題と改善方法を見つけるためには、勤怠管理の見直しが必要不可欠です。
今回ご紹介した勤怠管理の見直しポイントや注意点から、勤怠管理システムの導入が改善方法として有効な手段となる可能性があります。
煩雑な勤怠管理を改善したい、利用している勤怠管理システムでは効果が得られていないという場合、勤怠管理システムの導入・変更を検討することは有益です。
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