ExpenseItの機能と使い方を解説 SAP Concurでの経費精算はどう変わる？

ExpenseItの主な特徴

ExpenseItにはどのような特徴があるのでしょうか？主な特徴を3点紹介します。

AI-OCRによる経費明細の自動作成

スマートフォンで領収書を撮影するだけで、金額、日付、支払先、経費タイプなどをAIが自動で判別し、経費精算レポートに必要なデータを作成します。 利用者が修正した内容をAIが学習するため、使えば使うほど読み取り精度が向上していく点が特徴です。

生成AIによる複雑な明細の解析

生成AI（GenAI）の搭載により、ホテルの宿泊明細書など複雑な書類でも、費目の項目分けや内訳の解析が自動で行われます。 従来は手作業での分割入力が必要だった煩雑な明細処理も、大幅な時間短縮が期待できます。

SAP Concurとのシームレスな連携

この機能は、単体アプリではなくSAP Concurの機能の一部として提供されます。 読み取ったデータは即座に経費精算クラウド「Concur Expense」へ連携されるため、申請から承認、経理部門への連携までをシームレスに行える点が、他のOCRアプリとの違いです。

ExpenseItを導入するメリット

ExpenseItを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？主なメリットを3点解説します。

場所を選ばずに経費申請が可能

領収書を受け取ったその場で撮影すれば、入力作業の多くが完了します。 オフィスに戻ってからPCで手入力する手間が省けるため、移動中や出張先の隙間時間を有効活用して経費申請を進められます。 これにより、月末の業務負荷を分散させる効果も期待できます。

利用継続による読み取り精度の向上

AIがユーザーの修正履歴を学習する仕組みにより、利用を続けるほど自社の経費支出パターンに適応し、読み取り精度が向上します。 組織全体で利用することで入力修正の手間が徐々に減り、長期的な業務効率化につながります。

経理ガバナンスの強化とペーパーレス化

撮影した領収書画像と読み取られたデータは紐付いて保存されます。 これにより、承認者は申請内容と元の領収書をシステム上で素早く照合でき、確認作業の負担が軽減されます。 電子帳簿保存法に準拠した運用がしやすくなり、経理ガバナンスの強化とペーパーレス化を同時に推進できます。

ExpenseItのデメリットや注意点

ExpenseItの導入で注意すべき点は何でしょうか？デメリットとなりうる点を3点解説します。

読み取り結果の目視確認が必要

AI-OCR技術は進化しているものの、手書きの領収書や印字がかすれているレシートなどは、正しく認識できない場合があります。 そのため、申請者自身が読み取り結果を目視で確認し、必要に応じて修正する作業は依然として必要です。

撮影環境による精度のばらつき

撮影時の光の加減や角度、領収書のしわなどによっては、文字を正確に読み取れないことがあります。 スムーズな運用のために、利用者に文字が鮮明に写るよう撮影するコツを周知する必要があるでしょう。

Concur Expenseの契約が前提条件

ExpenseItは「SAP Concur」のモバイルアプリに追加される機能であり、単独では利用できません。 導入するには、基盤システムである「Concur Expense」の契約が前提となります。

ExpenseItの導入が向いている企業

どのような企業がExpenseItの導入に向いているのでしょうか？考えられるケースを3点紹介します。

SAP Concurを導入済み・導入検討中の企業

既に「SAP Concur」を導入済み、または導入を検討している企業に適しています。 既存環境へのアドオンとして追加できるため、システムを大きく変更することなく従業員の利便性を向上させることが可能です。

外出や出張が多い従業員を抱える企業

営業職や出張の多い従業員を抱える企業にも向いています。 場所を選ばずに領収書を処理できるため、経費精算のための帰社時間を削減し、本来の業務に集中しやすくなります。

経費精算のチェック業務を効率化したい企業

経費精算における入力ミスや確認作業の負担を減らし、ガバナンスを強化したい企業にも有効です。 領収書画像と申請データの一致をシステム上で容易に確認できるため、承認者や経理担当者のチェック業務が効率化されます。

ExpenseItの導入が向いていない企業

一方で、導入が向いていないのはどのようなケースでしょうか？考えられる例を3点解説します。

他社システムからの乗り換え予定がない企業

既に他社の経費精算システムを運用しており、乗り換えの予定がない企業には不向きです。 ExpenseItの利用には、「Concur Expense」へのシステム移行が必須となるため、導入のハードルが高くなります。

紙の領収書がほとんど発生しない企業

交通系ICカードやコーポレートカードのデータ連携で経費精算がほぼ完結し、紙の領収書がほとんど発生しない企業では、導入効果が限定的になる場合があります。 OCR機能の利用頻度が低い運用フローでは、コストに見合わない可能性があります。

小規模で経費精算の件数が少ない事業者

従業員数が少なく、経費精算の件数も限られている小規模な事業者にとっては、機能が過剰となる場合があります。 費用対効果を考慮すると、よりシンプルで安価な経費精算ツールの方が適しているケースもあります。

まとめ

ExpenseItは、AIを活用して領収書の手入力を自動化し、経費精算業務の効率化を支援する機能です。 特にSAP Concurを利用する企業にとっては、従業員の入力負担軽減に加え、ガバナンス強化やペーパーレス化を推進する上で有効な選択肢となります。 自社の課題が「経費精算の入力負荷」や「確認業務の効率化」にある場合、導入を検討する価値があるでしょう。