【2024年11月最新】契約書管理システムの基本知識とおすすめサービス「TOKIUM契約管理」の導入すべき理由とは？

日々の業務で契約書の管理に時間を取られていませんか？契約書の更新期限をうっかり忘れてしまったり、必要な書類を探すために膨大なファイルをチェックしたりすることに、煩わしさを感じている法務部の方も多いのではないでしょうか。そういった悩みを解決するために、今注目されているのが「契約書管理システム」です。この記事では、契約書管理システムの基本的な知識から、選び方、導入時のポイント、そして実際に導入することで得られるメリットまでをわかりやすく解説します。

この記事では、おすすめの契約書管理システム「TOKIUM契約管理」のサービスについてご紹介します。業務の効率化を図る上での管理機能、セキュリティ対策、操作性など、サービスの特徴を詳しく紹介しています。

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契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、企業や組織が日常的に取り扱う契約書の作成、保管、管理、検索、更新をデジタル化・自動化するためのツールです。これにより、契約書に関する作業の効率化や正確性の向上が期待されます。従来、紙ベースで管理されていた契約書は、時間と労力を要し、紛失や更新忘れといったリスクが伴いました。しかし、契約書管理システムを導入することで、データの電子化により、迅速な検索、アクセス制限の設定、期限管理の自動化が可能になります。
このシステムは、法務部や経理部などが効率よく業務を進められるように設計されており、特に複数の部署が契約書にアクセスする必要がある企業では、その効果が顕著に現れます。契約書管理システムは企業の情報漏洩防止やコンプライアンス強化に不可欠なツールとしても注目されています。

契約書管理の必要性

契約書は企業活動において最も重要な書類の一つです。取引内容の証拠や義務の確認として、適切に管理される必要があります。契約書管理の必要性は次の3点にまとめられます。

1. 法的リスクの軽減
   契約書を適切に管理しなければ、更新忘れや内容の不備によって契約違反が発生し、法的トラブルにつながる可能性があります。システムによる自動通知や検索機能は、こうしたリスクの回避に役立ちます。

2. 業務効率化
   契約書を一元管理することで、必要な情報をすぐに検索・アクセスでき、時間と手間を大幅に削減できます。従来の紙ベース管理に比べ、契約書管理システムは業務の効率を飛躍的に向上させます。

3. コンプライアンスとセキュリティ強化
   特に機密情報を含む契約書は、細かく設定されたアクセス権限によって、外部への流出を防ぐことが求められます。システムで簡単に行える管理が、企業のリスク管理を強化します。

契約書管理システムのメリット・デメリット

契約書管理システムのメリット

契約書管理システムを導入することで得られる主なメリットは次の通りです。

1. 業務効率の向上
   契約書を自動化し一元管理することで、検索、更新、共有がスムーズになり、時間と労力を削減。さらに、システムによる自動リマインダーで更新忘れのリスクを防げます。

2. 法的リスクの軽減
   重要な契約内容や更新情報を自動的に通知する機能により、法的なミスを防ぎ、トラブル回避に役立ちます。

3. コスト削減
   紙の契約書をデジタル化し、物理的な保管スペースや郵送費用などのコストを削減できます。

4. リスク管理とコンプライアンス強化
   細かいアクセス権限設定により、情報漏洩のリスクを最小限にし、業務の透明性を確保。アクセスログの追跡機能により、コンプライアンスも強化できます。

5. 情報共有の円滑化
   複数の部署間で契約書をリアルタイムで共有できるため、コミュニケーションがスムーズになり、業務連携が強化されます。

契約書管理システムのデメリットと対策

契約書管理システムにもデメリットが存在しますが、対策を講じることで、これらの問題を解決できます。

1. 初期導入費用とランニングコスト
   システム導入にはコストがかかり、ソフトウェアの購入やデータ移行、メンテナンス費用が発生します。自社に合ったシステムを選定し、長期的な運用計画を立てることが重要です。

2. 従業員のトレーニング
   新しいシステムに慣れるまでには時間がかかる可能性があります。システムベンダーが提供するサポートやトレーニングを活用し、導入後のスムーズな運用を目指しましょう。

3. セキュリティリスク
   クラウド型システムを使用する場合、データの保護やサイバー攻撃への対策が必要です。強固なセキュリティ対策を持つシステムを選び、データ暗号化や多要素認証の導入を検討しましょう。

契約書管理システムの選び方

契約書管理システムを選ぶ際は、以下のポイントに注意しましょう。

1. 管理機能の豊富さ
   契約書の検索、更新通知、バージョン管理、アクセス制限などの基本機能に加え、タグ付け機能や履歴管理があると、効率的な管理が可能です。

2. 操作性
   誰でも直感的に操作できるシステムを選ぶことで、トレーニングにかかるコストと時間を最小限に抑えられます。

3. セキュリティ対策
   データ暗号化やアクセス制限などのセキュリティ機能を備えたシステムを選ぶことで、機密情報の保護を確実にします。

4. コストパフォーマンス
   初期費用、月額費用、メンテナンスコストを総合的に判断し、自社に最適なシステムを選びましょう。

そこで、おすすめの契約書管理クラウド「TOKIUM契約管理」をご紹介します！！

TOKIUM契約管理

出典：公式サイト

TOKIUM契約管理なら、紙の契約書もPDFも一括で簡単に管理できます！面倒なスキャン作業は不要で、AIがデータ化をサポートします。契約内容の自動抽出や更新期限の通知機能も搭載しています。さらに、紙原本の保管も代行するので、保管スペースの心配もいりません！

【特徴１】契約の一元管理で業務効率化

契約書を一元管理することで、誰でも簡単に契約内容や期限を確認可能！自動リマインダー機能により、契約更新忘れを防ぐことができます。法務部はもちろん、各部門がリアルタイムで情報にアクセスでき、契約管理に伴う手間が大幅に削減されます。

【特徴２】契約書のスキャン・アップロードの代行、保管

TOKIUM契約管理では、契約書を非破壊でスキャン、アップロード代行をし、紙原本の保管も代行します。スキャン作業が不要になるだけでなく、保管場所も不要です。契約書管理に関わる手間を大幅に削減でき、社内スペースの節約にも貢献します。

【特徴３】取引先情報の自動更新

540万社のデータベースを活用し、取引先情報が自動的に最新状態に変更されます。契約書の内容も常に正確で、手動での修正が不要になります。管理の効率がさらに向上します。

サービス導入前に、まずは「3分でわかる詳細資料」をダウンロードして、TOKIUM契約管理のメリットをぜひご確認ください。詳しい料金が知りたい方には、料金表のダウンロードも可能です。

導入手順

TOKIUM契約管理を導入するには、TOKIUM契約管理の公式ウェブサイトや、下記の無料資料ダウンロードボタンから資料請求や問い合わせを行い、サービスの詳細情報を取得します。

料金

初期費用+基本利用料(月額10,000円～)+従量課金制

詳細は要問い合わせ

Q&A

Q1: TOKIUM契約管理の導入にかかる期間はどのくらいですか？

TOKIUM契約管理の導入期間は、選んだシステムの種類やカスタマイズの度合い、データの移行量によって異なります。一般的には、数週間で導入可能です。詳しい見積りはお気軽に無料相談、お問い合わせください。

Q2: TOKIUM契約管理を導入後、既存の紙の契約書はどうすれば良いですか？

既存の紙の契約書は、システムにスキャンしてデータ化します。スキャンデータをシステムにアップロードして一元管理するため物理的な保管場所の削減や、検索の迅速化、契約期限の管理が容易になります。また、データ化した紙の保管の代行も可能です。

Q3: TOKIUM契約管理はどのようにセキュリティ対策が施されていますか？

TOKIUM契約管理は、契約書の機密性を守るために高度なセキュリティ対策が施されています。スキャンするオペレーターとは個別に秘密保持契約を締結。ISMS認証やPマークを取得※しており、万全の体制を整えているため、安心です。

※情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の第三者認証基準である国内規格「JIS Q 27001:2014（ISO/IEC 27001:2013）」の認証を取得済みです。（認証機関：SGSジャパン株式会社）認証登録番号：JP18/080504登録範囲：ソフトウェアの開発及び運用

まとめ

契約書管理システムは、法務部だけでなく、経理部門にとっても業務効率化を図るための重要なツールです。特に、複数の契約書を管理する上でのリスクや煩雑さを軽減し、業務の透明性を高めることができます。この記事で解説してきたように、契約書管理システムを活用することで、契約書の検索や期限管理が容易になり、コンプライアンスを強化しながら業務全体の効率を大幅に向上させることが可能です。

その他のAIを用いたおすすめツール

TOKIUM契約管理は、AI技術で契約書の作成・管理を効率化し、業務の精度とスピードを向上させています。その他にもAIを活用した革新的なサービスをご紹介します。

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