経費精算は面倒？システム導入のメリット・デメリットや経理担当者のお悩み解決方法をご紹介！
こんにちは。プロキュア編集部です。
経理担当者が行う経費精算業務、申請された経費精算の仕訳や入力、内容の細かな確認など、めんどくさい作業が多いと感じている方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、めんどくさいと感じる経費精算における経費精算システムを導入するメリット・デメリットや、よくあるお悩みをご紹介しますので、ぜひご覧ください。
目次（クリックでジャンプします）
経費精算システムを導入する際のメリット
経費精算をスムーズに行うには、経費精算システムの導入がおすすめです。
ここからは、経費精算システムを導入するメリットをご紹介します。
【メリット1】経費精算における作業や管理を効率化できる
経費精算システムの導入には、経費精算における作業や管理を効率化できるというメリットがあります。
経費精算書や領収書、レシートなど紙ベースで取り扱っていた情報をデータ化し、多くの作業を自動化することによって、経費精算に関する作業や管理を大幅に効率化することが可能です。
手作業による仕訳や入力がめんどくさいと感じている方にとって、大きなメリットがあると言えるでしょう。
【メリット2】スムーズな経費精算を実現できる
経費精算システムの導入することにより、スムーズな経費精算を実現できることが挙げられます。
情報のデータ化や作業の自動化が可能な経費精算システムは、経理担当者だけでなく、申請者や承認者の作業負担を軽減できる優れものです。
作業負担の軽減はミス防止にもつながるため、申請から経費精算対応までが大変スムーズになります。
クラウド型の経費精算システムなら、いつでもどこでも経費精算の申請や承認が行えるので、出張や外出が多い営業マン、拠点をたくさん展開している企業でも安心です。
【メリット3】経費精算におけるコストを削減でき、生産性の向上にもつながる
経費精算におけるコスト削減ができ、生産性の向上につなげられることも、経費精算システムを導入するメリットの1つです。
経費精算システムを導入することで申請者と承認者、経理担当者におけるすべての作業の手間を省けるので、経費精算業務にかけていた人件費を削減することができます。
そして業務の効率化を図ることで、より重要な業務に専念できるので、生産性の向上にもつながるのです。
経費精算システムを導入する際のデメリット
経費精算システムの導入には、メリットだけでなくデメリットがあることも忘れてはいけません。
ここからは予想されるデメリットをご紹介していきます。
【デメリット1】経費精算システムを使いこなせず、効果が得られないことがある
デメリットの1つとして、経費精算システムを使いこなせず、効果が得られない場合があることが挙げられます。
機能ばかりに気を取られ、ユーザビリティーの低い経費精算システムを導入してしまうといった選択のミスや、導入に対する社内の理解不足などがよくある原因です。
【デメリット2】情報漏洩の危険性もある
経費精算システムの導入には、情報漏洩の危険性があることもデメリットとして挙げられます。
データ化された情報のやりとりには、情報漏洩という危険性が伴います。
特に、クラウド型の経費精算システムはインターネットを介して利用するため、情報の取り扱いには細心の注意が必要です。
より強固なセキュリティ対策をという方には、自社のサーバーで構築できるオンプレミス型の経費精算システムをおすすめします。
情報のデータ化や作業の自動化が可能な経費精算システムは、経理担当者だけでなく、申請者や承認者の作業負担のお悩みも軽減できる優れものです。
経費精算はめんどくさい？！よくあるお悩み
【めんどくさいお悩み・その1】手作業による仕分けや入力がめんどくさい
経費精算でよくあるお悩みは、手作業による仕訳や入力がめんどくさいということです。
経費精算書や領収書を書面で提出する方法を採用している企業では、経理担当者による手作業での仕訳や会計ソフトへの入力作業が発生します。
経費精算の申請件数が多いほど負担は大きくなり、その他の業務も圧迫してしまうことがあるので、担当者にとっては大変深刻な悩みかつめんどくさいのだと言えるでしょう。
【めんどくさいお悩み・その2】小口現金の管理がめんどくさい
経費精算では、小口現金の管理がめんどくさいというお悩みもよくあります。
小口現金とは、日常的に発生する小額の支払いのために、経理担当者の手元に置いておくお金のことですが、小口現金での精算が多い企業にとっては、出金・残高確認や小口現金出納帳（支払いなどの詳細を記録する帳簿）の管理などが負担になるケースも。
業務が圧迫されることで、ミスをしてしまう可能性も高まるため、めんどくさいと感じる方が多いようです。
【めんどくさいお悩み・その3】従業員1人ひとりへの支払い業務が負担になっている
経費精算でよくあるお悩みには、従業員1人ひとりへの支払業務が負担になっていることが挙げられます。
特に、毎日や週に数回といった精算対応の頻度が高い企業の場合は、経費精算の申請が多いほど大きな負担になり、めんどくさいと思ってしまいます。
また、申請者によって支払先が異なることがある銀行振り込みも、経理担当者にとってはめんどくさいと感じやすい業務の1つです。
【めんどくさいお悩み・その4】申請から経費精算までの時間がかかり過ぎる
経費精算には、申請から精算までの時間がかかり過ぎるというお悩みもあります。
申請者の場合、経費精算書を作成するために金額を調べたり、領収書をまとめたりする作業が必要です。また、会社でしか経費精算の作業ができないというケースもあり、特に外回りの多い従業員はわざわざ帰社するのがめんどくさいと感じることも多いのではないでしょうか。
さらに、申請者の直属の上司といった承認者の場合、申請された内容に問題がないか、細かな確認に時間がかかるというお悩みが多いです。
そして、経理担当者の場合はこれまでご紹介したお悩みにあるような、会計ソフトへの手入力や小口現金の管理、支払いなど、手間のかかる業務が時間を圧迫してしまうことも。
このようにそれぞれの立場での作業に手間がかかりめんどくさいため、全体的な時間も膨らみ、ミスがあるとさらに時間がかかってしまいます。
【めんどくさいお悩み・その5】経費精算にかける業務コストが増えている
経費精算にかける業務コストが増えているというのも、よくあるお悩み。
申請作業や申請内容の確認、精算対応など、様々な作業に手間や時間がかかる経費精算は、業務コストが膨らみやすいです。
1日数分程度の作業であっても、年間で考えるとかなりのコストになるので、経営にも大きな影響を及ぼす可能性も考えられます。
経費精算のお悩みを解決するには？
経費精算のお悩みを解決するには、やはり専用のツールを導入することが一番の解決策です。
多少のデメリットはあるものの、これまでに行っていたやり方で経費精算業務を続けるよりはツールを導入した方が格段に効率良く仕事を進めていくことができます。
プロキュアでは経費精算システムのサービス詳細が確認できる資料をダウンロードできますので、ぜひこちらもご活用ください。
