派遣社員の勤怠管理方法は？派遣会社向け勤怠管理システムもご紹介！
Last Updated on 2023-08-02 by HanafusaYuki
労働者のワークスタイルが多様化する中、労働に関わる法律にも改定が生じるなど、労働市場は常に変化を続けています。2018年から派遣社員が同じ派遣先で3年以上働けない「3年ルール」の初めての摘要などもその一つと言えるでしょう。
厚生労働省の労働者派遣事業報告書（平成29年）によると、派遣労働者数は約156万人であり、前年より19.4%増加しています。派遣労働者の活用により、突発的な労働力不足が生じたときのスムーズな対処やコスト削減などの恩恵を企業が受けられる機会はこれからも多くなりそうです。
このような背景の中、企業の人事部門においては、派遣社員の労働に関しても問題がないように把握しなければいけません。今回は、派遣社員の勤怠管理にスポットをあててご紹介します。
目次（クリックでジャンプします）
派遣社員の勤怠管理とは
派遣社員は派遣元と派遣先の二つの会社に関わることになります。それぞれの会社により関わり方が異なるため、企業の責任にも違いが生じます。派遣社員にも労働基準法や労働安全衛生法といった労働関係の法令が適用されます。基本的には、派遣社員が労働契約を締結するのは所属する派遣会社であるため、派遣元が責任を負います。賃金の支払いや有給休暇の付与に関して、派遣元がしっかり管理しなければいけないところですが、派遣社員に対し、実際に業務を指示しているのは派遣先の会社です。実際の労働時間や休暇などに関しては、派遣元が正確に把握するのは困難であり、派遣先が責任を負います。
派遣元
賃金の支払い、有給休暇の付与、災害補償、就業規則の明示
派遣先
労働時間、休暇取得、休憩取得、安全衛生、深夜労働の制限
このように、実際に労働をする場所が派遣先企業となるため、派遣元は派遣社員からの申告を受けて勤怠管理を行うことになり、リアルタイム性がなく不便かつ不透明です。派遣先でタイムカードを使って打刻したとしても、派遣元がその情報をリアルタイムで確認できません。派遣社員が自身の勤怠を派遣元に報告する場合も、手書きの出勤簿やエクセルに入力したデータとなると、実際の勤怠と等しいかを確認する手段がないので、派遣社員を信じるしかありません。
このように賃金を支払う派遣元にとって、不透明な部分が残るのは事業運営上、とても気になることです。予定していない残業を行なっていたとしても、派遣先と派遣社員しかわからず、適切な管理とは言えない状態になってしまいます。
また、派遣先企業にとっても派遣社員の勤怠管理は無視できず、負担が生じてしまいます。それは、労働時間を管理し派遣元に対する報告を行うためです。派遣元への費用の支払いにあたり、実際に勤怠派遣社員が働いた記録を報告する必要があります。派遣社員を取り巻く双方の企業が物理的に離れていることで、管理に負担が生じているのです。
このような場合、厳密な管理はできないとしても、何かしらのルールを設けるなどで負担を軽減しますが、やはり属人的になるとともに、正確性にも欠けてしまいます。こういった場面こそ、IT導入にメリットがあり、勤怠管理システムの利用に適しています。
派遣社員の勤怠管理はどのように行うべきか
それでは、派遣社員の勤怠管理はどのように実施するのが理想的なのでしょうか。勤怠管理システムの活用を想定しながら考えてみましょう。
派遣元が正しい賃金を派遣社員に支払うためには、派遣先において労働した時間を正確に把握することが不可欠です。派遣元、派遣先、派遣社員の三者のリアルタイムなデータ共有を実現することが重要になります。そこで活用できるのが勤怠管理システムです。
勤怠管理システムは、従業員の勤怠打刻をリアルタイムに把握でき、労働時間の集計などの手間のかかる作業を自動化できます。人間によるアナログ作業では時間がかかるだけではなく、ミスが生じてしまう心配もありましたが、システムにより正確かつスピーディーな処理を実現します。勤怠情報だけではなく、システム連携を活用することで、給与計算など様々な関連業務の効率化にも貢献します。
派遣社員の勤怠管理の場合、勤怠管理システムを使えば、派遣社員の勤怠状況と派遣先と派遣元の両方が把握できる環境を構築できます。労働時間の見える化を実現し、派遣元は派遣社員とコンタクトをとらなくても勤務状況を正確に確認できます。派遣先においても、派遣元に稼働時間について報告をする手間がなくなり、業務が効率化します。
クラウド型の勤怠管理システムなら、インターネットがつながる環境にさえ居られれば、時間を問わずにすぐに勤怠データにアクセスできます。マルチデバイス対応であれば、携帯端末からでもスムーズに操作でき、PCを立ち上げる手間もありません。また、勤怠管理システムには休暇申請など、申請承認機能を搭載したものも数多くあります。残業申請が必要な場合でも、すぐに対処でき結果も共有できます。
多くの業種で活用されている勤怠管理システムですが、その中には派遣社員向けに開発されたものもあります。現場でのニーズを細かに吸い上げ開発されたシステムは、高い導入効果を期待できます。
派遣社員の勤怠管理に向いた勤怠管理システムのご紹介
様々な勤怠管理システムがある中、派遣社員の勤怠管理に適しているシステムをピックアップしました。特徴はもちろん機能面などしっかりチェックすると、魅力が伝わるのではないかと思います。
ジンジャー勤怠
派遣社員の勤怠を一元管理でき、残業や休日出勤に関する申請と承認にも対応しています。シフト申請や承認も可能であり、シフト勤務の店舗などでも利用しやすいシステムです。スマートフォンを利用した打刻ができるため、場所を選ばず正確な勤怠打刻が可能です。スマートフォンのGPS機能を利用することで、打刻位置に関するデータも登録でき、さらに正確性を増します。勤怠管理のほか、労務管理や採用管理など幅広くカバーするジンジャーシリーズの一つです。ユーザー1人あたり月額400円から使えるコストパフォーマンスの高さも魅力です。
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かえる勤怠管理システム
様々な業界に特化したシリーズを持つ勤怠管理システムです。派遣会社専門のほか、アミューズメントや医療、飲食など幅広くカバーしています。派遣社員がICカードをタブレットにかざすだけで勤怠打刻が可能です。ICカード以外にもスマートフォンや携帯電話などでの打刻にも対応しています。登録した勤務時間は自動的に集計されるため、計算に時間をかける必要はありません。30日間の無料体験があるため、実際の使用感を確認した上で導入できるので安心です。オプションでシフト管理も用意されており、派遣先の拠点ごとにソフト表を手軽に作成できます。
CLOUZA（クラウザ）
PCやスマートフォン、タブレットを使ってどこからでも勤怠打刻ができます。管理画面で勤怠の打刻と集計結果をすぐに確認できるため、派遣社員が派遣先にいても派遣元の管理者がリアルタイムで状況を把握できます。管理者も外出先からスマートフォンで手軽にデータにアクセスできます。勤怠データを連携した給与システムに取り込むことが可能であり、業務効率化を大きく貢献します。クラウドを利用することで、サーバーなどの設備投資を不要としている上に、1ユーザーあたり月額200円という安価が導入の敷居を下げています。
まとめ
派遣社員をはじめ、企業にとって多様な労働形態の管理は今後もさらに増えると考えられます。アルバイト、パート、在宅勤務など雇用形態は様々です。実際に何時間勤務したか等の根拠が不明確になってしまう場合も多いでしょう。企業のIT導入はそういった時代の流れにスムーズに対応するために不可欠です。派遣業界に関しては、派遣元と派遣先が背負う責任があるため、それぞれの立場で派遣社員の勤怠管理などに注意をしています。しかし、勤怠管理システムのように、正確な勤怠管理の共有という課題を解決し、さらに業務効率を大きく改善できることは派遣業界に追い風を与えていると言えるでしょう。システムが進化することで、派遣社員の活躍はさらに活性化するでしょう。
今回は派遣元と派遣先にばかりスポットをあてていましたが、派遣社員にとっても正確かつスムーズな勤怠管理はメリットがあります。出勤表に労働時間を手書きし印鑑を押すといった昔ながらのプロセスに手間をかけることなく、スマートフォンで勤務時間を打刻するだけの方がはるかにスムーズです。書類提出のために派遣元に帰社するといった必要もありません。細かなことでも労働にかかる負担をスムーズにし、充実したライフスタイルをかなえることがパフォーマンス高めるために大切です。
派遣社員の勤怠管理のためにシステムを導入するには、課題のピックアップが必要です。今回ピックアップしたような勤怠情報のリアルタイムな共有だけではなく、自社ならではの悩みをブレーンストーミングなどにより抽出することをお勧めします。システムは課題の解決を目的に導入するものですので、検討の際に課題解決を漏れなく想定しなければいけません。
派遣先であっても派遣元であっても、安心して派遣社員を活用できる勤怠管理体制を構築し、事業成長を促進しましょう。
