経費削減のアイデア6選!経理部のコストを削減する解決策はこれだ!

Last Updated on 2021-07-02 by プロキュア編集部

経費削減は各企業の課題ですが、経理部は日常的に発生する業務が多く、また書類も多く発生することからも、ひとつひとつの業務に無駄な経費がかかってしまっていては、全体として大きなコストとなってしまいます。まさに経理部のコストは塵も積もれば山となります。今の仕事の質を保ちながら経費削減をする事はできるのでしょうか。

ここでは経理部のコストを削減する解決策をご紹介していきます。

なぜ今経費削減をする必要があるのか

利益とは、売上から経費を引いた金額をいいます。そのため、売上を増やすことと同時に、経費削減をすることも同様に重要です。また、売上を得ることは簡単ではありませんが、経費削減はいくらでも工夫をすることができます。

コロナの影響によりテレワークが増えているのですが、人件費や事務所代などの費用が抑えれることからテレワークがさらに普及しています。さらに契約書や請求書を電子化することに各企業がペーパーレス化の促進をしています。

経費削減をする上での注意点

経費削減はメリットだけでなく、注意すべきデメリットもあります。経費削減の方法を間違えてしまうと、社員やサービスの質の低下、またそれらはクライアントからの信用の低下にもつながりかねません。経費節減は必要ですが、やり方を工夫することが重要なのです。

注意点1.社員のモチベーション低下

社員の給与やボーナスを減らしたり、必要以上の解雇を行うことは社員のモチベーション低下につながり、結果的に生産性、業績に悪影響を及ぼしてしまいます。

注意点2.サービスの質の低下

材料の質を下げたり、商品の容量を減らすことはサービスの質の低下につながり、売上の低下につながります。また、問い合わせセンターの廃止などもできればしたくないものです。一度離れた顧客は戻らないことを認識しておく必要があります。

注意点3.信用の低下

脱税や従業員への給与未払いなどは絶対やってはいけません。クライアントからも従業員からも信用を失ってしまい、経営どころではない状態になります。支払うべき所に支払うのは経営において鉄則です。

それでは、経理部の経費削減のアイデアを6つご紹介します!

経理部の経費削減アイデア

アイデア1.事務用品費の削減

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アイデア2.振込手数料の削減

ネット銀行の利用

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アイデア3.経費精算・交通費精算の自動化

経費精算システムの利用

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アイデア4.請求・入金・仕分けの請求業務フローの自動化

請求書管理システム、入金消込システムの利用

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アイデア5.キャッシュレス化

法人カードの利用

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アイデア6.経理部の業務を外注する

代行サービスの利用

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アイデア1.事務用品費の削減

事務所において、コピー紙の使用量や利用回数を減らすことで大きく経費削減をすることができます。まずは、なんといってもミスプリントを減らすことが大切です。資料によっては10ページ以上であることも多く、カラーが入っていると1枚10円~30円として10枚のミスプリントで100円~300円の損失です。

さらに資料を作る上で一度印刷をしてから内容をチェックし、それらを修正してからまた印刷をして・・・・というように一つの資料で何度も印刷をしていないでしょうか?これでは、一つの資料のコストが高くなってしまうのです。

こうならないためにも、「ひとつの資料で印刷は2回まで」などとルールを決めることが大切です。一人ひとりの意識の持ち方で経費削減へとつなげることができます。

アイデア2.振込手数料の削減

例えば、都市銀行である三井住友銀行とネット銀行から他の銀行へ振込む場合の手数料を比較した場合、以下のようになります。

三井住友銀行(参考:公式サイト)

窓口ATM(現金)ATM(法人口座)インターネットバンキング
振込手数料3万円未満(他行あて)660円440円330円550円
振込手数料3万円以上(他行あて)880円660円550円770円

ネット銀行

GMOあおぞらネット銀行ジャパンネット銀行住信SBIネット銀行楽天銀行
参考公式サイト公式サイト公式サイト公式サイト
振込手数料3万円未満(他行あて)160円176円160円168円
振込手数料3万円以上(他行あて)160円275円250円262円
※GMOあおぞらネット銀行については、「振込料金とくとく会員」利用時の手数料を記載。

3万円以上の振込で比較した場合、ネット銀行の振込手数料が220円~262円であるのに対し、三井住友銀行は550円~880円と1件の振込みで300円以上の開きがあります。

このようにネット銀行は都市銀行に比べ、圧倒的に振込手数料が安価である事がわかります。

振込手数料の削減にはネット銀行がおすすめ!

上記のように、振込手数料の点を考えると圧倒的に都市銀行よりもネット銀行がおすすめです。都市銀行でもインターネットバンクを利用する方法もあるのですが、振込手数料以外に月額基本料金がかかります。

さまざまな点で考えても、経費削減をできるのはネット銀行だといえます。

編集部おすすめのネット銀行は「GMOあおぞらネット銀行」

振込手数料

月額利用料:無料
同行宛:無料
他行宛:166円(3万円未満)261円(3万円以上)

特徴

GMOあおぞらネット銀行は2018年7月に誕生したネット銀行です。手数料の安さは業界最高水準(同行宛は無料)で、同社が提供する「振込料金とくとく会員」や「Visaビジネスデビットカード」といったサービスを活用すれば、経費削減に貢献できます。また、振込入金口座や総合振込、定額自動振込などの各種サービスを利用することで、業務効率化も実現できます。

中小企業から大企業まで幅広い企業を対象としています。

振込料金とくとく会員でさらにコスト削減!

月額利用料金1,980円を支払うことで、他の銀行への振込手数料を3万円以上でも261円のところを、振込金額関係なく160円にすることができます。

さらにATMでの出金手数料も月5回まで無料になります。

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振込料金とくとく会員
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アイディア3.経費精算・交通費精算の自動化

交通費や経費の計算は営業の外出が多い会社であれば、手間がかかりミスが起こりやすくなります。また営業からの申請が遅れることにより、会計業務そのものが遅れてしまうこともあります。

しかし、経費精算システムを使えば、交通費精算業務をICカードと連携し、自動で読み取ることにより、リアルタイムに交通費を計算できるため、入力ミスなどがなくなります。また、一つひとつチェックをする必要がなくなるので業務の効率化にもつながります。

経費精算システム

経費精算や交通費清算を手作業でやっていると、レシートを集めて手入力することになり時間が手間がかかるだけでなく、間違いが増えてしまいます。そのため、人手が必要になり、従業員の負担が多くなります。

その点、経費精算システムでは業務コストを大幅に削減するというメリットがあります。

RECEIPT POST(レシート ポスト)

交通費まで含めた経理清算をクラウドで一括管理をし、自動化をすることができます。領収書を撮影し申請することにより、領収書の回収、点検、保管まで全て行ってくれるのです。

オペレーターが目視でデータ化を行っているため、その精度は99.9%ミスがなく、一般的なOCRを圧倒しています。申請の段階での入力ミスの心配はありません。

また、領収書のデータを送信して保管をしてもらうことで、企業は領収書を保管する必要がなくなります。

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RECEIPT POST
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出張管理システム

航空券や新幹線のチケット、またホテルなど予約する時期によって大きく金額が変わってきます。しかし、安い時期を調べて毎回購入していては手間がかかってしまいます。そこで最も安い方法でチケットやホテルなどの予約をしてくれる出張管理システムを利用することにより、経費削減へとつなげることができます。

また特に海外へ行く場合は、出張先の安全情報や災害時などのリスクマネジメントの確保をすることができます。安心して出張できることで、営業エリアを増やすチャンスでもあるのです。

Dr.Travel(ドクタートラベル)

Dr.Travelは大きく分けて以下の2種類のサービスがあります。

  • 出張経費精算
  • 国内・海外出張手配

いずれも出張時の手配から経費の精算まで全てこのサービスで行います。手配をするのに時間がかかっている、出張者の動きがつかめていない、トラブルにあったことがあるといった企業の課題を解決します。

手配の代行はもちろんのこと、コンシェルジュによる総合的な出張の相談や、出張時の有事の際の対応など出張に必要なことはほとんどDr.Travelが代行してくれるのです。

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Dr.Travel
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アイディア4 請求・入金・仕分けの請求業務フローの自動化

請求書、納品書、仕訳から交通費の清算業務まで自動化することにより、帳簿類の電子化ペーパーレス化を実現することが可能です。このことにより、手作業での業務をほとんどなくすことができると共に、人的ミスが減り、作業の効率化が可能になります。

会計ソフトの発達により、会計仕訳の電子化は進んでいます。しかし、請求書や納品書がまだ紙ベースとなっているので結果的に会計ソフトに請求データを手入力している企業は少なくありません。

また、請求書や納品書が電子化されていても、会計ソフトと連携しないでそれぞれ独立していると、入力ミスが生じてしまいます。そこで、これらの作業を連携して自動化ができるシステムが必要になるのです。

請求から仕訳業務まで自動電子化することによりコスト面でも人件費の削減の他、用紙の費用、コピー代金など大幅に経費を削減することができます。

請求書発行システム

毎月請求書を発行するだけでも手間や時間がかかります。金額や宛先などを確認して請求書を作成し、さらに封筒に入れて投函するという一連の流れにおいて、一つの請求書をクライアントに送る為に非効率なことをしてしまっている企業が多いのが現状です。

これらを全て人間が手作業で行うことにより、請求漏れもしくは誤請求が起こることもあります。

請求書発行システムや郵送代行サービスを利用することで、請求書を作成し、郵送するところまでの全て業務コスト削減を行うことができます。

BtoBプラットフォーム 請求書

請求書の受渡し業務を、一つのシステム上で行うことにより請求書の作成・受領業務を大幅に効率化することができます。請求書の作成や印刷、また封筒代、郵送代が必要なくなりこれらの作業をしていた人件費も削減することができます。

また入金管理まで一元化しているため、入金消込処理も簡単にすることが可能です。大手企業から中小企業まですでに490万社以上が利用しており、安心して導入することができます。

BtoBプラットフォーム請求書について詳しく知りたい方はこちら

請求管理ロボ

請求管理ロボでは以下のような請求管理から債権管理まで一つのシステムで行うことができます。

  • 顧客情報の管理
  • 料金管理
  • 請求書発送
  • 請求書送付
  • 自動集金
  • 自動入金消込
  • 銀行振り込み、口座振替、クレジットカード決済、コンビニ決済対応
  • 自動入金督促
  • 売上の管理
  • 売掛金の管理
  • 未収金の管理

これらを全て手作業で行っていては手間がかかってしまい、ミスも発生しやすくなります。入金消込を自動化できるのも魅力的なポイントです。また人件費の他印刷代、郵送代が必要になります。請求管理ロボは業務効率だけでなく経費削減にもつながります。

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請求管理ロボ
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請求書管理ロボについて詳しく知りたい方はこちら

MakeLeaps(メイクリープス)

見積書や請求書など全て手作業で作成していては手間がかかりますし、入力ミスのリスクもあります。また人件費や紙代、印刷費用、そして封筒代や郵送代などのコスト面でも非効率的です。

MakeLeapsではクラウド上で請求書を作成し、ワンクリックをするだけで投函まで行います。加えて、これまでの請求書や見積書を一括管理しているため検索も簡単です。営業と事務、上司など情報を共有することで社内の連携もスムーズに進めることができます。

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MakeLeaps
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入金消込システム

実際に入金された金額を確認しながら、債権を消していく作業が入金処理です。この作業を手作業ですると、すでに支払いが終わっているのにクライアントに催促の連絡をしたり、逆に支払いが終わっていないのに支払い済と処理をしてしまうことが起こります。このようなことがあると、クライアントからの信用を失ってしまいます。

また銀行振り込みの場合は、顧客番号の入力漏れやカナが不鮮明などで消込作業に手間がかかります。購入者データと振込人のカナが違う名前であればさらに確認作業が必要になります。

そこで入金消込システムを使うことで、手間やミスを無くすことができ、人件費などの業務コスト削減につなげることができるのです。

V-ONEクラウド(ブイワンクラウド)

V-ONEクラウドは、入金管理や債権管理に特化したクラウドサービスです。月末に入金消込に追われている企業向けに、手作業で行っている業務を全て自動化することで業務の効率化を図ります。

入金消込は、請求データと入金データの確認をして、遅延通知をしたり仕訳をしたり残高管理をしたりと手間がかかる作業です。これらの作業をV-oneクラウドが行うことにより、業務効率を大幅によくすると共に、人件費や請求書の印刷費用などを削減することができるのです。

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V-ONEクラウド
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Payma(ペイマ)

こちらも入金消込に特化したクラウドサービスです。入金消込とは入金された金額を確認しながら、売掛金を取り消す処理のことをいうのですが、一つひとつのクライアントを確認していくのでは手間がかります。

Paymaは入金消込に特化したクラウドサービスであり、入金消込業務を効率化してくれます。また、PaymaはNTTグループ企業であるNTTコムウエアが運営しており、高い信頼性を誇ります。

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Payma(ペイマ)
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会計ソフト

会計ソフトを使うことで、経理業務が大きく効率化されます。特に決算期などの業務が削減されることから、人件費の削減につなげることができます。また計算ミスがなくなり、リアルタイムで売上のデータがでることから経営自体の見直しも可能になります。

さらに税制改正にあわせてアップデートをできるので、税制改正について知らべたり、必要書類を揃える必要もなくなります。

これまで書類で帳面を作っていた企業は、ノートなどの文房具代金や収納するスペースなども削減することができます。

会計freee(フリー)

参考:公式サイト

数ある会計ソフトの中でも、会計freeeがよく使われるのは以下の3つの理由があります。

  • 簿記や会計の知識がいらない
  • クラウド型
  • 月額1,980円

月額1,980円とコストパフォーマンスがよく、簿記や会計の知識がほとんどいらないことが大きな魅力です。画面の操作も簡単で、指示に従って入力をしていけば、決算書を作ることもできます。

さらにクラウド型なので、スマホやタブレットでも利用可能で常に経営状況を確認することができるのです。

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会計freee
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アイディア5.法人カードを使う

法人カードを使うことでキャッシュレスにして、経費節減につなげる方法があります。

法人カードには以下の3種類があり、それぞれにメリットがあります。

  • クレジットカード
  • デビットカード
  • プリペイドカード

クレジットカードは特典や付帯サービスが多く、不正にカードを使われた場合でも保険が効くなど、大きなメリットがあります。また、提携したサービスのポイントを貯めることもでき(楽天カードであれば楽天スーパーポイント)経費削減につながります。

しかし、クレジットカードは審査が必要であり、特に法人の場合は厳しい審査になっています。デビットカードの場合は前払いになり、クレジットカードほどの審査はありません。

プリペイドカードに関しては、下記に詳しく説明します。どのカードを選ぶにしてもキャッシュレス化にすることにより、領収書やレシートを集めて手入力するなどの作業が必要なくなります。

それぞれのカードのサービスでWEBで支払いがあった場合にはリアルタイムで確認でき、会計ソフトなどと連携しているためです。

法人向けプリペイドカードがおすすめ!

法人向けプリペイドカードは、発行回数に制限がありません。そのため、社員全員にプリペイドカードを持たせることができ、完全キャッシュレス化が可能になります。キャッシュレスにすることで、手作業での業務が減り残業代を減らすなどのコスト削減もできるようになります。

さらにチャージをしないと利用できないので、使いすぎる心配もないのです。

Bizプリカ

法人プリペイドカードはさまざまな種類がありますが、その中でもおすすめなのがBizプリカです。カードをチャージしたり、利用した場合リアルタイムで確認をすることができ、管理画面でそれぞれのカードの集計をすることもできます。

また、さまざまな会計ソフトと連携することもでき、業務負担を減らし経費軽減へとつなげることができます。MasterCardと提携しているので、全国のMasterCard加盟店の他海外でも利用できる場所が多いので、海外出張が多い企業にもおすすめです。

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Bizプリカ
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アイディア6.経理部の業務をアウトソーシングする

経理の業務は幅広く、研修をするのも簡単ではありません。そのため、知識が属人化し、ベテラン担当者の負担が増えているなどの悩みを持った企業が多くあります。また時期にとって忙しくなり、人手が足りていないこともあるでしょう。

そこで経理業務全体を外注する企業が増えています。このことにより、担当者の急な退職にも対応できる他、プロに任せることからより業務効率につながるケースが多くあります。

経理業務はノンコア業務と呼ばれ、企業にとってメインの業務ではありません。そこで経理業務をアウトソーシングすることで、企業は利益に直接関わるコア部分に集中することができるのです。

また経理部全体の業務以外に、部分的なアウトソーシングをすることもできます。

請求書受取代行サービス

書面で請求書を送ってくるクライアント先に対して、請求書の電子化もしくは請求書受け取り代行会社の住所に送付先を変更依頼をします。請求書の内容は全てPDFに保存した状態で納品するサービスです。

そのため、請求書の受け取りのためだけに出社する必要がなくなります。業務内容によってはテレワークにすることにより業務コストを削減することができます。

INVOICE POST(インボイスポスト)

会社に届く請求書を受け取るためだけに、出社することがあるのではないでしょうか。経理部のテレワークが普及していないのも書類を受け取るためだけに出社しているのが原因の一つと言われています。

そこでINVOICE POSTでは、請求書を代わりに受領しデータ化、保管までを行います。また、請求書のデータはオンラインで確認することができるので、どこからでも確認をすることができます。

さらに書類、PDF、メールなどでバラバラの形式できた請求書も全てデータ化されるので、検索や参照も簡単になります。

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INVOICE POST
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sweeep(スウィープ)

請求書を受け取り、保管まで行ってくれるので請求書が届くことがなくなります。また、PDFから紙の形式の請求書まで全てデータ化してくれるので検索をすることが簡単です。

クラウド会計freeeなどの会計ソフトと連携をしていることから、会計ソフトに手入力し直す必要がないため、ミスを防ぎ業務効率化を図ることができます。

これらのことから、人件費を削減することができ経費削減へとつながるのです。

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請求書業務まるごと代行サービスも!請求管理ロボまるごとプラン

参考:公式サイト

請求管理ロボのオプション「まるごとプラン」を利用すれば、一つのシステムで、自動請求や、自動集金、自動消込、自動催促まで行います。初回登録をするだけで、継続的な請求から消込まで自動化ができるので、毎月同じ動きをしている企業にとって業務効率化につながります。

コンビニ決済やクレジット決済、銀行振り込みなどさまざまな支払い方法を一括管理することができます。どんな支払い方法であっても、支払いができているかどうかを即座に検索することができるため、急な問い合わせがあった場合でも対応することが可能です。

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振込代行サービス

仕入れ先など振込の代行をするサービスです。手数料を削減というより業務量の削減をすることができます。しかし、振込代行サービスは振込後の残金を預けることができないので、都度、振込送金額と手数料を計算して、振込代行サービスの口座へ振り込むといった手間が発生します。

そのため、銀行の振込のまま手数料が安くなる方法の方が、必要資金を補充し振込後の残金を預けておくことができるので手続きが結局楽になります。

セゾンスマート振込サービス

クレディセゾンが貴社に代わり振込を代行するサービスです。手間がかからないだけでなく、クレディセゾンは振込に関係なく1律286円と経費削減になります。

初期費用無料
月額利用料無料
振込手数料1件あたり286円(税込)

まず初期費用や月額利用料が無料であることから、ランニングコストがかかりません。また、振込手数料は1件あたり286円と経費削減になります。

例えば、三井住友銀行の他行への振込手数料と比較をしても100円から500円ほど安いことがわかります。

窓口ATM(現金)ATM(法人口座)ネットンバンキング
振込手数料3万円未満(他行)660円440円330円550円
振込手数料3万円以上(他行)880円660円550円770円

GMOのバーチャル口座は無料で利用可能!

GMOのバーチャル口座は無料で利用することができます。バーチャル口座は入金照合事務コストの軽減や、顧客に対して入金照会を減らすことから顧客サービスの向上につなげることができます。

さらに消込率の向上をすることにより、売上債権回収管理の強化へとつながります。

また三井住友銀行とGMOあおぞらネット銀行から選ぶことができるのですが、GMOあおぞらネット銀行であれば手数料が安く一石二鳥です。

まとめ

この記事では、日常に発生する経理部の業務コストを削減するアイデアについて解説しました。

経理部の業務の特徴は同じ作業を繰り返し行うことが多い点でしょう。ゆえに、一つの作業を効率化することができれば全体として大きな経費削減につながる可能性が高いです。企業の成長に伴って、経理部の業務負担は増大するため、早期の課題解決をお勧めいたします。

経理部の経費削減アイデア

アイデア1.事務用品費の削減

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アイデア2.振込手数料の削減

ネット銀行の利用

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アイデア3.経費精算・交通費精算の自動化

経費精算システムの利用

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アイデア6.経理部の業務を外注する

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