【徹底比較】おすすめ出張管理システム2社の特徴や料金【比較表あり】

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企業の出張業務を効率化するためのツール「出張管理システム」が注目を集めています。しかし、「出張管理システムって何？」「導入するとどんなメリットがあるの？」と疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。

今回は、出張管理システムの基礎知識から、導入が進む背景、導入のメリットについて解説します。記事後半では、サービスを選ぶ際の比較ポイントや、おすすめの出張管理システムをご紹介しますので、是非最後までご覧ください。

出張管理システム（BTM）とは

出張管理システム（BTM：Business Travel Management）は、企業の出張に関する業務を簡単に効率化できる便利なシステムです。出張の申請から承認、手配、旅程管理、経費精算、そして出張後の報告まで、一つのシステムで一括管理できます。手動での処理がなくなることで、作業がスムーズになり、透明性も向上します。

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出張管理システムのメリット

手配する業務、経理業務の効率化

このシステムを使えば、航空券やホテル、レンタカーの予約が簡単に管理できます。リアルタイムで情報が更新されるので、変更やキャンセルにもすぐ対応できます。経費精算も自動化されるので、経理部門の負担が減り、ミスも防げます。これで、日々の業務がぐっと楽になります。

出張コストの最適化

出張にかかる費用を一元管理し、コストをリアルタイムでチェックできるので、無駄な支出を抑えられます。割引やプロモーションも自動的に適用されるので、さらに節約が可能です。データをもとに、宿泊施設や航空会社との交渉も有利に進められます。

コンプライアンス強化に繋がる

システムには企業の出張規程が組み込まれているので、従業員が自動的に規程を守るようになります。これにより、規程違反や不正な経費請求を防ぎ、内部統制が強化されます。全てのデータが記録されるので、透明性が確保され、不正やミスを早期に発見し、修正することができます。

リスクマネジメントの徹底

出張者の現在地をリアルタイムで把握し、緊急事態にも即座に対応できます。災害やテロの際には、出張者の安全を確実に守ります。また、出発前にリスク情報を提供することで、どのような状況にも迅速かつスムーズに対応できます。リスクマネジメントの計画もサポートするため、企業が迅速に行動でき、安心して出張者を送り出せます。

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出張管理システムのデメリット

出張管理システムには以上のようなメリットがある一方で、少なからずデメリットがあるのも事実です。デメリットもしっかりと把握し、導入の判断の参考にしましょう。

初期費用・運用コストの負担

出張管理システムの導入には、最初にまとまった費用がかかります。システムの購入、カスタマイズ、インストール、トレーニングなどにかかる初期費用が発生し、特に大規模な企業では初期投資が高額になることがあります。また、運用コストとして、メンテナンス、アップデート、サポートの費用が継続的に発生します。これらのコストをしっかりと見積もり、長期的に見て効果があるかを考えることが大切です。

システムの複雑さ

出張管理システムは多機能であるため、最初は操作が難しく感じることがあります。導入時にはスタッフのトレーニングが必要です。特に初めて使う人には操作方法や機能を理解するまで時間がかかるかもしれません。カスタマイズが必要な場合、その設定や調整も複雑で、専門知識を持つIT部門や外部サポートが必要になることがあります。シンプルで使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

データセキュリティのリスク

システムは出張者の個人情報や企業の重要なデータを扱うため、セキュリティが非常に重要です。不正アクセスやデータ漏洩のリスクを防ぐために、データの暗号化、アクセス制御、定期的なセキュリティ監査などが必要です。クラウドベースのシステムを利用する場合、プロバイダーのセキュリティ対策も確認が必要です。従業員に対するセキュリティ教育も行いましょう。

システム障害の対策

システム障害が発生すると、出張手配や経費精算などが停止し、大きな影響を与える可能性があります。そのため、障害が発生した時に迅速に対応できるサポート体制を整えることが重要です。定期的なバックアップを行い、障害発生時にデータを迅速に復旧できるようにしましょう。システムの冗長化や負荷分散を導入することで、可用性を高め、障害リスクを低減させることができます。

このように、出張管理システムにはコストや複雑さ、セキュリティなどのデメリットがありますが、それを補うための対策も重要です。システムの選定と運用においては、これらのポイントをしっかりと考慮することで、より安心して利用できる環境を整えることができます。

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出張管理システムの主な機能

出張の申請/承認

出張管理システムは出張の申請と承認プロセスをオンラインで管理します。出張者はシステム上で申請を行い、管理者はリアルタイムで承認・却下を行います。ペーパーレス化により手続きが迅速化され、申請履歴も追跡可能です。複数の承認ステップを設定でき、透明性と効率性が向上します。これにより、出張手続きの効率化が実現し、業務の流れがスムーズになります。

出張手配

出張手配機能では、航空券、宿泊施設、レンタカーなどの予約を一元管理します。システムは複数の予約サイトと連携し、最適な選択肢を提供します。リアルタイムの情報更新により、予約の変更やキャンセルも迅速に対応可能です。企業の出張ポリシーに基づいた手配が自動的に適用され、コスト削減と規程遵守が実現します。手配内容は一元管理され、管理者も全体を把握しやすくなります。

旅程管理

旅程管理機能は、出張者のスケジュールを一元管理し、必要な情報をリアルタイムで提供します。フライト情報、ホテルの予約確認、レンタカーの状況などが統合され、出張者はスムーズに移動できます。管理者も出張者の現在地や旅程を把握し、緊急時のサポートが迅速に行えます。旅程管理により、出張の全プロセスが効率化され、出張者と管理者の利便性が向上します。

出張費用の経費精算

出張費用の経費精算機能は、出張中の経費をシステム上で記録し、自動的に精算するプロセスを提供します。出張者は領収書の写真をアップロードし、経費項目を入力するだけで済みます。システムは企業の経費規程に基づき、経費を自動分類・精算し、経理部門の負担を軽減します。リアルタイムでの経費管理が可能になり、不正経費の抑制とコスト削減が実現します。

出張費用の一括請求

出張費用の一括請求機能は、複数の出張にかかる費用をまとめて処理し、経理業務を効率化します。航空券、宿泊、レンタカーなどの費用を一元化し、定期的にまとめて請求処理を行うことで、手作業によるミスを防止します。一括請求により経費の透明性が向上し、予算管理やコスト分析が容易になります。結果として、経理業務の負担が軽減され、企業全体のコスト管理が効率化されます。

旅費規程チェック

旅費規程チェック機能は、企業の旅費規程に基づいて出張費用を自動チェックし、規程外の支出を防ぎます。出張者が経費を申請する際、システムが規程遵守を確認し、超過申請には警告を発します。出張ポリシーに基づく手配もサポートされ、無駄な支出が抑えられます。規程チェックの履歴が記録され、監査や分析にも活用でき、出張費用の透明性とコンプライアンスが強化されます。

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出張管理システムの比較のポイント

出張管理システムを選ぶ際の比較ポイントは多岐にわたります。まず、予約可能な宿泊施設や交通機関の数が豊富であることが重要です。システムが連携している予約サイトの豊富さも選定の基準となります。コスト抑制機能の充実度も重要で、無駄な支出を防ぎます。自社に適した出張手配の相談方法が提供されているか、そしてサポート体制が充実しているかも確認が必要です。導入フローではテスト運用を通じて使いやすさを確認し、実運用に備えることが求められます。

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おすすめの出張管理システム2選

J’sNAVI NEO（株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ）

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トラベルjp for Business（株式会社ベンチャーリパブリック）

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2つのサービスの比較表

	J’sNAVI NEO	トラベルjp for Business
コスト削減	〇	〇
リアルタイム管理	〇	〇
サポート体制	〇	〇
予約サイトとの連携	◎	〇
カスタマイズ	柔軟なカスタマイズ	直感的な操作性
一元管理	出張手配から経費精算まで	フライトやホテルの予約
基本利用料	月額30,000円（50ユーザーまで）	要問い合わせ
オプション利用料	別途見積	各種サービスに応じて変動
初期導入費用	別途見積	別途見積
特徴	経費精算、出張手配、リアルタイム管理	比較・検索、予約管理、リアルタイム情報
サポート体制	専任担当による導入サポート、カスタマーサポート	チャットでのコンシェルジュ対応

まとめ

今回は出張管理システムについて説明しました。

導入によってコスト管理が徹底され、無駄な支出を抑えられ、コンプライアンスも強化されます。リスクマネジメント機能で出張者の安全も確保されます。導入には初期費用と運用コストがかかりますが、長期的には大きなメリットがあります。システム操作が難しく感じる場合も、トレーニングとサポートが充実しているので安心です。詳細資料は以下からダウンロードできます。

ぜひ、出張管理システムで業務効率化を実感してください。

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Q&A

Q1: 出張管理システムって何ですか？ 

A: 出張管理システム（BTM）は、企業の出張に関する業務を効率化するツールです。出張の申請、承認、手配、旅程管理、経費精算、報告までを一括管理できます。これにより、手続きが迅速化され、経費や手配のミスを減らすことができます。

Q2: 出張管理システムを導入するメリットは何ですか？ 

A: 主なメリットは、手配業務や経理業務の効率化、出張コストの最適化、コンプライアンスの強化、リスクマネジメントの徹底です。これにより、時間とコストを削減し、出張者の安全と企業の透明性を確保することができます。

Q3: 出張管理システムの初期費用や運用コストはどのくらいかかりますか？ 

A: 初期費用にはシステムの購入、カスタマイズ、インストール、トレーニング費用が含まれ、運用コストとしてはメンテナンス、アップデート、サポート費用がかかります。具体的な料金はシステムの種類や規模によって異なりますが、導入効果を考慮すれば、長期的にはコスト削減が期待できます。

出張管理システムについてもっと知りたい方は、以下のリンクから詳細資料をダウンロードしてください。