請求書の電子化は合法？法的根拠やおすすめの電子化ツールを徹底解説!

請求書を含む企業に必要な書類を電子化する動きが進んでいます。

ここでは、請求書の電子化は法律的に認められているのか、また、電子化のメリットにはどのようなものがあるのかについて説明していきます。さらに、おすすめの請求書代行サービスもご紹介します。

請求書電子化とは？

請求書電子化とは、従来紙で行っていた請求書発行業務を電子化することをいいます。請求書をウェブ上で作成することで、それを電子データとしてメール添付やダウンロードができるようになります。

電子化することで、請求書を印刷して郵送するという工数を削減することができるため業務効率化に繋がるとして、近年様々な業種で取り入れられています。さらに、請求書が緊急で必要なときでも、電子化していればスピーディーに送り届けることができるので、受け取り側にもメリットがあります。

請求書を電子化することで得られるメリットについては以下で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしていただければ幸いです！

請求書電子化の背景にあるインボイス制度

請求書の電子化が進められる背景としてインボイス制度があります。

インボイス制を取り入れることにより、取引先が課税事業者か免税事業者かの判断が必要になるからです。

しかし、紙の請求書でこの処理をやっていれば、大幅に業務効率が下がってしまうといわれています。

そこで電子請求書の提供が可能になったことから、請求書電子化の動きが活発化しているのです。

インボイス制度の解説記事はこちら

請求書の電子化は法律で認められている？

請求書を電子化・PDF化して取引先に送付することは法律的に問題ありません。しかし、いくつか注意点があります。

まず、請求書を発行する側ですが、請求書自体は請求があったことが分かればいいので電子化されていても問題ありません。ただ税務調査などがあった場合に、電子データを提示する必要があります。また、取引先が電子請求書を受け入れているかどうかの確認が必要になります。

電子請求書を受け入れるためには、以下のルールがあります。

• 真実性の確保
• 可視性の確保

これらについては、以下「電子請求書を受け取る際の注意点（電子保存の要件）」で詳しく説明していきます。

請求書の電子化を認める法的根拠

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、書籍を電子化して保存することを認めた法律です。正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

対象は以下の2種類の書類です。

• 国税関係帳簿書類
• 国税関係書類

この中で請求書、見積書、納品書などは国税関係書類の書類にあたります。

また、国税関係書類には、貸借対照表及び損益計算書などの決算書も含まれます。国税関係帳簿書類の例としては、損益計算書や貸借対照表などがあります。

つまりこれらの書類は全て電子化データとして保存していることが法律で許可されているのです。

e-文書法

e-文書法は請求書など、紙で保存する必要があるものを電子データで保存する許可をするための法律です。e-文書法が成立するためには、以下の3点が必要です。

• 見読性
• 完全性
• 検索性

まず見読性とは、書かれている内容が鮮明にわかることが必要です。電子化することにより、書類に書かれていることがわかりにくくなってはいけません。そして完全性は、改ざんがないことを証明することが大切です。書面を取り交わした後、改ざんをすることを防ぐためです。また、検索性はいつでも必要なデータを検索できることが求められます。これらをクリアするためにはe-文書法に対応しているソフトを使うのがおすすめです。

電子請求書を発行する際の注意点

電子請求書をPDF化し、取引先に送付することは法律的には問題ありません。しかし税務調査があった時、いつでも提示できることが重要です。

検索ができることや印刷できること、表示がはっきりとしていることをご確認ください。

また、電子請求書は受け取り側にも必要なことがあります。

そのため、取引先に十分その旨を伝える必要があります。受け取り側も必要なことはありますが、ペーパーレス化にはメリットがあることを伝えることが重要です。

電子請求書を受け取る際の注意点（電子保存の要件）

電子請求書をPDFで印刷し、保存をすること自体は法律で認められています。

しかしそれには、真実性の確保、可視性の確保をしておくことが必要です。

また、発行の際と同様に税務署が税務調査の際に提示できるように、検索のしやすさを確認することも必要です。

1 . 真実性の確保

電子請求書には、完全性ともよばれる真実性の確保が必要です。

つまり、請求書を出したあとにデータの改ざんや削除をしていないことを証明する必要があるのです。これらの証明のためにタイムスタンプが必要になります。

タイムスタンプとは、電子データの作成日時と、内容が保持されていることを証明するための仕組みです。これをを付与することで、電子請求書の真実性を担保することが可能となります。

2 . 可視性の確保

真実性以外にも、電子請求書には可視性が重要です。可視性とは税務調査などを行った時、はっきりと文字が読めることをいいます。さらに請求書をいつでも検索できたり、国税関係帳簿と連携していることも必要です。

電子請求書は税務調査があったとき、いつでも提示できるようにしておくようにしてください。

請求書電子化のメリット

・コスト削減

請求書を書類で作る場合、紙代、印刷代、郵送代などが必要になります。

また、間違えて印刷をする可能性も十分にあります。さらにこれらの工程を行う人件費も必要となるのです。

しかし、請求書電子化にすることで、人件費を削減する他その他の経費も全て必要がなくなります。多くの請求書を送付する必要がある企業は特に請求書電子化にすることでメリットが大きくなります。

・工数削減

請求書を手作業で作るためには、データを作成したあと請求書をプリントアウトして上司などに押印してもらい、取引先に郵送する必要があります。それぞれの工程でミスをしないようにチェックをしながら作業をするのは、手間と時間がかかります。

また、請求書を管理するのも数が多ければ多いほど、手間がかかる作業になります。しかし、これらの工程を電子化することで、データを入力して送信するだけになり、検索性も高いので工数を削減することができます。

・セキュリティが向上

請求書を紙で作成する場合、郵送をしたり、スキャンしてメールで送ることになりますが、誤送信の可能性があります。また、メールのセキュリティが十分でないとハッキングされる恐れもあります。

現在は、メールでファイルを送信すること自体を推奨しない風潮もあります。しかし、請求書の電子化では、セキュリティが担保されたクラウド上に請求書を作成するため、セキュリティが向上します。

・受け取り側にもメリット

請求書を電子化することで、受け取り側にもメリットがあります。

郵送すると数日かかることがあるのですが、電子の場合は数分で請求書が届くため、もし間違いがあった場合にもすぐ確認することができます。

また請求書を管理する上で、書類をまとめるよりもデータ化している方が手間がかかりません。さらに受け取り側にとってみても、電子化するサービスのセキュリティがしっかりとしているのも安心できる点です。

請求書を郵送したり、メールに添付するのは決してセキュリティが強いわけではありません。

請求書電子化の問題点

・取引先に同意を得る必要がある

いくら電子化が進んでいるといっても、100％全ての企業が電子化することはまずありません。現在でも紙の書類を使っている企業が多いでしょう。

そのため、電子化した請求書を発行するには取引先から同意を得る必要があり、取引先は電子化された請求書を行える体制を整えなければなりません。

BtoBプラットフォーム請求書は、受け取り側としても利用することができ、取引先に費用的なコストを与えることがありません。そのため、取引先には、無料で利用できることと、電子化することのメリットを伝えましょう。

請求書の電子化では、双方がwim-winの形での導入を行うことが大切です。実際に、そのような方法で取引先から同意を得ることに成功している企業もあります。

請求書の電子化におすすめのソフト3選

請求書の電子化が進んでいることからも、ここ数年ペーパーレスの動きが進んでいます。しかし手作業で電子化をしては手間がかかってしまうので、請求書代行サービスを利用することをおすすめします。

さまざまなサービスがありますが、ここでは以下の3つのサービスをご紹介します。

• BtoBプラットフォーム 請求書
• MakeLeaps (メイクリープス)
• 請求管理ロボ

① BtoBプラットフォーム 請求書

おすすめする理由1 : 請求書関連の作業が楽になる

BtoBプラットフォーム請求書は請求書の発行から受け取りまで、請求書関連の業務を全てクラウドで一括で行います。請求書の入力は決まった事項や数字などを入力するだけ、他はボタンを押すだけとほとんど手間がかかりません。

また手作業で請求書を作ると、ある程度の経理業務の知識が必要なのですが、BtoBプラットフォーム請求書の場合は決まったことを入力していくだけで正しい請求書ができるのです。また送付したあとの検索も簡単です。

おすすめする理由2 : コスト削減につながる

請求書を制作すると以下のようにコストがかかります。

• 紙代
• 印刷代
• 郵送代（切手代）
• 人件費

請求書の発行枚数が多い企業であればその分だけコストがかかり、またミスをする可能性が増えます。（ミスをすると印刷分も増えてしまいます。）

請求書を電子化することにより、これらのコストを全て削減することができます。

おすすめする理由３ : 実績がある

請求書発行システムは現在さまざまなサービスがあるのですが、サービスは似ていてどのサービスを選んだらよいのかわからないこともあるでしょう。しかしBtoBプラットフォーム請求書はすでに大手企業から中小企業まで、75万社（2022年7月末）が利用しています。

これだけの利用数があるということは、それだけメリットがある、また安心して利用できるサービスということがいえるのです。

②MakeLeaps (メイクリープス)

おすすめする理由1 : 請求書作成の一連の作業を一括でできる

MakeLeaps (メイクリープス)では請求書作成、請求書送付から入金管理まで行うことができます。また、請求書以外にも見積書、納品書、請求書、領収書を作成することができ便利です。入金管理をすることができるので、消込作業をするにも手間がかかりません。

さらにこれらのデータを共有して管理することできるため、送付済の請求書のデータなど検索することもできます。

おすすめする理由2 : 会計ソフトなどと連携

メイクリープスは以下のようなさまざまな製品と連携しており、自動的にデータを取り込んだり通知連携をできるなど業務効率化につなげています。

以下のサービスと連携が可能です。

• Slack連携機能
• 会計連携
• 販売管理連携
• セールスフォース連携
• AYOI SMART CONNECT

おすすめする理由3 : 作成予約機能

毎月決まった請求書が発生する場合に、作成予約機能が便利です。そのため毎月データの入力が必要なく、自動的に請求書を送付してくれるのです。毎月同じ金額の請求書が多いケースが多く、手間を減らし業務効率につなげることができます。

また毎回作成するよりも、ミスを減らすことができるメリットもあります。

③請求管理ロボ

おすすめする理由1 : 請求書をペーパーレスに

請求書を電子化することにより、ペーパーレス化することができます。請求書は作成、印刷、内容の確認の上郵送、請求書の控えの管理など手間がかかる業務です。しかしペーパーレスにすることで、これらの手間を減らすだけでなく、人件費を含めてコスト削減をすることができます。

おすすめする理由2 : メール送信と郵送

作った請求書のPDFデータは、通常は取引先にメール送信するため、取引先にとってもすぐ請求書が届くので、取引先の管理業務もスムーズに進めることができます。また紙の請求書が欲しいといった取引先には、郵送にて請求書を送ることもできます。

メール送信をした電子請求書には既読機能があるため、取引先企業に届いたかどうかを確認することもできます。

おすすめする理由3 : 外部連携

すでに会計ソフトを使っている企業もあるでしょう。請求管理ロボは会計ソフトや販売管理ソフトなどと連携をしているため、データを取り込むことができます。そのため請求管理ロボにもう一度データを入力し直す必要はありません。

このため外部のソフトを使っている企業も、一連の売掛金管理業務を自動化することにより業務効率化を図ることができます。

まとめ

請求書を電子化しPDFを印刷して送付することは法律的に認められており、請求書を電子化する企業は増えています。その大きな理由は会計業務を大幅に減らすことができ、業務効率化ができるということです。