【徹底比較】おすすめオフィス向け入退室管理システム4選！【2024年最新】

オフィスのセキュリティ強化や煩雑な鍵管理の効率化を目指し、入退室管理システムの導入を検討されている総務・情報システム担当者の方も多いのではないでしょうか。しかし、多種多様な製品が存在するため、自社の規模や課題に最適なシステムをどのように選べばよいか、判断に迷うことも少なくありません。この記事では、オフィス向け入退室管理システムの基本的な種類から、自社に合った製品を選定するための具体的な比較ポイント、導入の流れまでを網羅的に解説します。

入退室管理システムとは？オフィス導入で解決できる課題

そもそも入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、オフィスや特定のエリアにおいて「いつ、誰が、どこに」出入りしたかを記録・管理するための仕組みです。従来の物理的な鍵とは異なり、ICカードや生体認証、スマートフォンなどを用いてドアの施錠・解錠を電子的に制御します。

単に部外者の侵入を防ぐだけでなく、内部統制の強化や従業員の勤怠状況を把握するツールとしても活用されています。企業の資産や情報を守るための重要なインフラの一つといえます。

従来の物理鍵による管理が抱える課題とセキュリティリスク

金属製の鍵を使用する従来の方法では、紛失や盗難、不正な複製といったリスクが伴います。鍵を一つ紛失しただけでも、セキュリティ維持のためにシリンダーごと交換する必要があり、費用と手間が発生する可能性があります。

また、物理鍵では誰がいつ解錠したかの正確な記録が残らないため、万が一の事態が発生した際に原因の特定や追跡が困難になるという課題があります。鍵の貸し借りや管理簿への記入といったアナログな運用も、管理担当者の業務負担を増大させる一因となり得ます。

システム導入で実現する主なメリット（セキュリティ・勤怠連携・コスト）

入退室管理システムを導入すると、入室権限を持たない部外者の侵入を物理的に防ぎやすくなるため、セキュリティレベルの向上が期待できます。入退室のログデータが自動で記録されるため、「いつ誰がオフィスにいたか」を正確に把握でき、内部不正の抑止力としても機能します。

さらに、これらのログデータを勤怠管理システムと連携させれば、タイムカードの打刻漏れや不正申告の防止に繋がり、労務管理の適正化にも貢献します。物理鍵の管理業務が不要になることで、鍵の紛失対応や貸出管理にかかる人的コストの削減も期待できます。

入退室管理システムの主な種類と認証方式

設置方法による分類：後付け型と交換型

入退室管理システムの設置方法は、既存のドアに加工を施さずに設置できる「後付け型」と、錠前自体を取り替える「交換型」に大別されます。後付け型は、粘着テープなどで機器を設置するタイプが中心です。工事が不要な製品が多く、賃貸オフィスでも導入しやすい点が特徴で、「bitlock PRO」のような製品がこれに該当します。

一方、交換型は電気錠などをドアに埋め込むため配線工事が必要になる場合がありますが、耐久性が高く、より厳格なセキュリティが求められる環境に適しています。設置環境や原状回復の必要性に応じて選択することが重要です。

主な認証方法の種類と特徴（ICカード・生体認証・スマホアプリなど）

認証方式には、利便性やセキュリティ強度が異なる複数の種類があります。広く普及しているICカード認証は、社員証や交通系ICカードを利用できる場合があり、導入コストを抑えやすい傾向があります。

生体認証は、指紋や顔といった個人の身体的特徴を用いる認証方式です。なりすましが困難でセキュリティレベルが高い反面、導入コストは比較的高くなる傾向があります。「Safie Entrance2」のように、顔認証に特化したサービスも提供されています。 その他、スマートフォンアプリや暗証番号、QRコードを用いる方式もあります。

【重要】自社に合う入退室管理システムの選び方5つのポイント

ポイント1：設置対象のドア環境と工事の要否

システム選定の際は、設置したいドアの形状や材質、周辺環境を事前に確認することが重要です。開き戸か引き戸か、ドア枠に十分なスペースがあるかによって、取り付け可能な機器が限定されることがあります。

また、電源供給のための配線工事が可能かどうかも重要な判断基準となります。配線が難しい場所やガラス扉など加工が困難な場合は、電池駆動式のスマートロックなどが有力な選択肢となるでしょう。事前の現地調査が推奨されます。

ポイント2：求めるセキュリティレベルと利便性のバランス

セキュリティの堅牢さと日常業務での利便性は、トレードオフの関係にある場合があります。サーバールームなど機密性の高いエリアには、なりすましを防ぐ生体認証や、共連れを防止するアンチパスバック機能などが求められることがあります。

一方で、人の出入りが多いエントランスでは、認証スピードが速いICカード認証やハンズフリーで解錠できるシステムが適しているケースもあります。エリアごとのリスクに応じて適切な認証方式を使い分けることが、スムーズな運用のためのポイントです。

ポイント3：料金体系と費用（初期・月額・買い切り）

システムのコスト構造は、提供形態によって大きく異なります。クラウド型サービスの多くは、サブスクリプション方式を採用しています。「ALLIGATE」のように、初期費用を抑えつつ月額料金で利用できるサービスもあり、導入しやすい点が特徴です。

一方、オンプレミス型などの買い切りタイプは初期投資が高額になりがちですが、長期的な総額コストを抑えられる可能性があります。自社の予算計画に合わせて、数年単位の総額費用を比較検討することが重要です。

ポイント4：勤怠管理など他システムとの連携可否

業務効率化を目指すなら、他の業務システムと連携できるかどうかも確認すべき重要な項目です。特に、入退室ログを勤怠管理システムに自動連携させることで、客観的な労働時間の記録として活用でき、労務コンプライアンスの強化に役立ちます。

また、人事管理システムと連携すれば、入退社に伴う権限の付与・削除を自動化でき、管理漏れによるセキュリティリスクを低減できます。API連携の可否を確認し、将来的な拡張性も考慮しておくとよいでしょう。

ポイント5：企業の規模や将来の拡張性

導入時には小規模でも、将来的な事業拡大や人員増加、拠点展開を見据えたシステム選定が求められます。拠点が複数ある場合、クラウド型であれば本社から各拠点の状況を一元管理し、遠隔での権限設定も容易に行える製品があります。

利用可能人数や登録可能なドア数の上限など、組織の成長に合わせて柔軟に拡張できるかを確認しましょう。システムによっては、「SecureFrontia X」のように数万人規模の大規模運用に対応できるものや、グローバル展開をサポートするものもあります。

見落としがちな賃貸オフィスの制約と原状回復の確認

賃貸オフィスでは、ビル管理規則などによって設置できる機器や工事内容に制限があるため注意が必要です。特に、ドアへの穴あけや配線工事を伴うシステムは、退去時に原状回復義務が発生するケースがあります。

工事区分の確認や原状回復費用の見積もりも事前に考慮し、必要であれば原状回復が容易な後付け型のスマートロックを選ぶなど、物件の制約に合わせた機種選定が求められます。

導入決定から運用開始までの基本的な流れ

ステップ1：課題整理・要件定義から見積もり取得まで

導入プロジェクトの最初のステップは、現状の課題を洗い出し、システム導入で何を解決したいのかを明確にすることです。セキュリティ強化が主目的か、勤怠管理の効率化も目指すのかによって、選ぶべき機能は変わってきます。

導入する扉の数、利用者数、必要な機能といった要件を具体化した上で、複数のベンダーに問い合わせましょう。そうすることで、各社から精度の高い提案と見積もりを得られ、比較検討がスムーズに進められます。

ステップ2：契約・設置工事から運用ルール策定・周知まで

ベンダーを選定して契約した後は、詳細な導入スケジュールを決め、設置工事に進みます。工事にはビル側への申請が必要な場合もあるため、早めに手配を進めましょう。

並行して、システムの運用ルールを策定します。誰にどのエリアの権限を与えるか、カード紛失時の対応フローなどを定めます。システム稼働前には従業員向けの説明会を開き、新しいルールを周知することで、運用開始後の混乱を避けることができます。

社内での合意形成と稟議のポイント

入退室管理システムの導入は全社的な業務フローの変更を伴うことがあるため、関係部署との調整や経営層の承認が不可欠です。稟議書を作成する際は、単なる防犯設備の導入としてだけでなく、経営課題の解決策として提示すると承認を得やすくなるでしょう。

セキュリティリスクの低減や労務リスクの回避、管理業務の工数削減といったメリットを、具体的なデータと共に説明することが有効です。初期費用だけでなくランニングコストを含めた費用対効果を明確にし、投資の妥当性を訴求することが重要です。

自社に最適なシステムを選定するための比較検討ポイント

解決したい課題の優先順位を明確にする

多機能なシステムは魅力的ですが、すべての機能が自社に必要とは限りません。セキュリティ強化、勤怠管理の効率化、来客対応の省力化など、自社が抱える課題に優先順位をつけることが重要です。

課題の軸を定めることで、過剰な投資を避け、本当に必要な機能を持つソリューションを選定しやすくなります。例えば、コスト抑制が優先なら、ICカード認証などのシンプルな構成が適しているでしょう。

必須機能と付加価値機能を見極める

システム選定では、業務に不可欠な「必須機能」と、あると便利な「付加価値機能」を区別して評価することが大切です。必須機能は、自社の運用ルールやセキュリティポリシーを満たすための最低条件となります。

一方、付加価値機能には会議室予約システムとの連携や、体表面温度測定機能などがあります。これらの機能が自社の業務改善にどれだけ寄与するかを検討し、コストとのバランスを見ながら採用を判断することが求められます。

緊急時（停電・故障）の対応策を確認する

システム障害や停電などの緊急事態が発生した際の挙動は、安全管理上、非常に重要です。停電時に自動で施錠されるか解錠されるか、バッテリーによるバックアップ機能の有無、物理鍵での強制解錠が可能かなどを確認しておく必要があります。

また、クラウドシステムの場合、ネットワーク障害が発生した際に認証が可能か、ログはどのように保存されるかについても確認し、事業継続の観点から問題がないかチェックしておくべきです。

サポート体制や導入実績も判断材料に加える

システムの安定稼働には、ベンダーによるサポートが不可欠です。問い合わせ窓口の対応時間や、故障時の修理サービスの有無などを確認しておきましょう。

また、同業他社や同規模の企業での導入実績は、システムの信頼性を判断する上で有益な情報となります。長期的に安心して利用できるパートナーを選ぶことが、導入後のトラブルを避ける上で重要です。

導入効果を最大化するための運用における注意点

定期的な入退室ログの確認とセキュリティ監査

システムを導入するだけでなく、記録されたログデータを活用してセキュリティ状況を監視することが重要です。休日や深夜の不自然な入退室や、認証エラーの多発など、異常な兆候がないかを定期的にチェックすることが有効です。

これにより、内部不正の予兆検知やサービス残業の実態把握に繋がる場合があります。また、権限設定が適切か、退職者のアカウントが速やかに削除されているかなど、定期的なセキュリティ監査を実施する必要があります。

運用ルールの策定と従業員への周知徹底

どんなに高性能なシステムでも、運用ルールが形骸化しては十分な効果は期待できません。ICカードの貸し借り禁止、共連れの禁止、カード紛失時の即時報告といった基本的なルールを明確に定め、社内規定に盛り込むことが重要です。

ルールを定めるだけでなく、定期的な研修などを通じて従業員への周知徹底を図り、セキュリティ意識の向上を促すことで、人的なリスクを最小限に抑えることができます。

トラブル発生時のエスカレーションフローの構築

カードの紛失やシステムの誤作動、締め出しといったトラブルが発生した際に、誰に連絡し、どう対応するかというエスカレーションフローを事前に構築しておくことが重要です。

特に夜間や休日など、管理者が不在の時間帯における緊急連絡網や対応手順を明確にしておく必要があります。ベンダーのサポート窓口への連絡方法などをマニュアル化し、関係者間で共有しておくことで、万が一の事態にも迅速に対処できるようになります。

入退室管理システムに関するよくある質問

Q. 買い切り型とサブスクリプション型のメリット・デメリットは？

買い切り型は初期費用が高額になりがちですが、月々のランニングコストを抑えられ、長期利用では総額が安くなるケースがあります。一方、サブスクリプション型は初期費用を抑えて導入でき、常に最新の機能が提供される点がメリットとして挙げられます。

ただし、利用期間中は月額費用が発生し続けるため、ランニングコストの試算が必要です。企業の財務戦略やIT管理体制に合わせて選択することが推奨されます。

Q. 既存の社員証（ICカード）を鍵として利用できますか？

多くのシステムはFeliCaやMifareといった主要な規格のICカードに対応しており、既存の社員証などを鍵として利用できる場合があります。これにより、新たなカード発行のコストや手間を削減できます。

ただし、システムによっては特定の規格にしか対応していない場合もあるため、導入前に利用中のカード規格とシステムの対応状況を必ず確認することが重要です。

Q. 停電や通信障害が発生した場合、ドアは開けられますか？

電気で制御されるシステムでも、非常時の安全は考慮されています。多くの製品は停電に備えてバッテリーを搭載しており、一定期間は動作を継続できます。また、停電時に自動で解錠される設定や、物理鍵で手動解錠できる仕組みが用意されていることが一般的です。

通信障害時でも、機器内部に認証情報を保存しているタイプであれば、サーバーと通信できなくても解錠操作やログの一時保存が可能な製品が多く存在します。

まとめ：最適な入退室管理システム導入で、セキュアで効率的なオフィスへ

入退室管理システムの導入は、オフィスのセキュリティを向上させ、勤怠管理の効率化といった業務改善にも貢献します。成功のためには、後付け型か交換型か、認証方式はどれにするかなど、自社の設置環境や求めるセキュリティレベルに応じて最適な製品を選ぶことが大切です。本記事で解説した「選び方の5つのポイント」や他システムとの連携可否を参考に、複数のサービスを比較検討することが重要です。まずは自社の課題を明確にし、長期的な視点で費用対効果を見極めながら、安全と利便性を両立するシステム選定を進めていきましょう。