Rydooとは？経費精算システムの機能や料金、導入のポイントを解説

サービスの特徴と類似サービスとの違い

Rydooは、経費申請から承認、管理までの一連のプロセスを効率化するために設計されたプラットフォームです。 その主な特徴を見ていきましょう。

①AIを活用した領収書スキャンと入力自動化

Rydooのコア機能の一つが、AI技術を搭載したOCR（光学文字認識）によるデータ入力の自動化です。 スマートフォンで領収書を撮影すると、日付・金額・通貨・支払先といった情報が自動で読み取られ、経費データとして登録されます。 これにより、手入力作業の大幅な削減と入力ミスの防止が期待できます。 AI技術を活用したOCRによる領収書の自動データ化は、経費精算業務の負担を軽減する上で重要なポイントです。

②SlackやUberなど日常ツールとのシームレスな連携

業務で日常的に利用する外部ツールとの連携機能が充実している点も特徴です。 例えば、Slackと連携すればチャット上で経費の申請や承認が可能となり、業務の流れを妨げません。 また、Uberのような配車サービスと連携すると、利用履歴が自動で経費データとして取り込まれるため、申請の手間そのものを削減できます。 日常業務で使うSlackやUberなどのツールと直接連携できるため、経費精算をよりスムーズに行えます。

③グローバルビジネスに対応した多通貨・多言語管理

Rydooは世界中の多くの国で利用されており、多通貨・多言語に標準で対応しています。 海外で支払われた経費は、為替レートが自動的に適用されて換算されます。 さらに、各国の税制や日当（Per diem）の規定に基づいた計算も可能です。 多通貨・多言語対応で海外拠点や海外出張の経費管理を一元化できる点は、グローバルに事業展開する企業にとって大きな利点となります。

調べてわかったRydooの良いところ3点

Rydooを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？導入によって期待できる効果を3点紹介します。

①モバイルアプリだけで完結する直感的な操作性

Rydooは、モバイルアプリの利便性が高く評価されています。 外出先や移動中でも、領収書の撮影から申請、承認までの一連の作業がスマートフォン上で完結します。 オフィスに戻ってPCで作業する必要がなくなるため、時間を有効に活用できます。 スマートフォンアプリの操作性が高く申請から承認まで完結できるため、ITツールに不慣れな従業員でも導入しやすいでしょう。

②承認プロセスがリアルタイムに進むスピード感

経費が申請されると、承認者にリアルタイムで通知が届きます。 承認者はアプリや連携したSlackなどから、場所を問わずに内容を確認し、承認作業を行えます。 これにより、月末の業務集中や承認の遅延といった課題の解消につながります。 申請から承認までのプロセスがリアルタイムに進み経費精算が迅速化することで、従業員の立替払い負担の軽減も期待できます。

③ペーパーレス化とコンプライアンスの両立

領収書を電子データとして保存することで、紙の原本を管理・保管するコストを削減できます。 Rydooは日本の電子帳簿保存法をはじめ、各国の税務要件に対応した機能を備えています。 電子帳簿保存法など各国の法規制に対応しペーパーレス化と内部統制を両立できるため、コンプライアンスを遵守した運用が可能です。 経費規定違反を自動検知する機能も、ガバナンス強化に寄与します。

注意すべきポイントと導入時のハードル

Rydooの導入を検討する上で、注意すべき点はどのようなことでしょうか？事前に確認しておきたい項目を3点解説します。

①オフライン環境での同期やアップロードの制約

モバイルアプリは便利ですが、データの同期にはインターネット接続が不可欠です。 電波の届かない場所で領収書を撮影することは可能ですが、そのデータをサーバーに送信し、処理を完了させるためにはオンライン環境に接続する必要があります。 オフラインでのレシート撮影は可能ですがデータの同期にはインターネット接続が必須となる点を理解しておくことが重要です。

②カスタマーサポートの対応品質に関するばらつき

利用者からは、チャットサポートの迅速な対応を評価する声がある一方で、問い合わせ内容や担当者によって対応の質に差があるとの指摘も見られます。 特に複雑な設定や技術的な問題が発生した場合、解決までに時間を要する可能性も考慮しておくとよいでしょう。 サポート品質は担当者や内容により差がある可能性を考慮する必要があるため、導入前にサポート体制や対応範囲を確認することをおすすめします。

③高度な設定変更における管理者への依存

経費カテゴリの追加や複雑な承認フローの構築など、一部の高度な設定は管理者権限を持つユーザーが行う必要があります。 現場の従業員が個人で柔軟に変更できる範囲は限定されています。 そのため、組織の運用ルール変更などに迅速に対応するには、管理者の作業が不可欠です。 経費カテゴリの追加など一部の高度な設定は管理者権限が必要となるため、運用体制を事前に整えておきましょう。

このサービスがおすすめのケース

Rydooの機能や特徴を踏まえると、特に以下のような要件を持つ企業での導入効果が期待できます。

①海外拠点を持ち多通貨での精算が発生する企業

複数の国に拠点を展開し、異なる通貨や税制が混在する経費を一元管理したい企業に向いています。 自動為替レート換算などの機能を活用することで、経理部門の集計作業を効率化できます。 多通貨・多言語対応機能はグローバル展開する企業の経費管理に適していると言えるでしょう。

②出張や外出が多くスマホでの処理を重視する組織

営業担当者や保守サービス担当者など、社外での活動が多い従業員を抱える組織にも適しています。 移動の合間など、隙間時間を使ってスマートフォンで経費申請を完了できるため、帰社後の事務作業を減らせます。 外出先からスマートフォンで経費精算を完結させたい従業員が多い組織では、生産性向上に貢献します。

③SAPなどのERPやSlackを既に導入している企業

SAPやNetSuiteといった基幹システム（ERP）や、Slackなどのコミュニケーションツールをすでに活用している企業は、Rydooの連携機能を活かしやすいでしょう。 既存システムとデータを連携させることで、二重入力を防ぎ、バックオフィス業務全体の自動化を促進できます。 既存のERPやコミュニケーションツールと連携し業務全体の効率化を図りたい企業におすすめです。

向いていない可能性があるケース

一方で、企業の状況やニーズによっては、Rydooが最善の選択とならない場合も考えられます。

①インターネット接続が不安定な地域での利用が中心の場合

先述の通り、Rydooの主要機能はオンライン環境で動作します。 通信インフラが十分に整備されていない地域での活動が中心であったり、オフラインでの作業が長時間続いたりする業務形態では、機能が制限される場面が多くなる可能性があります。 安定したインターネット環境を確保しにくい場所での利用が主となる業務には、不向きな場合があります。

②日本独自の商慣習に特化した国産ツールを求める場合

Rydooはグローバル標準の機能を提供していますが、日本の細かな商慣習に完全に対応しているわけではありません。 例えば、交通系ICカードの履歴読取りや「駅すぱあと」のような乗り換え案内サービスとの連携を必須とする場合、国産の経費精算システムの方が適していることがあります。 交通費ICカード連携など日本市場に特化した機能を重視する場合は、慎重な比較検討が必要です。

③極めて小規模でコストを最優先に抑えたい場合

豊富な機能を備えている分、一定の利用料金が発生します。 従業員数が少なく、経費精算の発生頻度も低い企業の場合、より安価でシンプルなツールや無料のサービスで十分なケースもあります。 経費精算の頻度が低くツールの導入コストを最小限に抑えたい小規模事業者は、費用対効果を慎重に見極めることが大切です。

まとめ

Rydooは、AIによる入力自動化、モバイル中心の操作性、そしてグローバルな事業環境に対応する多通貨・多言語機能を持つ経費管理システムです。 特に、海外に拠点を持つ企業や出張の多い組織にとって、経費精算業務の効率化に大きく貢献する可能性があります。 導入を検討する際は、自社の通信環境や運用ルール、求めるサポート体制などを明確にした上で、機能が合致するかどうかを判断することが重要です。