【最新版】これさえ読めばわかる！最新の契約書管理システムLegalForceキャビネ」と「TOKIUM契約管理」の徹底比較＆解説！

契約書の管理が煩雑で業務に支障をきたしている企業は少なくありません。契約書管理システムは、作成・保管・更新・検索といった業務を効率化し、法務部門の負担を大幅に軽減するためのツールです。しかし、多くのシステムが存在する中で「自社に最適なサービスはどれか？」と悩む方も少なくありません。

本記事では、契約書管理システムの代表的なサービス「LegalForceキャビネ」と「TOKIUM契約管理」を比較し、それぞれの特徴や活用メリットを解説します。これを読めば、どちらのシステムが自社の課題解決に最適かが明確になり、導入後の運用イメージもつかめるはずです。

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契約書管理システムとは？その基本機能と役割

• 契約書管理システムの概要と目的

契約書管理システムとは、契約書のライフサイクルを一元管理し、業務効率化やリスク軽減を実現するツールです。

契約書は企業活動において欠かせない文書ですが、作成、確認、保管、更新の各プロセスで多くの手間がかかります。また、契約書の紛失や更新漏れといったミスが発生すると、法的リスクや業務停滞の原因になる可能性があります。

契約書管理システムは、契約書の作成からレビュー、電子署名、保管、更新リマインドに至るまでの一連の流れを効率化し、煩雑な管理業務を簡素化します。さらに、AIを活用したリスク検出機能や高度な検索機能により、必要な情報を迅速に把握できるため、法務部門だけでなく経営層の意思決定にも役立ちます。

このように、契約書管理システムは単なるツールではなく、業務の効率化と企業の競争力強化を支える重要な基盤と言えるでしょう。

従来の契約書管理における３つの課題

契約書管理をする上でどういったことを課題と感じている方が多いのでしょうか？そこで、よく耳にする３つの課題をご紹介します。

契約書の検索に時間がかかる

紙ベースの契約書管理では、必要な契約書を見つけるために多くの時間を要することが一般的です。特に、大量の契約書がファイルや書棚に保管されている場合、その中から目的の契約書を探し出す作業は非常に非効率であり、業務全体の効率を低下させる要因となります。

契約書の期限管理が不十分

契約書の更新や期限管理を手作業で行うと、期限切れのリスクが高まります。重要な契約の更新が漏れてしまった場合、契約の失効や取引先とのトラブルといった深刻な問題につながる可能性があります。

保管スペースの不足

紙の契約書を保管するためのスペースは限られており、契約書の増加に伴い保管場所が不足する問題が発生します。特に、長期間にわたり多くの契約書を保管する必要がある企業では、この問題が顕著に表れます。

企業活動の多様化に伴い、契約書の量や種類は増加し、管理が複雑化しています。特に、紙媒体や手作業での管理は、契約書の紛失、更新漏れ、属人的な運用などのリスクを伴い、業務効率を低下させます。また、コンプライアンス強化が求められる現代では、契約内容の適切な管理やリスクの早期把握が重要な課題となっています。

このような背景から、契約書管理システムは、業務効率化とリスク軽減を実現し、企業の競争力向上に貢献する重要なツールです。

契約書管理システムの主な機能一覧

• 契約書作成、検索、リマインド機能など、基本機能の詳細

契約書管理システムは、契約書のライフサイクルを一元的に管理するための多様な機能を備えています。以下に主な基本機能を紹介します。

1. 契約書作成・テンプレート管理
   契約書のテンプレートを保存し、作成プロセスを標準化。法務部門のレビュー時間を短縮。
2. AIによるリスク検出
   契約書内のリスクポイントや不備をAIが自動で検出し、修正箇所を提示。法的リスクの軽減をサポート。
3. 全文検索機能
   キーワードや条件に基づいて契約書を瞬時に検索。必要な情報への迅速なアクセスを実現。
4. リマインド機能
   契約更新日や解約期限を自動通知し、更新漏れや無効化リスクを防止。
5. 電子署名・承認フロー管理
   電子署名や社内承認フローをデジタルで完結させ、迅速な契約締結が可能。
6. アクセス権限管理
   ユーザーごとに権限を設定し、セキュリティを強化。情報漏洩を防止。

これらの機能により、契約業務の効率化とミスの削減を同時に実現し、法務や経営戦略の強化に貢献します。

【一覧表】

機能名	説明
契約書作成・テンプレート管理	テンプレートで作成を標準化
AIによるリスク検出	リスクをAIが自動検出
全文検索機能	瞬時に契約書を検索可能
リマインド機能	更新や期限を自動通知
電子署名・承認フロー管理	契約締結をデジタルで完結
アクセス権限管理	ユーザー権限によるセキュリティ強化

AI活用で変わる契約業務：リスク分析と自動化のメリット

• AIを活用した機能が契約管理にどう役立つかを深掘り！

AIの活用は、契約業務に革命的な変化をもたらしています。特に、リスク分析と業務の自動化は、契約管理の精度と効率を飛躍的に向上させます。

AI搭載の契約書管理システムは、契約書の条項を解析し、リスクポイントや不備を自動で検出します。例えば、不利な条件や法的リスクのある文言を事前に特定し、修正提案を提示することで、法務担当者の確認作業を大幅に削減できます。これにより、契約内容の精査が迅速化され、法的リスクを未然に防ぐことが可能です。

さらに、AIは契約書の分類や整理も自動化します。契約書をタグ付けし、全文検索機能と組み合わせることで、必要な文書を短時間で検索・抽出できます。

これらの機能は、単なる効率化にとどまらず、契約業務の精度向上やリスク軽減を実現し、法務部門が戦略的な役割を果たすための基盤となります。AI活用は、契約業務を次のレベルへ引き上げる鍵と言えるでしょう。

セキュリティ対策が必須！契約書管理システムの安全性

• 情報漏洩対策やアクセス制限機能の重要性について

契約書管理システムにおいて、セキュリティ対策は最も重要な要素の一つです。契約書には機密情報が含まれるため、不正アクセスや情報漏洩のリスクを徹底的に防ぐ必要があります。

契約書管理システムには、以下のようなセキュリティ機能が求められます。

1. アクセス権限の設定
   ユーザーごとに閲覧・編集権限を細かく設定し、必要最小限の情報しかアクセスできない仕組みを構築します。
2. データの暗号化
   保存データや通信データを暗号化することで、第三者による情報の傍受や改ざんを防ぎます。
3. 多要素認証
   パスワードに加え、生体認証やワンタイムパスワードなどを組み合わせた認証方式を採用し、不正ログインを防ぎます。
4. 監査ログの記録
   システム内での操作履歴を記録し、異常な動きを早期に検知します。

これらの機能により、契約書の安全な管理が可能になります。セキュリティ対策を徹底することで、企業の信用維持と法的リスクの低減を実現します。

2027年適用開始の新リース会計基準に対応した契約管理システムの選定が鍵に

2027年から適用開始となる新リース会計基準では、リース契約の会計処理が大きく変わります。これにより、企業は契約情報を適切に管理し、正確な財務報告を行うためのシステム選定が重要になります。

新基準では、リース資産や負債の計上、リース料の管理、契約更新時の処理などが厳格化され、従来の手作業や旧システムでは対応が困難になるケースが増えることが予想されます。そのため、新基準に対応した契約管理システムを選ぶことが、業務の効率化とコンプライアンス遵守の両面で不可欠です。

適切な契約管理システムを導入することで、リース契約情報の一元管理、計算の自動化、監査対応の強化が可能になります。2027年の適用開始に向けて、今からシステム選定を進めることが、企業にとって競争力を維持する重要なポイントとなります。

契約書管理システムがもたらす３つの大きなメリット

• 業務効率化やリスク軽減、属人化防止など具体的なメリットを紹介

契約書管理システムの導入は、契約業務の効率化やリスク軽減に大きく寄与します。以下は、具体的な5つのメリットです。

契約更新のタイミングを正確に把握できる

契約更新のタイミングを正確に把握することで、不要な契約の更新や契約解除によるトラブルを防げます。一部の契約は自動更新される一方、手続きが必要なものもあり、適切な管理が欠かせません。期限や手続きの確認を怠るとリスクが生じるため、管理を徹底することが重要です。

簡単に既存の契約書を探し出せる

契約管理を徹底することで、契約書を簡単に検索・参照できるようになります。トラブル発生時の契約内容確認や、取引先との新たな契約時に過去契約との整合性を確認する際も、迅速な対応が可能です。バラバラに管理されていると検索に時間がかかるため、適切な管理が重要です。

→社内の情報共有のスピードが上がることにも繋がります！

ガバナンスやセキュリティの強化が簡単

中小企業と大企業で異なる契約管理の課題と解決策

• 企業規模ごとの課題と、それに応じたシステムの活用方法

契約管理における課題は、企業規模によって異なります。それぞれの課題に応じた解決策を契約書管理システムが提供します。

中小企業の課題と解決策

中小企業では、人手不足やリソースの限界から契約書管理が属人的になりやすい点が課題です。また、管理体制が整っておらず、契約書の紛失や更新漏れが発生するリスクがあります。
契約書管理システムを導入することで、契約書の一元管理やリマインド機能を活用し、少人数でも効率的な管理が可能です。さらに、無料プランや低コストのサービスを利用すれば、導入コストを抑えつつ課題解決が図れます。

大企業の課題と解決策

大企業では、契約書の量が膨大で、管理が煩雑になることが問題です。多部門間での情報共有が難しく、更新期限の管理が漏れるケースもあります。
契約管理システムは、AIによるリスク分析や高度な検索機能を活用し、契約内容の精査や管理を迅速化します。また、アクセス権限の細分化機能により、部門間の安全な情報共有を実現します。

規模に応じたシステムの活用で、企業は効率的かつ安全な契約管理を構築できます。

クラウド型とオンプレミス型：契約書管理システムの導入形態を比較

• システムの導入形態の違いと、それぞれの利点・注意点を解説

契約書管理システムの導入形態には、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。各形態の特徴と利点・注意点を理解することで、自社に最適なシステムを選択することが可能です。

クラウド型

クラウド型とは、システムやソフトウェアをインターネット経由で利用する形態を指します。データやアプリケーションはインターネットを通じてクラウドサービス（コンピューティング、ストレージ、ネットワーク、アプリケーションなど）を提供する企業や組織が管理するサーバー上に保存されます。

【利点】

• 初期コストの低減: サーバーやハードウェアの購入が不要で、月額料金で利用開始できます。
• スピーディな導入: インターネット環境があればすぐに利用可能で、設定も簡単です。
• スケーラビリティ: ユーザー数や機能を必要に応じて柔軟に拡張できます。
• 自動アップデート: 常に最新の機能やセキュリティパッチが適用されます。
• リモートアクセス: 場所を問わずアクセス可能で、リモートワークにも対応します。

【注意点】

• セキュリティリスク: データが外部サーバーに保存されるため、情報漏洩のリスク管理が重要です。
• カスタマイズの制限: 提供される機能以上のカスタマイズが難しい場合があります。
• インターネット依存: ネットワーク環境が不安定な場合、システムの利用に支障をきたす可能性があります。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、システムやソフトウェアを自社内のサーバーやハードウェアに設置して運用する形態を指します。

【利点】

• 高いカスタマイズ性: 自社のニーズに合わせてシステムを細かく設定・変更できます。
• セキュリティ強化: データを自社内で管理するため、セキュリティポリシーを厳格に適用可能です。
• ネットワーク依存度の低さ: 社内ネットワークで運用でき、インターネット環境に左右されません。

【注意点】

• 高額な初期投資: サーバーやソフトウェアの購入、インフラ整備に多大なコストがかかります。
• 運用負荷の増大: システムの保守・管理を自社で行う必要があり、専門知識が求められます。
• アップデートの遅延: 新機能の導入やセキュリティパッチの適用が遅れるリスクがあります。

【比較表】

タイプ	利点	注意点
クラウド型	– 初期コストが低い – スピーディな導入 – スケーラビリティ – 自動アップデート – リモートアクセス	– セキュリティリスク – カスタマイズの制限 – インターネット依存
オンプレミス型	– 高いカスタマイズ性 – セキュリティ強化 – ネットワーク依存度が低い	– 高額な初期投資 – 運用負荷の増大 – アップデートの遅延

クラウド型はコスト効率や導入の迅速性、運用の手軽さが魅力ですが、セキュリティ面での注意が必要です。一方、オンプレミス型は高いセキュリティとカスタマイズ性を求める企業に適していますが、初期投資と運用コストが高くなります。自社の規模や予算、セキュリティ要件を総合的に考慮し、最適な導入形態を選びましょう。

選ぶ際のポイントは？契約書管理システムの選定基準

契約書管理システムには、それぞれ特徴や強みがあります。自社にあったシステムを検討する際には、自社の業務内容を整理し、『課題』と『今後の方向性』を具体的に検討しましょう。それによって導入すべきシステムが見えてきます。

契約書管理の主な流れはこのようになっています。

この流れの中でどこまでシステムに組み込むのか、自社の課題と照らし合わせることが大切です。

• 契約書の作成から締結、管理までを一元化したい
• 契約書の締結プロセスを効率化したい
• 契約書の管理機能だけで十分

これらの必要とする業務範囲や、現状の業務課題を踏まえ、自社に必要な機能をリストアップしていきましょう。

また、各課題にあわせた比較ポイントを、一つずつ詳しく説明していきます。

• 法務部門（管理台帳）の業務改善を図りたい
  →ポイント1.契約書管理の効率化を実現する豊富な機能
• 法務だけでなく他部署の業務改善も考えている
  →ポイント2.契約書以外の文書も一元管理できるかどうか
• 電子契約との連携・切り替えを視野に入れている
  →ポイント3.電子契約サービスの導入や連携が可能かどうか

ポイント1.契約書管理の効率化を実現する豊富な機能

法務部門は取引先の契約履行状況に応じて、膨大な契約書のなかから目的の契約書や過去の類似の契約書を適宜取り出し、確認しなければなりません。そのため、「自動入力」「スキャン代行」「全文検索」などの管理機能が充実したシステムを選ぶと業務効率化につながるでしょう。

中には、管理業務だけでなく、契約書の「作成」「レビュー」「締結」などができるシステムもあります。事業部門と法務部門との契約書のやりとりや、進捗状況の共有などに課題を感じている場合は、ビジネスチャット連携によって契約書のステータスを一目で把握できる機能があると便利です。

ポイント2.契約書以外の文書も一元管理できるかどうか

契約書以外の文書管理にも対応したシステムを導入すれば、社内文書全般を電子化でき、更なるコスト削減や業務改善が期待できます。

システムごとに対応可能な文書や帳票が異なるため、社内規定やマニュアルなど、自社で管理したい書類に対応しているかを確認しておくことが重要です。

ポイント3.電子契約サービスの導入や連携が可能かどうか

電子契約サービスの有無も重要な比較ポイントに。契約書の管理業務見直しを機に、管理機能を備えた電子契約サービスの導入を検討するのも一つの手です。企業や新規事業の立ち上げなど、新たに契約業務をスタートさせる場合にも適しています。

既に社内で電子契約サービスを利用している際は、その電子契約サービスが備えている契約書管理機能を利用するか、あるいはそのサービスと連携できるシステムを選ぶとよいでしょう。

契約書管理システムの価格・料金・費用相場

初期導入費用の相場

契約書管理システムを導入する際、最初に発生するのが初期導入費用です。この費用は、システムの規模や導入する機能の範囲によって異なりますが、一般的に数十万円から数百万円程度です。クラウド型は初期費用が低く抑えられる傾向がありますが、オンプレミス型では高額になるケースもあります。

月額利用料金の相場

月額利用料金は、利用する機能やユーザー数に応じて異なります。小規模企業向けのプランは月額数万円程度から利用可能ですが、大規模企業向けのプランや多くの追加機能を含む場合は、月額十万円以上になることもあります。予算や利用規模に応じて適切なプランを選ぶことが重要です。

カスタマイズ費用の相場

企業の業務フローに合わせてシステムをカスタマイズする際には、別途カスタマイズ費用が発生します。この費用は、標準機能で対応できない特殊なニーズに対応するため、数十万円程度に達することがあります。カスタマイズの範囲や内容によって費用が大きく変動するため、事前に見積もりを依頼することが推奨されます。

メンテナンス費用の相場

オンプレミス型システムを導入する場合、サーバーの保守やシステムのアップデートにかかるメンテナンス費用が必要です。年間で数十万円から数百万円になることが一般的です。一方、クラウド型の場合は、通常メンテナンス費用が利用料金に含まれていることが多いですが、追加サービスが必要な場合は別途費用が発生する可能性があります。

無料のサービスもありますが、企業の大切な契約書を守るうえでのセキュリティや、サポート面を考えると慎重に選ぶことが大切です。

そして、「LegalForceキャビネ」と「TOKIUM契約管理」は、それぞれ独自の機能と強みを持つ注目のサービスです。

おすすめの契約書管理システム２選

「LegalForceキャビネ」

出典：公式サイト

LegalForceキャビネは、契約書管理の専門性に特化したクラウド型サービスです。法務担当者が直感的に使いやすい機能が充実しており、大企業を中心に幅広い導入実績があります。

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「TOKIUM契約管理」

出典：公式サイト

TOKIUM契約管理は、契約書管理だけでなく、経理業務との連携に強みを持つクラウド型サービスです。経理業務全体を効率化したい企業にとって魅力的な選択肢です。また、新リース会計基準に対応している点も注目ポイントです。

「LegalForceキャビネ」と「TOKIUM契約管理」の比較表

	LegalForceキャビネ	TOKIUM契約管理
主な利用対象部門	法務部門	法務・経理・総務部門
AIによる契約情報抽出	当事者名や契約期間などの情報を自動抽出	契約期間や取引先名など、カスタム項目も自動抽出
スキャン代行サービス	非対応	対応
関連契約書の自動紐づけ	対応（原契約と覚書、補足契約を自動で紐づけ）	非対応
電子契約サービスとの連携	DocuSign、クラウドサイン、GMOサインなど主要サービスと連携	多様な電子契約サービスと連携
更新期限リマインド	対応（AIが期限を自動計算し通知）	対応（期限が近い契約書を担当者にメール通知）
固定資産管理との連携	非対応	対応（CSV出力で固定資産管理システムと連携可能）
導入実績	大企業中心	中小企業から大企業まで
料金	導入初期費用＋ライセンス費用（月額） 「オプション追加あり」 詳細は要お問い合わせ	初期費用＋基本利用料（月額１万円～）＋従量課金制 詳細は要お問い合わせ

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Q＆A

Q1. LegalForceキャビネはどのような企業に向いていますか？

A. 法務部門の効率化やリスク管理を重視する企業に向いています。特に、AIによる契約情報抽出や関連契約書の自動紐付け機能が必要な場合に最適です。

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Q2. TOKIUM契約管理は紙の契約書を多く扱う企業でも使えますか？

A. はい。TOKIUM契約管理はスキャン代行サービスを提供しており、紙の契約書を電子化して管理するのに適しています。

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Q3. 電子契約サービスを既に利用している場合、契約書管理システムと連携できますか？

A. 可能です。LegalForceキャビネもTOKIUM契約管理も、クラウドサインやDocuSignなどの電子契約サービスと連携でき、契約書データを一元管理できます。

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Q4. 契約書管理システムの導入で費用対効果を高めるにはどうすればいいですか？

A. 自社の課題を明確化し、必要な機能を絞り込むことが重要です。また、導入後はシステムを適切に運用し、全社的に活用することで効果を最大化できます。

どちらのサービスを選ぶべきか？

LegalForceキャビネとTOKIUM契約管理は、どちらも契約管理を効率化する優れたサービスですが、それぞれに特化した特徴があります。

• LegalForceキャビネ:
  • AIによる契約情報の抽出や関連契約書の自動紐付けが得意。
  • 法務部門の業務効率化やリスク管理を重視する企業に最適。
• TOKIUM契約管理:
  • 紙の契約書のスキャン代行や固定資産管理との連携に対応。
  • 幅広い業務プロセスをカバーしたい企業に適している。

選択のポイントは、自社の課題や優先する機能です。法務部門の作業負担軽減や契約リスクの低減を重視するならLegalForceキャビネ、紙契約の多さや他システムとの連携を重視するならTOKIUM契約管理が向いています。 自社のニーズに応じて選ぶことが重要です。

また、２社の資料をダウンロードすることで比較し、イメージの解像度を上げることが可能です。まずは無料でサービス資料をダウンロードしてみましょう。