SmartGo Stapleとは？料金プラン・機能・導入のメリットを解説

SmartGo Stapleの主な特徴

SmartGo Stapleが持つ機能面の強みは、どのような点にあるのでしょうか。 ここでは主な特徴を3点紹介します。

交通系ICカードの利用履歴を自動で取り込み

SuicaやPASMOといった交通系ICカードをリーダーにかざすだけで、利用履歴が自動でシステムに連携されます。 これにより、交通費精算の申請にかかる手入力の手間を省くことが可能です。 従業員は経路検索や運賃の入力作業から解放され、申請ミスも防げます。

法人プリペイドカード「Stapleカード」が利用可能

サービスには、法人向けプリペイドカード「Stapleカード」が付属します。 事前にチャージした金額の範囲内で利用できるため、予算管理がしやすくなります。 Mastercard加盟店で利用できるため、出張先の支払いや備品購入など幅広い用途に対応します。

電子帳簿保存法に対応した経費精算

SmartGo Stapleは電子帳簿保存法に対応しており、ペーパーレス化を促進します。 スマートフォンで撮影した領収書は、タイムスタンプが付与された上で電子データとして保存されます。 これにより、紙の領収書のファイリングや保管スペースといった管理コストの削減につながります。

SmartGo Stapleを導入するメリット

SmartGo Stapleを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか。 導入によって期待できる効果を3点解説します。

経費精算に関わる業務工数の削減

交通費の自動取り込みやStapleカードの活用により、経費精算業務にかかる工数を削減できます。 申請から承認までのプロセスがシステム上で完結するため、作業の効率化が期待できます。 申請者だけでなく、内容を確認する承認者や経理担当者の負担も軽減される点がメリットです。

内部統制の強化と不正利用の防止

Stapleカードはプリペイド式で、利用上限額や用途の制限が可能です。 これにより、私的利用や意図しない経費の発生を抑制しやすくなります。 企業のコンプライアンスポリシーに沿った運用が可能となり、内部統制の強化に貢献します。

経費利用状況の可視化とデータ活用

システムに蓄積された経費データは、いつでも一覧で確認できます。 利用状況を可視化することで、部門ごとやプロジェクトごとのコスト管理が容易になります。 蓄積されたデータを分析し、将来の予算策定やコスト削減施策に役立てることも可能です。

SmartGo Stapleを導入する際の注意点

導入を検討する上で、どのような点に注意すればよいのでしょうか。 事前に確認しておきたいポイントを3点解説します。

連携可能な交通系ICカードの種類

交通系ICカードとの連携は便利な機能ですが、対応するカードの種類には限りがあります。 主に首都圏で利用されるカードが中心のため、地方の交通系ICカードは対象外となる場合があります。 導入前に、自社の従業員が主に使用する交通系ICカードが対応範囲に含まれているか確認が必要です。

費用対効果が見合わないケース

SmartGo Stapleは多機能なサービスですが、利用には月額料金が発生します。 従業員数が少ない、あるいは経費精算の頻度が低い組織の場合、費用対効果を実感しにくい可能性も考えられます。 削減できる工数や得られるメリットと、利用料金のバランスを慎重に検討することが大切です。

手動での精算業務が一部残る可能性

このサービスは交通費やカード決済に関連する経費精算を効率化しますが、すべての精算業務を自動化できるわけではありません。 例えば、現金でしか支払えない慶弔費や一部の接待交際費などは、別途手動での精算プロセスを残す必要があります。

SmartGo Stapleの料金プランと無料トライアル

SmartGo Stapleの料金プランは、1IDあたり月額1,000円（税抜）で、初期費用はかかりません。 また、導入を検討している法人向けに、無料トライアル期間が設けられています。 法人プリペイドカード機能を除き、30日間無料でサービスを試用できます。 料金や機能の詳細は公式サイトで確認してください。

まとめ SmartGo Stapleが適している企業とは

SmartGo Stapleは、交通費や出張費の精算業務に課題を抱える企業に適したサービスです。 特に、外出の多い営業担当者が多数在籍する企業や、経費精算のペーパーレス化、内部統制の強化を目指す企業において、導入効果が期待できます。 自社の課題と照らし合わせ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。