【徹底比較】旅費精算におすすめの経費精算システム3選【2024年最新】

出張の多い業界や部署で働く方であれば、出張先で経費を立て替えることが多いでしょう。

出張から帰ってきた後、行うのが旅費精算。精算を行う社員、承認者、経理の方を

含め、大半の人が面倒だと思っている作業なのではないでしょうか？

出張経費は、交通費に加え、宿泊費や飲食費なども含まれるため、他の経費と比べて高額に

なる傾向があります。そのため、科目や経費申請の可否などが複雑になりやすく、他の精算業務より負担も大きいです。

今回は、そんな旅費精算の方法や流れ、効率化するポイントや注意点について解説致します。

この記事でわかること

• 1 旅費精算の方法と流れ
• 2 旅費精算の注意点
• 3 旅費精算をスムーズに行う方法
• 4 おすすめの経費精算システム

旅費精算とは？

旅費精算とは、出張時に社員が立て替えた交通費や宿泊費等の旅費を精算することをいいます。

会社によって、旅費、出張費、旅費交通費など名称は異なりますが、基本的には同じ経費内容を指しています。

間違えやすい交通費と旅費交通費の違いは？

交通費は、会社員が所属する会社の勤務地で発生するものです。具体的には、勤務地の近場で移動する際に使用する電車賃や、バス代、タクシー代などを指します。

一方、旅費交通費は普段の勤務地以外の場所で働く際に発生するものです。具体的には、勤務地以外での電車賃や、宿泊代などを指す勘定科目上の名称です。

勘定科目とは、会社の事業活動上で発生する資本や収益の増減をわかりやすくするための分類項目の総称で、現金の流れを理解しやすくするために使われます。

旅費精算の方法と流れ

・出張前に申請を行う

出張申請を忘れてしまうと、旅費精算ができなくなる恐れがあるので注意してください。また、事前に申請しておくと、スムーズに経費精算を行うことができます。旅費は高額になりやすく、会社側もできるだけ経費を抑えたいと考えています。事前に申請しておけば、どのくらいに経費がかかるか予想できるとともに、計画的な経費であることも証明できます。

・出張中は経費を立て替える

出張中は、旅費として申請できるものに関しては自分で立て替え、領収書を会社名でもらうようにしましょう。領収書をもらい忘れると旅費精算できなくなる可能性が高いため、注意しましょう。

・領収書の内容をもとに旅費精算書を作成する

領収書の内容をもとに、旅費精算書を作成しましょう。旅費精算書が完成したら、上司など担当の人に提出します。旅費精算書を記入する際には、必要項目がすべて含まれているか確認しましょう。

旅費精算書への記入項目

・氏名 ・所属部署 ・旅費精算の申請日・出張先 ・出張目的

・出張期間・宿泊費・交通手段・旅費交通費

ここで記入の間違いをチェックすることが大切です。とくに、経費の金額は領収書と比較しながら誤りがないように念入りに確認しましょう。

・上司の承認を得る

旅費精算書に記入したら、その精算書を上司に提出します。上司は、精算書と事前に提出していた計画書に大きな違いがないかを確認します。

予定外の出費が発生したことにより、計画との差額が大きかった場合、何に使ったかをきちんと説明しましょう。

上司が旅費精算書を申請すると、書類は経理部に回されます。

・経理部に提出する

経理部の人は、承認された旅費精算書を細かくチェックします。経理担当者は、旅費精算の不正を防ぐ砦なので時間をかけて旅費精算書と領収書を精査しなければなりません。

・処理して小口現金や振込で精算する

旅費精算書と領収書に問題がなければ、出金となります。旅費精算書を提出した社員に直接手渡し、または銀行振り込みされます。

経理部ではさらに、出金後にデータを帳簿やシステムに記録します。

領収書が紙で提出された場合には、法律に従って7年間保管する義務があります。

この場合、他の書類と混同しないように、仕訳けして保管する必要があるでしょう。

旅費精算の注意点

1.旅費精算の金額は妥当なものか

旅費はほかの経費と比較して高額になる傾向があります。

出張の際に使った交通費以外にも、日当や宿泊費、飲食費などが含まれるためです。

そのため、宿泊費は高すぎないか、交通費は最短経路で利用したものか、飲食費は常識の範囲内かなどを確認する必要があります。

2.旅費として申請できない費用に注意

出張で支払った経費であっても、「旅費」として旅費申請できない場合があります。

①交際費

すでに取引がある会社との懇談会のために、遠隔地まで行って参加した場合、旅費ではなく、交際費としての処理が必要です。

②研修費

間違えやすい経費申請の一つに、研修費があります。

社員研修のために費やした経費に関しては、旅費ではなく研修費となります。

③福利厚生費

癒安旅行や、社員旅行などの出費は福利厚生費で仕訳けを行います。

ただし、社員旅行を福利厚生費として処理するためには、いくつかの条件があります。

国内旅行であれば4泊5日以内、海外旅行では外国での滞在日数が4泊5日以内という日数制限が設けられています。

また、会社が社員1人あたり10万円程度までしか負担しない、従業員の過半数が参加しているなどの条件もあります。何のために必要な経費かを考えると、旅費として精算できるかわかります。

旅費精算をスムーズに行う方法

旅費精算の申請方法は、会社によって大きく2つに分けられます。

1つは、エクセルのテンプレートを使って紙やメールで申請する方法です。

もう1つは、経費精算システムやアプリを使って申請する方法です。

旅費精算は、重要度が高く注意するポイントも多い業務の1つです。

従業員がスムーズに経費申請を行えるように、旅費精算の方法を見直すことは非常に大切です。

ここでは、旅費精算を効率化する2つの方法をご紹介いたします。

１.エクセルのテンプレートを利用する

エクセルのテンプレートを利用することで、低予算で旅費精算の業務を効率化することができます。会社のルールに沿ったテンプレートを用意しておき、すぐに入力できるようにしましょう。エクセルのデータを印刷して、手書きで申請を行ったり、エクセルのデータをそのままメールで送信することで申請を行えます。

しかし、申請書や領収書が紙の場合、管理の手間がかかるだけでなく、紛失リスクが高まります。また、経理部はエクセルの申請書の内容を転記しなければならないため、業務負担が増え、ミスも増えます。これらのデメリットを加味して、近年では経費精算システムやアプリを導入する企業が増えています。

2.経費精算システムを導入する

経費精算全体を含めた効率化を狙う場合、経費精算システムを導入することをお勧めします。経費精算システムやアプリを使って旅費精算する場合は、記入から処理までの一連の流れを、すべてオンライン上で行います。

領収書の管理が楽になったり、外出先からスマホで旅費精算の作業ができるなど様々なメリットがあります。

メリット

・記入ミス、紛失リスクを抑えることができる

・経理部の転記作業がなくなる

・申請・承認作業がスマホから行える

・紙の領収書を保管する必要がなくなる

→旅費申請書の作成が効率化される

デメリット

・使い方を覚える必要がある

・サービス導入のコストがかかる

おすすめの経費精算システム3選

TOKIUM経費精算

TOKIUM経費精算について詳しく知りたい方はこちら

ジンジャー経費

ジンジャー経費について詳しく知りたい方はこちら

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算について詳しく知りたい方はこちら

まとめ

いかがでしたか。今回は、旅費精算について紹介しました。この旅費精算は会社によって経費計上の方法が大きく変わるため、明確に社内のルールを定めておくことが大切です。

業務量が増え、ミスが多発しているなどの場合はシステムを活用して改善することをおすすめします。

自社に最適な経費精算システムを導入して、面倒な業務の効率化を図りましょう。