EventBoardとは？機能や料金プラン 導入メリットを解説

EventBoardの主な機能

EventBoardが持つ機能は、会議室運用の効率化に直結します。 基本的な機能が気になる方も多いのではないでしょうか？ここでは、EventBoardの主な機能を3点紹介します。

会議室の予約とスケジュール管理

会議室の入口に設置したタブレット端末に、その日の予約スケジュールをリアルタイムで表示します。 誰がいつまで利用するかが一目でわかるため、ダブルブッキングや勘違いを防ぎます。 空室の場合は、その場でタブレットから直接予約することも可能です。 会議室前のタブレットで予約状況を即座に確認・操作できる点が基本機能です。

リアルタイムの空室状況表示

各会議室の利用状況は、LEDライトの色で直感的に把握できます。 例えば、利用中は赤色、空室は緑色といったように、遠くからでも状況を判断できるよう設定が可能です。 これにより、従業員は空いている会議室を探してオフィス内を歩き回る必要がなくなります。 LEDライトによるステータス表示で、空室状況の視認性を高めます。

各種ツールとの連携機能

EventBoardは、Google Workspace（旧G Suite）やMicrosoft 365（旧Office 365）といった、多くの企業で導入されているグループウェアと連携できます。 従業員は使い慣れたカレンダーから会議室を予約でき、その情報がEventBoardのタブレットに自動で同期されます。 既存のカレンダーシステムと双方向で同期し、予約管理の一元化を実現します。

EventBoardを導入するメリット

EventBoardを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？導入によって期待できる具体的なメリットを3点解説します。

会議室利用の効率化

予約状況がリアルタイムで可視化されることで、会議室の利用効率は向上します。 特に「チェックイン機能」は、予約時間になっても利用が開始されない会議室を自動的にキャンセルし、他の従業員が使えるように解放します。 これにより、予約されたまま使われない「ゴースト会議」をなくし、会議室の稼働率を高めることができます。 チェックイン機能により、予約時間内に利用開始されない会議室は自動で解放されます。

予約・確認の手間を削減

従業員は自席のPCや会議室前のタブレットから、手軽に予約や空室確認を行えます。 総務や管理部門が予約管理に介入する必要性が減り、問い合わせ対応などの工数を削減できます。 従業員と管理部門、双方の業務効率化に貢献する点もメリットです。 従業員自身で予約・確認が完結するため、管理部門の負担を軽減します。

利用状況データの分析と活用

EventBoardは、会議室の利用頻度や時間帯、部署ごとの利用状況などをデータとして蓄積します。 このデータを分析することで、どの会議室がよく使われているか、あるいは使われていないかを把握できます。 データに基づいた客観的な判断は、将来のオフィスレイアウト変更やファシリティ計画において有用な情報となります。 蓄積された利用実績データを、オフィス戦略の最適化に活用できます。

EventBoard導入時の注意点

多機能なEventBoardですが、導入を検討する上でいくつか注意すべき点があります。 事前に確認しておきたいポイントを2点解説します。

日本語サポートと情報入手の難易度

EventBoardを提供するEptura社は海外企業のため、公式ウェブサイトや資料は英語が中心です。 日本語でのサポート体制がどの程度提供されるかは、導入前に確認が必要です。 また、国内での導入事例や詳細な解説記事が少ないため、情報収集の難易度がやや高い可能性があります。 導入や運用に関するサポートが英語中心となる場合がある点に注意が必要です。

ハードウェアの別途調達

EventBoardの利用には、ソフトウェアライセンスとは別に、会議室に設置するタブレット端末（iPadやAndroidなど）や、壁掛け用のマウントキットといったハードウェアが必要です。 これらの費用は初期コストとして考慮する必要があります。 会議室の数が多い場合は、ハードウェアの調達・設置コストも大きくなるため、事前に見積もっておくことが重要です。 ライセンス費用とは別に、会議室の数に応じたタブレット端末等の費用が発生します。

EventBoardの料金プラン

EventBoardの料金体系は、利用する会議室の数や必要な機能によって変動するサブスクリプション形式が基本です。 しかし、2024年現在、公式サイト上では具体的な価格は公開されていません。 詳細な料金を知るためには、企業の利用状況や要件を伝えた上で、提供元に見積もりを依頼する必要があります。 利用料金は公式サイトで公開されておらず、個別での問い合わせが必要です。 導入を検討する際は、まずは公式サイトから問い合わせて、自社の規模に合ったプランと見積もりを確認することをおすすめします。

まとめ

EventBoardは、会議室の予約状況を可視化し、空予約の防止や利用データの活用を支援する会議室予約システムです。 Google WorkspaceやMicrosoft 365との連携もスムーズで、従業員と管理部門の双方の業務効率化に貢献します。 一方で、海外製品であるため日本語サポートの範囲や、ハードウェアコストの発生には注意が必要です。 会議室の非効率な運用に課題を感じている企業や、データに基づいたオフィス環境の改善を目指す企業にとって、検討価値のある選択肢の一つと言えるでしょう。