Microsoft Teamsとは？法人向け導入のメリット・デメリットを解説

サービスの特徴と機能

Microsoft Teamsには、日々の業務をスムーズにするさまざまな特徴があるのをご存知でしょうか？ここでは、その特徴を3点解説します。

①リアルタイムなコミュニケーション機能

チャットを中心としたリアルタイムなコミュニケーションが可能です。 複数メンバーとのグループチャットやダイレクトチャットを活用でき、迅速な情報共有を促進します。 Microsoft 365アプリとシームレスに連携できるため、WordやExcelなどのドキュメントをチャット画面から直接共有し、共同編集することも可能です。

②包括的なWeb会議機能

Web会議機能も標準で備わっており、チャットでのやり取りからすぐにビデオ通話へ移行できます。 音声通話や画面共有、会議の録画機能も搭載されており、離れた場所にいるメンバーとも対面に近い感覚で情報共有できる点が利点です。 他のWeb会議専用サービスを別途契約しなくても、日々のやり取りから会議までが一つのツールで完結できます。

③チーム・チャネルによる情報整理

部署やプロジェクトごとに「チーム」と「チャネル」という単位でワークスペースを分けられるのも特徴です。 これにより、案件ごとの情報を整理しやすくなり、後から過去のやり取りを検索で見つけることも容易になります。 また、タスク管理アプリなど他のツールをタブに追加することで、各チームの業務効率を高めることも期待できます。

Microsoft Teamsを導入するメリット

Microsoft Teamsを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？ここでは、導入によって得られる主なメリットを3点解説します。

①コミュニケーションの一元化

一つ目は、ひとつのアプリにコミュニケーション機能が集約されている点です。 メールや電話、対面での会議など、バラバラだった連絡手段をまとめることで、情報共有をスムーズに行うことが期待できます。 さまざまなアプリを切り替える手間が減り、業務の生産性向上が見込めます。

②Microsoft 365アプリとの連携性

二つ目は、Microsoft 365アプリとスムーズに連携できる点です。 ファイルの共同編集やスケジュールの共有などがアプリ内で完結するため、作業の効率化が図りやすくなります。 すでにWordやExcelを日常的に利用している企業にとっては、非常に親和性の高いツールです。

③堅牢なセキュリティレベル

三つ目は、セキュリティレベルが高い点です。 Microsoftが提供する堅牢なセキュリティ基盤とAIを活用したセキュリティ対策機能が実装されており、企業の大切な情報を保護しやすい環境が整えられています。 アクセス権限の管理なども細かく設定できるため、安全な情報共有基盤として活用できます。

導入時に考慮すべき課題と注意点

Microsoft Teamsの導入を検討する上で、注意すべきポイントやハードルが気になる方も多いのではないでしょうか？ここでは、それらを3点解説します。

①チーム・チャネルの管理

チームやチャネルの乱立により情報が埋もれやすい点は注意が必要です。 誰でも自由にチームを作れる状態にしてしまうと、どこに何の情報があるのか分かりづらくなってしまいます。 チーム作成の権限を管理者がコントロールするなどの工夫が求められます。

②AI機能の追加コスト

高度なAI機能を追加する場合は高価なアドオンが必要になる点も考慮すべきハードルです。 会議の要約や高度なサポート自動化などを行いたい場合、基本プランに加えて追加費用が発生することがあります。 自社のニーズに合わせて、費用対効果を慎重に見極めることが大切です。

③運用ルールの策定

適切な運用ルールがないと情報漏えいのリスクが高まることにも注意しなければなりません。 社内外で気軽にファイルを共有できるため、機密情報の取り扱いに関するルールが定まっていないと予期せぬトラブルにつながる恐れがあります。 業務外での利用を制限するなど、明確なガイドラインを策定することが推奨されます。

Microsoft Teamsがおすすめのケース

どのような企業にMicrosoft Teamsが特にマッチするのか、気になる方も多いのではないでしょうか？ここでは、おすすめのケースを3点まとめました。

①Microsoft 365利用企業

すでにMicrosoft 365のオフィスソフトを導入している企業には特におすすめです。 WordやExcelなどの各種アプリとの連携がスムーズに行えるため、ツールの真価をより発揮しやすくなります。 新たなツールを覚える負担も比較的少なく、自然に業務に馴染むことが期待できます。

②リモートワーク推進組織

リモートワークやハイブリッドワークを推進したい組織にも適しています。 チャットやWeb会議、ファイル共有機能が揃っているため、オフィス外にいる従業員とも円滑にコミュニケーションを取りやすくなります。 多様な働き方を支えるデジタルなワークスペースとしての活躍が期待できます。

③高いセキュリティ基準を求める企業

高いセキュリティ基準が求められる業界や企業にも向いています。 Microsoftが提供する堅牢なセキュリティ基盤のもとで運用されるため、情報漏えいや不正アクセスのリスクを抑えやすくなります。 安心感を重視してコミュニケーションツールを選びたい場合の有力な選択肢の一つです。

Microsoft Teamsが向いていない可能性があるケース

どのようなケースではMicrosoft Teamsが向いていない可能性があるのでしょうか？ここでは、別のツールを検討すべきケースを3点解説します。

①シンプルなチャット機能のみ希望

機能がシンプルなチャットツールだけを求めている場合は合わない可能性があります。 Microsoft Teamsは多機能であるがゆえに、操作画面が複雑に感じられ、ITツールに不慣れな従業員には定着しづらいかもしれません。 テキストコミュニケーションに特化した他ツールと比較検討することをおすすめします。

②Microsoft製品の利用実績がない企業

Microsoft製品を全く使用していない企業にとっては魅力が半減するかもしれません。 ファイル連携などのメリットが活かしにくく、場合によっては他のツールを組み合わせた方がコストパフォーマンスが良いケースも考えられます。 現在の社内システム環境を見直した上で導入を検討したほうが良いでしょう。

③運用管理リソースが不足している企業

社内での細かな運用ルールの策定や管理にリソースを割けない場合も注意が必要です。 前述の通り、ルールがない状態での運用は情報の散逸やセキュリティリスクを招きやすくなります。 管理者の配置や従業員への教育体制を整えるのが難しい企業にはハードルが高くなります。

まとめ

Microsoft Teamsは、チャットやWeb会議、ファイル共有などを一つのアプリに集約できる総合的なビジネスチャットツールです。 Microsoft 365アプリとの連携や高度なセキュリティ体制を備えており、情報共有の効率化やリモートワークの推進に役立つことが期待されます。 一方で、適切な運用ルールの策定や、AI機能などへの追加コストには注意が必要です。 自社の課題や既存のIT環境と照らし合わせながら、導入を検討してみてはいかがでしょうか。