タイムカードの保存期間や保存方法を分かりやすく解説!!
企業が従業員の勤怠状況を把握するために使うタイムカード。給料の支払いにも関わるため、大切に管理している企業は多いでしょう。
では、そのタイムカードはいつまで保存する必要があるのか知っていますか？ 退職者のタイムカードの扱い、管理に必要な場所や手間に悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
タイムカードは給料の支払いに必要なだけでなく、勤務時間を証明する書類です。この記事では、企業と従業員のトラブルを防ぐために必要なタイムカードの保存期間、そして勤怠管理システムを導入するメリットも紹介します。
目次（クリックでジャンプします）
タイムカードはいつまで保存すればいいの？
厚生労働省が平成29年に策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（以下、本ガイドライン）に基づき、タイムカードの保存について確認していきます。
参考：
労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン（平成29年１月20日策定）
タイムカードの管理は使用者（企業）の義務
そもそもタイムカードは誰が管理しなければならないのでしょうか。本ガイドラインで、厚生労働省はこのように警告をしています。
賃金台帳の適正な調製
使用者は、労働基準法第108条及び同法施行規則第54条により、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適正に記入しなければならないこと。
また、賃金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合は、同法第120条に基づき、30万円以下の罰金に処されること。
労働基準法には労働時間の規定や労働時間の自己申告制についての規定がありますが、それを管理する責任は、労働者自身ではなく、雇い主である使用者が負っているのです。タイムカードの記入漏れや紛失は、労働者本人ではなく使用者の責任となります。
タイムカードの保存期間は3年
労働基準法第109条では「記録の保存」について定めています。
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。
しかし、これだけでは勤怠記録やタイムカードが「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に含まれているのかはっきりしません。そこで本ガイドラインでは、タイムカードの保存期間について次のように明記しています。
労働時間の記録に関する書類の保存
使用者は、労働者名簿、賃金台帳のみならず、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、労働基準法第109条に基づき、3年間保存しなければならないこと。
ここから、勤怠記録も労働基準法第109条の「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に含まれることがわかります。
よって、厚生労働省が定めるタイムカードの保存期間は3年間です。紙のタイムカードだけでなく、あらゆる勤怠の記録や給料の記録は3年間保存することが義務付けられています。
起算日に注意
タイムカード、その他勤怠時間の記録に関する書類の保存期間は3年間ですが、その3年間をどの時点から数えるべきなのか、注意が必要です。
労働基準法の施行規則第56条には、労働基準法第109条で定めている保存期間の起算日について記載があります。
一 労働者名簿については、労働者の死亡、退職又は解雇の日
二 賃金台帳については、最後の記入をした日
三 雇入れ又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日
四 災害補償に関する書類については、災害補償を終つた日
五 賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その完結の日
タイムカードの場合は「賃金その他労働関係に関する重要な書類」にあたるため、最後に記録が行われた日が起算日となります。起算日の翌日が1日目となり、そこから3年間が最低限の保存期間です。
保存していないとどうなる？実際に起きた事件
タイムカードの保管は使用者側の義務です。保管を怠ることで、従業員との間でトラブルが発生する可能性があります。
実際にタイムカードの有無が争点となった裁判があります。平成23年10月25日、東京地方裁判所にて判決が下された「スタジオツインク事件」です。
参考：
公益社団法人 全国労働基準関係団体連合会 労働基準関係判例一覧
これは、テレビコマーシャル等の企画・制作会社の元従業員が、未払いの残業代を求めた訴訟です。
元従業員は会社に対してタイムカードの提出を求めていました。しかし企業が応じなかったため、自身が把握している残業時間をもとに、推計される残業代を請求しました。
この請求に対して裁判所は、『合理的な理由がないにもかかわらず、使用者が、本来、容易に提出できるはずの労働時間管理に関する資料を提出しない場合には、公平の観点に照らし、合理的な推計方法により労働時間を算定することが許される』という見解を示し、残業代の支払いを一部認めています。
この判決はあくまで一例ですが、賃金の未払いはどの会社でも起こりうるトラブルです。そのとき出退勤の記録が存在しない場合、使用者側が責任を果たしていないということで不利な立場になります。企業を守るためにも、タイムカードは大切に保管しましょう。
長期間の保存には電子化がおすすめ
長期的な保存が必要なタイムカード。日々増えるものでもあるので、紙で管理する場合は、まとまった保存場所が必要です。
そこで最近では、紙のタイムカードによる勤怠管理から、勤怠管理システムの利用に切り替える企業が増えています。
勤怠管理システムを導入することで、タイムカードの管理場所を確保する必要や、紛失のリスクがなくなります。また、自動的に勤務時間を算出できるのはもちろんのこと、打刻忘れのアラートや長時間労働防止の機能を搭載しているシステムも多いです。
打刻手段は、勤務形態に応じてICカード、PC、スマートフォンなどから選べます。オフィス勤務やリモートワーク、フルタイム勤務やアルバイトなど、さまざまな働き方をする人が混在する職場に対応しているシステムもあります。
タイムカードの保存方法を見直す際、システムの導入も検討してみましょう。
勤怠管理におすすめのシステム
紙のタイムカードから勤怠管理方法の変更を検討している人に、おすすめのシステムを紹介します。
ジンジャー勤怠
ジンジャーは、人事管理、勤怠管理、経費管理、給与管理といった人事データを一元管理できるシステムです。約18,000社以上に導入されています。
勤怠管理では、マルチデバイスで打刻可能なだけでなく、管理画面もパソコン、スマホ、タブレットに完全対応しています。説明がなくても感覚的に扱える、わかりやすいデザインで人気を得ています。
また、労働時間超過、打刻漏れ、「36協定」に基づいて判断した異常な時間外労働などを自動で警告。法令に則った労働時間の管理に役立ちます。
1ユーザー月額400円から利用可能です。
資料ダウンロード(無料)
RecoRu（レコル）
「レコル」は導入から運用までサポート体制が充実した、初めてでも使いやすい勤怠管理システムです。
ICカード打刻、スマートフォン・パソコン・タブレットでのボタン打刻、生体認証打刻と、さまざまな打刻方法に対応しています。生体認証打刻では、指紋と静脈に対応したタイムレコーダーで、不正を防止します。
最新の法令にも対応し、月の残業時間、複数月にわたる時間外労働・休日労働の平均時間数、有給休暇の取得日数などが適切に守られているか、ひと目で確認できます。
任意に設定した残業時間を超えると、本人と管理者にアラートを発する機能もあります。
初期費用は0円。1ユーザー月額100円、月額最低利用料金は3,000円です。
30日間無料トライアルの用意もあります。契約する場合は、トライアル環境をそのまま利用可能です。
適切な勤怠管理を行いましょう
タイムカードは、その月の給料を把握したら破棄して良い、というものではありません。従業員の労働時間と給料が適切だと証明するため、少なくとも3年間は保存する必要があります。正しく管理することが、企業を守ることにもつながります。
毎月増えていくタイムカードを長期的に保存し、過去のものもすぐに引き出せる状態を保つためには、時間も手間もかかります。勤怠管理の方法を一度見直すことで、日々の業務を効率化しましょう。
