【徹底比較】おすすめの給与明細電子化サービス4選！同意書は必要？

1 . 給与明細電子化サービスとは？

給与明細電子化サービスとは、毎月の従業員の給与明細を紙ベースの明細表に印刷せずに、電子情報のみで送付するものです。今や世界中、日本国内、どこでもリモートワークの普及は加速度的に広がっています。リモートワークをしていく中で大変になって来るのは、書面の受け渡しなどの物理的やりとりでしょう。

そういった、書面のやり取りの中にはもちろん、「紙ベースでの給与明細の発行」も含まれます。給与明細を紙で発行すると、手渡ししなければいけなくなってしまいます。リモートワークが広がりつつある日本では、手渡ししようとすることで、渡しそびれるなどの、不都合も産まれてきます。

そういった時に、便利なのが「給与明細電子化サービス」なのです。給与明細電子化サービスには、「電子メールを利用する方法」「社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧する方法」「フロッピーディスク、MO、CD－ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法」の3種類の方法があります。

2 . 給与明細電子化サービスの機能一覧

給与明細電子化サービスを取り入れると、どんなことが出来るのでしょうか？

■給与データ取り込み機能

給与明細電子化サービスを取り入れると、「給与データ取り込み機能」が使えるようになります。

以前の紙ベースでの出力の場合であれば、給与計算用のソフト、もしくは手書きの帳簿上で給与計算を行い、そのデータを基に、給与明細を発行していました。給与明細電子化サービスを取り入れると、給与計算システムにデータを入力していくだけで、自動的に計算を行ってくれ、給与明細の形にアウトプットしてくれます。

■給与明細作成機能

給与明細電子化サービスを取り入れると、「給与明細作成機能」が使えるようになります。つまり、給与計算システムに入力したデータを、一括して給与明細の形にアウトプットが出来るようになるということです。

給与明細計算のソフトが、別にある場合でも、CSVファイルなどのデータに出力して、給与明細電子化サービスのソフトに取り込んでいくだけで、自動的に計算してくれるものもあります。もちろん、給与明細電子化サービスのソフトだけで作成されるものもあるのです。

■給与データの管理機能

給与明細電子化サービスを取り入れると、「給与データの管理機能」を活用することも出来ます。

以前の紙ベースでの出力であれば、一度確定した明細を、一覧で可視化しやすくするためには、表にお越しなおす必要がありました。そのまま、まとめて管理するのも手間です。一方で、給与明細電子化サービスであれば、全社員の給与明細を一覧化して表示できるので、その作業の手間が省けていきます。業務の効率化にも繋がっていくでしょう。

■給与明細の配布機能

給与明細電子化サービスを取り入れると、「給与明細の配布」をウェブなどで行うことが出来ます。

「電子メールでの送信」「クラウド上にある明細を社内ネットワークで閲覧」「USBメモリ、CD-ROMなどの記憶媒体での配布」こういった方法で、給与明細を配布することが可能になります。紙ベースでの配布よりも、物理的コストも抑えられ、手渡すという「時間的コスト」を抑える事にも繋がります。ここでも、業務の効率化が起こるでしょう。

■過去データの閲覧機能

給与明細電子化サービスを取り入れると、「過去の給与明細のデータを閲覧」することができます。

今までの紙ベースでの発行であれば、給与明細の作成ソフトを立ち上げ、そこから過去のデータを読み込んだり、手書きの帳簿の記録を調べたりしなければいけませんでした。最悪の場合、発行した紙ベースの給与明細しか残っていないこともあります。

しかし、給与明細電子化サービスでは、データとしてサーバー上に過去記録が残るため、企業側も従業員も過去データを気軽に閲覧しやすくなるのです。

3 . 給与明細電子化サービスを利用することのメリット・デメリット

給与明細電子化サービスを取り入れると、どういったメリット・デメリットがあるのでしょうか？

企業側のメリット

・印刷や配布コスト削減

企業側のメリット1つ目は「印刷や配布コスト削減」です。給与明細電子化サービスを取り入れると、印刷用の紙、プリンターのインクなどの物質的コストを削減できます。

さらに、配布する際の手間の「時間的コスト」の削減にも結び付けることができます。給与明細電子化サービスを取り入れると、2つの面で大きなコスト削減が出来ます。

・人的ミスを防ぎ、業務効率化

企業側のメリット2つ目は「人的ミスを防ぎ、業務効率化」が出来る事です。今までの紙ベースの給与明細であれば、給与計算ソフトで作られたデータを、別の印刷ソフトに入力し変え、さらに印刷を行っていたはずです。

給与明細電子化サービスでは、データの入力から、明細表の表示まで、一括で行うことが出来るので、人的ミスが減ります。もちろん、そのことで業務効率も上がるでしょう。

・担当者の負担軽減

企業側のメリット3つ目は「担当者の負担軽減」です。給与の計算というのは、失敗が許されるものではありません。そのため、給与の計算自体に間違いが起こっていないか、経理担当者は、かなりの時間をかけて、チェックを行っているはずです。

給与明細電子化サービスを取り入れると、その負担は軽減されます。給与明細電子化サービスは、一括して全ての処理をしてくれるので、ミスも起こりにくく、人的な負担が減るでしょう。

従業員側のメリット

・場所を問わず、どこでも確認可能

従業員側のメリット1つ目は「場所を問わず、どこでも確認可能」になることです。以前の紙ベースの給与明細では、手元に明細表が無ければ確認できませんでした。

給与明細電子化サービスで、クラウド上にデータがあれば、様々なデバイスから閲覧することが可能になります。時間も場所も選びません。

・データの管理が容易になる

従業員側のメリット2つ目は「データの管理が容易になる」ことです。給与明細電子化サービスを取り入れると、過去の給与明細データまで一括で閲覧することが可能です。

これにより、年間の収入額も分かりやすく、過去の源泉徴収額を調べる際にも容易に行うことが出来るようになります。紙ベースの給与明細を紛失してしまい、分からなくなることもありません。

デメリット

・導入や運用にコストがかかる

給与明細電子化サービスを取り入れるデメリット1つ目は「導入や運用にコストがかかる」ことです。

各社が提供する給与明細電子化サービスの内容によっても、利用料金は異なりますが、今までは無料だったものにいくらかのコストがかかるようになります。ただし、その分作業担当者の人件コストを浮かせることに繋がる側面もあります。

・従業員からの理解を得ることが必要

給与明細電子化サービスを取り入れるデメリットの1つに、「従業員からの理解を得ることが必要」ということがあります。

今までの慣習に慣れ親しんでいるベテラン従業員は、紙ベースでの配布が無くなることに、違和感を感じる人も少なくないでしょう。そういった部分でのサポートを、きちんとしなければいけないことは、デメリットと言えるでしょう。

・情報漏洩リスクがある

給与明細電子化サービスを取り入れることのデメリット、3つ目は「情報漏洩リスクがある」ということです。

給与明細電子化サービスを提供する会社は、どの会社も強固なセキュリティで情報漏洩が起こらない仕組みを作っていますが、それは絶対ではありません。情報漏洩のリスクが0％ではないことは1つのデメリットでしょう。

4 . 給与明細電子化サービス選び方のポイント

■給与明細電子化には従業員の同意書が必要

所得税法では、「給与明細や源泉徴収票を電子交付する場合、従業員からの同意を得なくてはならない」と定められており、給与明細を電子化するには、従業員からの同意書が必須になります。

明細発行のルールを一元化し、どのように従業員から同意を得るのか？を明確にしておく必要があります。

具体的な同意書取得までの手順はこちらです。

①システムの内容、発行方法などを明記した同意書を用意

②受給者にシステムや制度を説明する

③従業員（被雇用者）に意思確認を行い同意書を得る

さらに同意書では、こちらの内容の承諾を得る必要があるのです。「電子交付する書類の名称」「電磁的方法の種類やその具体的な方法（Eメール、社内LANの選択など）」「受信者ファイルへの記録方法」「交付予定日」の4つです。

給与明細電子化サービスの中には、ログイン画面でこれらの同意を得なければ閲覧できない仕組みもあるので有効活用しましょう。

■自社の給与ソフトと対応しているか

給与明細電子化サービスを導入するうえで、気を付けなければいけないことは、今自社で活用している給与計算ソフトと対応しているかどうか？ということです。

今現在の給与計算ソフトをそのまま使い続けるつもりであるのであれば、そのソフトとの互換性が無ければいけません。給与明細電子化サービスを提供する企業で様々に違うので、きちんと見比べておくことが必要です。

■サポート体制は充実しているか

給与明細電子化サービスを導入するにあたって、「どのようなサポート体制があるのか？」をきちんと確認しておくことは、必須でしょう。

今までのシステムを廃止し、新たなシステムを組み込むわけですから、トラブルやアクシデントは必ず発生します。そういった時に、どこまで対応してくれるのか？を事前に給与明細電子化サービス会社と、話し合っておかなければいけません。予期せぬトラブルで、給与締め日に間に合わないことがないようにしましょう。

■給与明細電子化以外にどのような機能があるか

給与明細電子化サービスには、給与明細を発行する以外の機能がある場合もあり、ここを導入の判断材料にしてもいいでしょう。

〇給与明細以外の配信機能

従業員に源泉徴収票を送付したり、アルバイト社員にシフト表を送付したりすることが出来る機能がある場合もあります。

〇安否情報確認機能

雇用している従業員に対し、安否情報を入力してもらい、本部サーバーで一括して情報を閲覧できたり、一括して安否確認メールを送信したりできる機能を持っている、給与明細電子化サービスもあります。

■外国語対応しているか

給与明細電子化サービスを導入するにあたり、「外国語対応」も確認しておくべきポイントになります。急速に進む社会のグローバル化では、外国人従業員を雇っている企業も少なくないはずです。そういった従業員が認識できる言語表記があるのか？というのは、サービスを導入するうえで1つのポイントになるでしょう。

英語や日本語以外の、どんな言語に対応しているのか？といったところまで見ていく必要もあるかもしれません。

■情報漏洩リスクを回避するため、セキュリティを確認する

給与明細電子化サービスを導入する際に大きなポイントとなるのは、「セキュリティが強固であるか？」という点です。以下の3つのポイントがあります。

〇ネットワークのセキュリティ対策

ネットワークは、暗号化通信、ファイヤウォールを活用し、不正アクセスされないようになっているか？

〇データベースのセキュリティ対策

データセンターに登録された給与明細や従業員の個人情報の管理は、徹底しているか？暗号化管理されているか？

〇アプリケーションのセキュリティ対策

IDとパスワードによる認証アクセスおよび、IPアドレスによるアクセス制限されているか？

5 . 給与明細電子化サービス4社、徹底比較!!

①Gozal(ゴザル)

②Web 給与明細書配信システム【Pay-Look】(ペイルック)

③クラリネット

④Workcloud(ワーククラウド)

6 . まとめ

というわけで、今回は給与明細電子化サービスについて、詳しくご紹介してきました。給与明細を電子化することによって、あなたの企業の経理業務は、飛躍的に効率化される事間違いありません。さらに、今後リモートワークなどの多様化した働き方が増えてくると予測されます。そういった時に、給与明細電子化サービスなどを活用し、業務のクラウド化を行っていくことは、必須だと言えるでしょう。