Staple（ステイプル）とは？料金 機能 導入の注意点をわかりやすく解説

Stapleの主な特徴

Stapleの主な特徴が気になる方も多いのではないでしょうか？ Stapleの代表的な特徴を3点紹介します。

法人プリペイドカード「Stapleカード」

Stapleの代表的な機能が「Stapleカード」です。 これはVisaブランドの法人向けプリペイドカードで、従業員は経費支払いに利用できます。 利用履歴はシステムに即時反映されるため、申請の手間が省けます。 与信審査が不要で、チャージ式のため予算管理がしやすいという特徴があります。

充実した外部サービス連携

Stapleは、多様な外部サービスと連携できる点も特徴です。 freee会計や勘定奉行クラウドなどの会計ソフトと連携すれば、経費データを仕訳としてスムーズに取り込めます。 また、Microsoft TeamsやChatworkといったビジネスチャットと連携し、申請・承認の通知を受け取ることも可能です。 既存のシステムと連携させることで、業務フローを大きく変えずに導入できます。

電子帳簿保存法への対応

Stapleは電子帳簿保存法（電帳法）に対応しています。 スマートフォンで撮影した領収書は、タイムスタンプが付与されてデータ化されます。 JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を取得しており、法的要件を満たしたペーパーレス化が可能です。 これにより、紙の領収書の保管コストや管理業務を削減できます。

Stapleを導入するメリット

Stapleを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？ 主なメリットを3点解説します。

経費精算業務の効率化

Stapleカードやスマートフォンアプリの活用により、経費の申請・承認プロセスが簡素化されます。 従業員は場所を選ばずに申請でき、経理担当者は手作業での入力や確認作業の負担が軽減されます。 結果として、経費精算に関わる従業員全体の業務効率化が期待できます。

ガバナンス強化と不正利用の防止

Stapleカードは、管理者側で利用上限額や利用可能な店舗カテゴリを設定できます。 利用履歴もリアルタイムで確認できるため、不適切な支出を早期に発見しやすくなります。 これにより、経費の不正利用を抑制し、コーポレートガバナンスの強化に繋がります。

キャッシュフローの改善

プリペイド式のStapleカードは、あらかじめチャージした範囲内での利用に限られます。 そのため、想定外の支出を抑制し、予算管理を容易にします。 従業員の立替払いが不要になるため、個人の負担がなくなると同時に、企業のキャッシュフロー安定化にも貢献します。

Stapleのデメリットや注意点

Stapleのデメリットや注意点が気になる方も多いのではないでしょうか？ 導入前に確認したい注意点を3点解説します。

月額料金とカード発行手数料が発生する

クラウドサービスであるため、利用には月額料金が発生します。 また、Stapleカードは発行時に手数料が必要です。 従業員数によっては月々のランニングコストが大きくなる可能性があるため、導入前に費用対効果を試算することが重要です。

複雑な承認フローには対応しきれない場合がある

Stapleの承認フローは比較的シンプルに設計されています。 そのため、複数の条件分岐や多段階の承認ルートといった、複雑な社内規定を持つ企業には対応できない場合があります。 自社の承認フローがシステム上で再現できるか、事前に確認が必要です。

海外出張での利用には制約がある

StapleカードはVisa加盟店で利用できますが、海外での利用時には一部制約が生じることがあります。 国や地域、店舗によってはプリペイドカードでの決済ができないケースも想定されます。 海外出張の頻度が高い場合は、利用可能範囲を事前に確認し、他の決済手段も用意しておくと安心です。

Stapleの料金プラン

Stapleには、機能や利用目的に応じたプランが用意されています。 ここでは主なプランを紹介します。

Staple (経費精算)

経費精算機能を中心としたプランです。 1ユーザーあたり月額600円（税抜）から利用でき、交通系ICカードの読み取りや会計ソフト連携といった基本的な機能を備えています。 まずは経費精算のデジタル化から始めたい企業に向いています。

Stapleカード (法人プリペイドカード)

経費精算機能と法人プリペイドカード「Stapleカード」をセットで利用できるプランです。 料金は個別見積もりとなります。 カードの利用明細が自動で経費データとして登録されるため、従業員の申請負担を大きく削減します。 立替払いの廃止やガバナンス強化を目指す企業に適しています。

まとめ

Stapleは、法人プリペイドカードとクラウドシステムを組み合わせることで、経費精算業務の効率化を支援するサービスです。 従業員の立替払いや手作業による申請・承認プロセスに課題を感じている企業にとって、有力な選択肢の一つとなるでしょう。 本記事で解説した特徴や注意点を参考に、自社の課題に合ったサービスかご検討ください。