経費精算システム ビズトラの機能や料金は？電子帳簿保存法への対応も解説

経費精算システム「ビズトラ」とは

ビズトラは、株式会社ビズトラスト・イノベーションズが提供するクラウド型の経費精算システムです。 経費精算に関わる申請・承認・仕訳作成といった一連の業務を効率化します。 スマートフォンアプリを活用した領収書のデータ化や、交通系ICカードの利用履歴取込にも対応しています。 また、電子帳簿保存法の要件を満たした運用が可能で、ペーパーレス化を推進する企業に適したサービスです。

ビズトラの主な特徴

ビズトラのどのような点が評価されているのか、気になる方も多いのではないでしょうか？主な特徴を3点紹介します。

電子帳簿保存法に対応した機能

ビズトラは、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応するための機能を備えています。 領収書や請求書をデータで保存する際に必要となる、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の記録といった要件を満たした運用が可能です。 スマートフォンで撮影した領収書をデータ化する「AI-OCRスキャナ」機能も搭載されています。 法改正への対応とペーパーレス化を同時に進められる点が特徴です。

場所を選ばない申請・承認業務

ビズトラは、PCのブラウザだけでなくスマートフォンアプリからも利用できます。 申請者は移動中などの隙間時間を使って経費申請ができ、承認者も場所を問わずに承認作業を進められます。 これにより、申請から承認までのリードタイム短縮が期待できます。 スマートフォンアプリはiOSとAndroidの両方に対応しています。

シンプルな料金プラン

ビズトラの料金プランは、利用機能に応じた月額固定制です。 基本的な機能が揃ったスタンダードプランは月額11,000円（税込）から利用できます。 ユーザー数による従量課金ではないため、利用人数を気にせず全社的に導入しやすい点が特徴です。 初期費用は無料で、オプション機能を追加しない限り月額費用が変動しないため、予算管理がしやすい体系といえます。

ビズトラの導入メリット

ビズトラを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？主なメリットを3点解説します。

経費精算にかかる工数の削減

交通系ICカードの履歴読込や法人カードのデータ連携により、経費申請時の手入力作業を減らせます。 また、AI-OCR機能で領収書を読み取ることで、金額や取引先情報が自動で入力されます。 申請者と承認者、経理担当者それぞれの作業負担が軽減され、コア業務に集中する時間を確保しやすくなります。

ペーパーレス化とガバナンス強化

スキャナ保存制度の要件に沿った運用を行えば、紙で受領した領収書の原本保管が不要になります。 これにより、書類の保管スペースや管理コストの削減が可能です。 さらに、システム上で申請・承認の履歴が記録されるため、誰がいつ何を承認したかが明確になります。 承認ルートを役職や金額に応じて柔軟に設定でき、内部統制の強化にもつながります。

迅速な経営状況の可視化

ビズトラに蓄積された経費データは、CSV形式で出力して会計ソフトに取り込ませることができます。 これにより、経理担当者が手作業で仕訳を入力する手間が省け、月次決算の早期化に貢献します。 プロジェクトや部門ごとの経費利用状況をデータで可視化できるため、コスト管理や予算策定の精度向上も期待できます。

ビズトラのデメリットと注意点

導入を検討する上で、注意すべき点も気になるのではないでしょうか？考えられるデメリットや注意点を3点解説します。

海外出張での利用に関する制約

ビズトラは主に国内での利用を想定して設計されています。 外貨での精算や複数言語への対応は標準機能ではカバーされていません。 海外出張における経費精算は一部機能のみ利用可能なため、海外への出張頻度が高い、あるいは海外拠点を持つ企業は、必要な要件を満たせるか事前に確認が必要です。

導入・運用ルールの策定が必要

経費精算システムをスムーズに導入・運用するためには、事前の準備が重要になります。 例えば、経費に関する社内規程の見直し、勘定科目や部門マスタの整理、承認ルートの設計などが必要です。 従業員への操作説明やマニュアル作成といった定着支援も欠かせません。 導入効果を最大化するためには、こうした運用設計に一定のリソースを割く必要があります。

カスタマイズの自由度は限定的

ビズトラはSaaS（Software as a Service）形式で提供されるため、機能のカスタマイズ範囲は限定的です。 汎用的な機能で多くの企業のニーズに対応できるよう設計されていますが、自社の業務フローに合わせてシステムを大幅に改修することはできません。 非常に複雑な承認ルートや特殊な精算規定がある場合は、標準機能で対応可能かを確認するか、よりカスタマイズ性の高いシステムの検討も必要になるでしょう。

ビズトラの料金プラン

ビズトラの料金プランは、利用する機能に応じて構成されています。 初期費用：0円 スタンダードプラン：月額11,000円（税込） 主な機能：経費精算、交通費精算、AI-OCRスキャナ、法人カード連携、会計ソフト連携など 上記は基本的なプランであり、勤怠管理システム連携などのオプション機能を追加する場合は別途費用が発生します。 ユーザー数による追加費用はありません。 自社に必要な機能と費用については、公式サイトから見積もりを依頼することをおすすめします。

まとめ

ビズトラは、経費精算業務の効率化と電子帳簿保存法への対応を目的としたクラウドサービスです。 スマートフォンアプリを活用した申請・承認や、各種データ連携機能により、経理部門だけでなく全従業員の作業負担軽減に貢献します。 一方で、海外での利用や特殊な社内規定への対応には制約があるため、自社の要件と照らし合わせることが重要です。 本記事で解説した特徴や注意点を参考に、サービス選定を進めてみてください。