【徹底比較】固定資産管理システム13選【2024年最新】

固定資産とは継続的に使用する、または投資するなどを目的として、長期間保有する資産や1年を超えて現金化、費用化される資産をいいます。固定資産は時間と共に価値が変化するため、減価償却を行う必要があり、そのためには固定資産のリアルタイムの情報を正確に把握することが必要です。本記事では固定資産管理の目的や詳しい業務内容、ポイントとなる部分やメリットを紹介していきたいと思います。

固定資産管理の二大業務

固定資産管理には「会計上の管理」と「物品上の管理(現物管理)」の二つの考えがあります。ここでは会計上の管理と物品上の管理について説明していきます。

固定資産管理の目的

ここではなぜ固定資産管理を行わなければいけないのか？について４つの視点から説明していきます。

固定資産の現状把握のため

固定資産は高額で長期間保有するため、企業にとっては重要な財産です。固定資産を有効活用するためには固定資産の現状把握が欠かせません。

また、固定資産の管理を正確に行うことで今、企業に何が必要で何が必要でないかが明確になるため、無駄なコストが発生していた場合、素早く対応することができます。

正確に減価償却するため

固定資産の減価償却を正確に行うためには、固定資産の種類ごとに法的に定められた使用可能期間(耐用年数)や資産購入に要した金額(取得価額)、耐用年数経過後の資産価値を１円とする考え方(残存簿価)をきちんと把握しておく必要があります。固定資産管理を行うことにより減価償却をするときのデータがまとまっていてわかりやすくなり、正確に減価償却を行うことができるようになります。

正確に固定資産税を算出するため

固定資産税とは所有する固定資産に課せられる税金で、地方税の一種です。固定資産税の算出にも固定資産の種類ごとの計算方法や自治体ごとの税率を考慮して行わなければなりません。そのため固定資産管理を行い、所持している固定資産の現状を把握しておくことは固定資産税を算出するときに非常に役に立ちます。

固定資産管理の具体的な業務内容

ここでは固定資産管理が具体的にどのようにして行われていくのかを説明していきます。

固定資産の取得

取得価額が１０万円以上(法人の場合は２０万円以上の場合もある)、かつ使用期間が1年以上という条件を満たした資産を保有している場合、その資産は固定資産となります。固定資産は有形固有資産、無形固有資産、投資その他の資産に分けられます。

基本的に高額で長期間運用することになるため、お金を支払って他社からものを借りるリース契約の検討やどの時期に資産を購入して、どのくらいの期間運用するのかといった見積もりが重要になってきます。

減価償却の計算

固定資産の減価償却については固定資産の種類毎に償却率、耐用年数が税法で定められています。また、計算方法に関しても様々な方法があるので、保有している固定資産ごとに考えて計算する必要があります。

固定資産台帳の作成

固定資産管理の業務のうち、固定資産管理台帳の作成が一番重要な業務となります。固定資産管理台帳は、企業が保有するすべての固定資産の名前、価格や取得年月日、管理部門などの情報を記入して作成します。

また、企業が他の企業とリース契約をしている場合は、固定資産管理台帳とは別にリース物件管理台帳を作成する必要があります。リース物件管理台帳には設備名、契約会社、リース料金や回数、契約終了日などを記入します。

管理ラベルの貼付

固定資産の現状把握を行うために、次に説明する棚卸し作業と同時に行っていくのが管理ラベルの貼付です。管理ラベルは固定資産番号が記載されたものです。固定資産を把握するのになくてはならないものです。固定資産に直接貼り付けることができない場合はカード形式のものを吊すなどの方法が取られます。

棚卸し(現物実査)

固定資産は長期間保有するため、移動や売却、廃棄など日々状態・状況が変更されています。そのため、実際の固定資産の実情と固定資産管理台帳の情報と乖離することが起きます。そのため、資産の現状がどうなっているかを確認するために棚卸しの業務を行う必要があります。

固定資産管理台帳と固定資産の実態が乖離していると不要な税金を支払うことになったり、経費が増大する可能性もあります。そのため、棚卸しを行うことによって固定資産台帳の正確性を確保したり、節税や経費削減といったことが可能となります。

固定資産管理のポイント

固定資産管理の業務は上記で説明したように複雑で面倒な部分がいくつかあります。そんな固定資産管理の業務をスムーズに行うためのポイントをここでは紹介していきます。

①社内でルールを共有しておく

固定資産の数が多い企業になってくると固定資産管理の業務を行う担当者の人数がその分多くなります。固定資産に関するルールを社内で共有することによって、明確な管理基準で業務を行うことができ、固定資産管理の業務がスムーズに行われるようになります。

②固定資産の日常管理を徹底する

固定資産の会計上の業務を正確に行うためには、実際の固定資産の現状と固定資産管理台帳の情報との乖離が起こらないようにしなければなりません。そのためには、企業が抱えている固定資産の現状を定期的にチェックする必要があります。

③固定資産管理のシステム化を検討する

固定資産の管理には、法律によって定められた規定があり、その規定に従って適正な方法で管理を行わなければなりません。しかし、固定資産管理に関する法律は頻繁に改正されます。

法律が改正されるたびに、チェックして理解し直すのは時間効率や労力の面で負担になるでしょう。固定資産管理システムは法改正や環境の変化に対応しているだけでなく、減価償却や固定資産税などの計算を自動で行う機能もあるので手間のかかる作業を短縮してくれます。

固定資産管理システムのメリット

固定資産管理システムを導入することでかなりの作業を短縮することができます。ここでは、固定資産管理システムを導入したときのメリットについて、説明していきます。

①資産の一元管理が可能

固定資産管理システムはその資産の種類ごとに情報を一元的に管理してくれます。固定資産の状態や修繕歴などの幅広い情報を扱うことができ、固定資産の画像などを紐付けて管理する機能もあります。また、他の企業と契約をして貸りるリース資産についても固定資産と同じようにまとめて管理してくれるので、保有している資産の把握が行いやすくなります。

②資産の情報を正しく把握

固定資産システムは保有している資産について一元的にわかりやすくまとめてくれるので、情報を見落としたりせず、正しく把握しやすくなります。さらに、資産の現状や資産ごとに比較することも行いやすくなります。そのため、新たに資産を購入するべきか、もしくは廃棄するべきかということも行いやすくなります。

③正確な減価償却が可能

減価償却を正確に行うには固定資産の現状を正確に把握し、保有している固定資産の種類ごとに計算を行わなければなりません。固定資産管理システムを導入することでリアルタイムでの現状管理が可能になります。さらに、減価償却の計算の際に計算ミスを起こすなどのトラブルも未然に防ぐことができます。

④多様な償却方法に対応

減価償却の方法には様々な種類があります。保有している固定資産ごとに計算方法を考えるのは大変ですが、固定資産管理システムは様々な償却方法に対応しているのでその分計算が楽になります。

また、自動計算や手入力できる機能、減価償却費のシミュレーションや将来かかるコストを予測する機能など他にも様々な機能があるので、状況に応じて柔軟に対応することができます。

⑤他ソフトとの連携が可能

企業によっては他の会計システムを導入している場合もあります。その場合も固定資産管理システムでは他のソフトと連携することが可能なため、業務全体を効率化することができます。しかし、システムによっては相性が悪く連携できない場合があるので、保有しているシステムと対応している固定資産管理システムを選びましょう。

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