【2025年最新】中小企業向けグループウェア3選｜低コストで導入できるおすすめツール！

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「業務の効率化を図りたいけれど、コストは抑えたい…」「エクセルやメールでの管理に限界を感じている…」そんなお悩みを抱えていませんか？

中小企業にとって、日々の業務をスムーズに進めることは重要ですが、リソースや予算の制約があるため、大企業のように高価なシステムを導入するのは難しいのが現実です。しかし、近年は低コストで使える「グループウェア」が多数登場し、中小企業でも手軽に導入できるようになりました。

グループウェアを導入すれば、スケジュール管理・メール共有・勤怠管理・ファイル共有などの業務を一元化でき、社内の情報共有が格段にスムーズになります。特に、テレワークやリモートワークが増える中で、円滑なコミュニケーションを実現するためのツールとしても注目されています。

本記事では、低コストで手軽に導入できる中小企業向けグループウェアを紹介します。
コストパフォーマンスの高い「HotBiz8」、「メールワイズ」、「ジンジャー勤怠」の特徴や導入メリットを徹底解説し、あなたの会社に最適なツール選びをサポートします！

それでは、さっそく見ていきましょう！

目次

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グループウェアとは？

グループウェアとは、企業や組織の業務を効率化し、チーム内の情報共有やコミュニケーションをスムーズにするためのITツールです。スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有、掲示板、チャット、ワークフローなど、さまざまな機能を1つのシステム上で提供し、従業員がより円滑に業務を進められるようにサポートします。

企業や組織では、複数のメンバーが関わる業務が多く、情報共有が不十分だと作業の遅れやミスが発生しやすくなります。グループウェアを導入することで、必要な情報をリアルタイムで共有し、業務の透明性を高めることが可能です。また、リモートワークやフレックスタイムの普及により、従来の対面でのコミュニケーションが難しくなっている中、グループウェアは場所を問わずにスムーズな業務遂行を支援する重要なツールとなっています。

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主な機能

グループウェアには、多岐にわたる機能が搭載されていますが、大きく分けると以下の3つのカテゴリに分類されます。

1. コミュニケーション機能
   メンバー同士のスムーズな連携をサポートする機能です。リアルタイムでのやり取りが求められる業務や、遠隔地の社員との情報交換を円滑にする際に役立ちます。
   • チャット・メッセージ機能：リアルタイムで個別・グループ間のコミュニケーションが可能
   • 掲示板：全社向けの重要な情報やお知らせを共有
   • Webメール：システム内でメールの送受信・管理
   • ビデオ会議・Web会議：遠隔地の社員ともオンラインで打ち合わせが可能
   • 在席/離席確認：出勤・退勤状況や外出状況の表示

2. 情報共有機能
   組織内でのナレッジ共有や業務の可視化を実現し、無駄なやり取りや作業を削減します。
   • スケジュール管理：個人やチームの予定を可視化し、会議や業務の調整をスムーズに
   • ファイル共有：文書・画像・動画などをオンラインで保存・共有
   • プロジェクト管理：タスクの進捗状況を可視化し、メンバー間で管理
   • 議事録作成：会議の内容を記録し、関係者間で共有

3. 業務効率化機能
   バックオフィス業務を効率化し、事務作業の負担を軽減します。
   • ワークフロー管理：申請・承認フローを電子化し、決裁プロセスを迅速化
   • 勤怠管理：出退勤の記録やシフト管理
   • 経費精算：交通費や出張費などの申請・承認をオンラインで処理
   • 設備予約：会議室や社内備品の予約をシステム上で管理
   • ToDoリスト・リマインダー：タスク管理と期限の通知

普及した背景

近年、リモートワークやハイブリッドワークの普及により、企業では対面での業務が減少し、スムーズな情報共有やリアルタイムのコミュニケーションを支援するツールが求められています。特に、メールや電話だけでは情報伝達が不十分となり、チャットやビデオ会議の重要性が増しています。

また、企業が扱うデータ量の増加により、紙ベースの管理では情報の整理や検索が困難になっているため、グループウェアによる一元管理が業務の効率化に貢献します。さらに、人手不足や働き方改革の影響で、申請・承認プロセスや勤怠管理などのバックオフィス業務のデジタル化が求められており、ワークフロー管理機能がその解決策となります。

加えて、多くの企業がデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進しており、業務のオンライン化やペーパーレス化が進んでいます。グループウェアはこの変革を支える重要な基盤として、業務プロセスを最適化し、よりスマートな働き方を実現するためのツールとして注目されています。企業の成長と競争力強化のため、グループウェアの導入と活用が不可欠になっているのです。

中小企業にグループウェアが必要な理由

コストを抑えつつ業務効率を改善

中小企業では、大企業のように多額のIT投資をするのは難しい場合が多いですが、グループウェアを導入することで、低コストで業務の効率化を実現できます。

例えば、従来は個別に導入していたスケジュール管理ツール、メールソフト、ファイル共有システムなどを、グループウェアなら一つのシステムに集約できます。これにより、複数のツールを契約するよりもコストを抑えることができ、さらにツールごとにログインする手間も省けます。

また、業務の効率化によって、時間と人件費を削減できるのも大きなメリットです。例えば、社内の情報共有がスムーズになれば、無駄な会議やメールのやり取りが減り、従業員が本来の業務に集中しやすくなります。結果として、限られた人員でより多くの業務をこなせるようになり、生産性の向上につながります。

リモートワークやハイブリッドワークの促進

近年、多くの企業でリモートワークやハイブリッドワーク（オフィス勤務と在宅勤務を組み合わせた働き方）が普及しています。こうした働き方の変化に対応するためにも、グループウェアは必要不可欠です。

リモートワークでは、従業員がオフィス以外の場所からも業務にアクセスできる環境が求められます。グループウェアを導入すれば、社内の情報をクラウド上で一元管理できるため、どこからでも必要なデータにアクセスできます。さらに、チャットやビデオ会議機能を活用すれば、対面でのコミュニケーションがなくてもスムーズに意思疎通が可能です。

また、スケジュール管理やタスク管理機能を活用することで、リモートワーク中でも誰がどの業務を担当しているか、進捗状況はどうかを簡単に把握できるようになります。これにより、離れた場所にいてもチームとしての連携を維持しやすくなります。

特に中小企業では、リモートワークのために大規模なシステムを構築するのは難しいですが、グループウェアなら導入コストを抑えつつ、すぐに活用できるため、柔軟な働き方を取り入れたい企業にとって最適な選択肢となります。

紙・エクセル・メールでの情報管理の限界

中小企業では、紙の書類やエクセル、メールを活用して業務を管理しているケースがまだ多く見られます。しかし、これらの方法では、以下のような課題が生じやすくなります。

• 紙の書類は管理が大変で、必要な情報を探すのに時間がかかる
• エクセルでの管理は、ファイルの更新や共有が煩雑になり、ミスが発生しやすい
• メールでのやり取りでは、情報が埋もれやすく、必要なデータをすぐに見つけられない

グループウェアを導入すれば、こうした問題を解決できます。例えば、ワークフロー機能を活用すれば、申請・承認業務をデジタル化でき、紙の書類を使わずにスムーズに処理できます。また、ファイル共有機能を使えば、最新版のデータを簡単に共有・管理でき、エクセル管理の手間を減らせます。さらに、掲示板機能やチャット機能を活用することで、メールのやり取りを減らし、情報を見つけやすくすることができます。

こうした機能を活用することで、情報の管理がシンプルになり、業務の効率化を図ることができます。

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グループウェアのメリット・デメリット

グループウェアは、企業の業務効率化や情報共有を円滑にするためのツールとして広く活用されています。しかし、導入には多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。本章では、グループウェアの利点と課題について詳しく解説します。

メリット1：情報共有の効率化

グループウェアを導入することで、社内の情報が一元管理され、必要なデータに迅速にアクセスできる環境が整います。 例えば、会議の資料や業務マニュアルを個別のフォルダやメールで管理していると、探すのに時間がかかることがあります。しかし、グループウェアを活用すれば、ファイル共有機能や掲示板機能を通じて、必要な情報をすぐに確認できるため、業務の無駄を削減できます。

また、スケジュール管理機能を利用することで、チームメンバーの予定を一目で把握でき、会議の調整やタスクの割り振りがスムーズに行えるようになります。これにより、業務の抜け漏れを防ぎ、作業の効率を大幅に向上させることが可能です。

メリット2：コミュニケーションの活性化

従来の業務では、社内のやり取りがメール中心で、返信の遅延や情報の埋もれが発生しやすいという問題がありました。しかし、グループウェアにはチャット機能や掲示板機能が搭載されているものが多く、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。

例えば、チーム内で迅速に情報を共有する際に、チャット機能を使えば、リアルタイムでのやり取りができるため、意思決定のスピードが向上します。また、掲示板機能を活用することで、重要な社内連絡を全員に見てもらいやすくなり、情報の伝達ミスを防ぐことができます。

特に、プロジェクト単位での情報共有が必要な場面では、チャットや掲示板の活用がスムーズな連携を生み出し、チームワークの向上につながります。

メリット3：リモートワークやハイブリッドワークに対応

近年、オフィス勤務とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークの導入が増えており、どこにいても業務を進められる環境の整備が求められています。 グループウェアを導入すれば、クラウド上で業務を管理できるため、社外にいても必要な情報にアクセスしやすくなります。

例えば、ビデオ会議機能が備わったグループウェアを活用すれば、オフィスにいないメンバーとも円滑に会議を行うことができるため、物理的な距離を感じさせずに業務を遂行できます。また、タスク管理機能を利用することで、リモートワーク中でも誰がどの業務を担当しているのかを明確に把握でき、チームの進捗を簡単に管理することが可能です。

メリット4：業務の自動化とコスト削減

グループウェアには、ワークフロー機能や勤怠管理機能など、業務の効率化をサポートする機能が搭載されているものが多いです。例えば、経費精算や休暇申請などの手続きを紙ベースで行っている場合、申請のたびに担当者が確認し、承認するまでに時間がかかることがあります。

しかし、ワークフロー機能を活用すれば、オンラインで申請・承認が可能になり、業務のスピードアップが図れます。 これにより、紙の書類を削減できるため、印刷コストや管理コストの削減にもつながります。

また、勤怠管理機能を活用することで、出退勤の記録や労働時間の管理を自動化し、バックオフィス業務の負担を大幅に軽減することが可能です。

デメリット1：導入コストと運用負担がかかる

グループウェアを導入するには、初期費用や月額利用料が発生します。特に、カスタマイズ性の高いシステムや多機能な製品を選ぶと、導入コストが高くなりやすいため、企業の予算や必要な機能を見極めた上で選択することが重要です。

また、導入した後も運用を続けるには定期的なメンテナンスや設定変更が必要になることがあります。例えば、新しく入社した社員にアカウントを作成する、業務の変化に合わせて機能をカスタマイズするなど、日々の管理業務が発生します。

そのため、コストや運用負担を考慮し、長期的に見ても効果があるかどうかを検討することが大切です。

デメリット2：社内定着に時間がかかる

グループウェアを導入しても、従来の業務フローに慣れた社員が新しいツールを積極的に使わないケースがあります。 これにより、せっかく導入しても一部の社員しか活用せず、十分な効果が得られない可能性があります。

特に、グループウェアは多機能なため、すべての機能を使いこなせるようになるには時間がかかることもあります。また、システムを導入するだけでは社内のコミュニケーションが自動的に活発になるわけではなく、社員が積極的に活用する意識を持つことが重要です。

そのため、導入前に「なぜこのツールを使うのか」、「どのように活用すれば便利なのか」といった目的を明確にし、社内で活用を促進するためのルールや研修を整備することが必要です。

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グループウェアの導入形態

グループウェアには、企業がどのように利用するかによって「オンプレミス型」と「クラウド型」の2つの導入形態があります。それぞれの形態には、メリットとデメリットがあり、自社のニーズに合わせた選択が重要です。本章では、両者の特徴を詳しく解説し、どのような企業に適しているのかを説明します。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、企業が自社でサーバーを構築し、グループウェアをインストールして運用する形態です。すべてのデータとシステムを自社で管理するため、カスタマイズ性が高く、セキュリティを強固にできる点が大きな特徴です。

〈メリット〉

1. 細かなカスタマイズが可能
   • 企業独自の業務プロセスに合わせて、機能を追加したり、設定を変更したりすることができる。
   • 他の社内システムとの連携が柔軟に行えるため、自社の業務フローに最適化した運用が可能。
2. データを自社で管理できるため、セキュリティが強固
   • 重要な社内情報や顧客データを外部サーバーに預ける必要がないため、情報漏えいのリスクを抑えられる。
   • 企業独自のセキュリティポリシーを適用し、細かいアクセス管理や監査ができる。

〈デメリット〉

1. 導入コストが高い
   • 自社でサーバーを構築するため、初期費用がかかる。
   • ハードウェアの購入やセットアップ、ライセンス費用など、多くの初期投資が必要になる。
2. 運用・保守の負担が大きい
   • サーバーのメンテナンスやソフトウェアのアップデート、セキュリティ対策を自社で行う必要がある。
   • 専門知識を持つIT担当者が必要になり、人的リソースの確保が課題になる場合もある。

〈オンプレミス型が適している企業〉

☑　高度なカスタマイズが必要な企業（独自の業務プロセスを持つ企業）

☑　情報セキュリティを最優先する企業（金融機関や医療機関など、機密情報を扱う企業）

☑　すでに社内にITインフラが整備されており、運用管理が可能な企業

クラウド型

クラウド型とは、インターネットを経由してグループウェアを利用する形態です。システムの運用や保守はクラウドサービス提供者が行うため、手軽に導入できるのが大きな魅力です。

〈メリット〉

1. 導入コストが抑えられる
   • オンプレミス型のようなサーバー構築が不要で、初期費用がほとんどかからない。
   • サブスクリプション（月額・年額課金）形式のため、予算管理がしやすい。
2. 運用管理の手間が不要
   • システムのメンテナンスやバージョンアップはクラウドサービス提供者が実施するため、社内のIT担当者の負担が軽減される。
   • 自動アップデートにより、最新の機能やセキュリティ対策が常に適用される。
3. どこからでもアクセス可能
   • インターネット環境があれば、PC・スマホ・タブレットなど、さまざまなデバイスから利用可能。
   • リモートワークや多拠点での業務にも適している。

〈デメリット〉

1. カスタマイズに制限がある
   • システムの設定はサービス提供者の仕様に従う必要があるため、企業独自の細かい業務フローには適応しづらい。
   • 他の社内システムとの連携が制限される場合がある。
2. データの管理がクラウド提供者に依存する
   • データはクラウドプロバイダーのサーバーに保存されるため、情報漏えいやサービス停止のリスクを考慮する必要がある。
   • 提供者のセキュリティ対策が万全かどうかを確認し、適切な契約を結ぶことが重要。

〈クラウド型が適している企業〉

☑　初期コストを抑え、すぐに導入したい企業

☑　社内にIT専門の担当者がいない、または少ない企業

☑　リモートワークや拠点間の連携をスムーズにしたい企業

比較表

導入形態	メリット	デメリット	適した企業
オンプレミス型	高いカスタマイズ性 / セキュリティ管理が可能	初期コストが高い / 運用・保守が必要	セキュリティを重視する企業 / カスタマイズが必要な企業
クラウド型	低コストで導入可能 / 運用の負担が少ない / どこからでもアクセス可能	カスタマイズに制限がある / データ管理がプロバイダー依存	小規模～中規模の企業 / リモートワークを活用する企業

グループウェアを選ぶポイント

グループウェアを導入する際には、コスト、機能の充実度、操作性、セキュリティ対策など、いくつかの重要なポイントを押さえて選ぶことが大切です。企業の業務効率化を最大限に高めるために、自社に最適な製品を選びましょう。

①コスト（導入費用・月額費用）

グループウェアには、初期費用や月額料金が発生するものがほとんどです。
企業の規模や予算に応じて、適切な価格帯の製品を選ぶ必要があります。

〈選ぶ際のポイント〉

• フリー版や無料トライアルがあるか確認する。実際に使ってみて導入後のイメージをつかむ。
• 課金形態をチェックする。
  • クラウド型は月額制が一般的で、ユーザー数に応じた料金が発生。
  • オンプレミス型は初期費用がかかるが、ランニングコストが抑えられる場合もある。

コストを抑えつつ、業務に必要な機能がそろっている製品を選ぶのがポイント！

②機能の充実度

グループウェアには、スケジュール管理・ファイル共有・メール管理・勤怠管理などの機能が搭載されています。
しかし、すべての機能を使いこなせるわけではないので、本当に必要な機能だけが揃っているかを確認することが重要です。

〈必要な機能をチェック！〉

• スケジュール管理：チーム全体の予定を把握し、会議の調整をスムーズにする。
• 勤怠管理：従業員の出勤・退勤データを記録し、給与計算と連携できるか。
• メール管理：社内外のやり取りを整理し、情報共有を効率化する。
• ファイル共有：文書やデータをクラウド上で管理し、チームで共有できるか。

業務内容に合った機能を持つ製品を選ぶことで、無駄なコストを抑えつつ最大限の効果を発揮！

③操作性・導入のしやすさ

グループウェアは、すべての従業員が使うツールなので、操作が簡単で直感的に使えることがとても重要です。
ITに詳しくない社員でも迷わず使えるかどうかを確認しましょう。

〈使いやすさを確認するポイント〉

• 画面が見やすく、直感的に操作できるか。
• スマホやタブレットにも対応しているか。（アプリ版があると便利！）
• 動作が軽く、サクサク動くか。（ページの読み込みが遅いとストレスが溜まる）
• 無料トライアルを使って、実際の操作感を試すのがおすすめ！

「使いやすい＝社内に定着しやすい」ため、シンプルでわかりやすいものを選ぼう！

④セキュリティ対策

グループウェアには、社内の機密情報や顧客情報が集約されるため、セキュリティ対策がしっかりしているかどうかを確認することが必須です。

〈セキュリティのチェックポイント〉

• データが暗号化されているか。（外部からの不正アクセスを防ぐ）
• アクセス制御ができるか。（部署や役職ごとに閲覧制限を設定できるか）
• ログ管理機能があるか。（いつ、誰がアクセスしたのかを記録できるか）
• バックアップ機能が備わっているか。（万が一のデータ消失に備える）

特にクラウド型を利用する場合は、提供元のセキュリティ対策が十分かどうかを事前に確認！

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中小企業におすすめのグループウェア3選

業務の効率化や情報共有をスムーズに行うためには、自社に合ったグループウェアを選ぶことが非常に重要です。特に中小企業向けでコストパフォーマンスが高く、導入しやすいと評判の「HotBiz8」、「メールワイズ」、「ジンジャー勤怠」の3つを比較し、それぞれの特徴や違いを詳しく解説します。

この比較を参考に、自社のニーズに最適なグループウェアを選んでください！

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HotBiz8

メールワイズ

ジンジャー勤怠

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まとめ

グループウェアは、社内の情報共有や業務管理をスムーズにし、働きやすい環境を整えてくれる便利なツールです。スケジュールの調整、メールの共有、勤怠管理など、バラバラになりがちな業務を一元化できるので、「作業のムダをなくしたい」「もっと効率的に仕事を進めたい」と考えている企業にぴったりです。

今回紹介した「HotBiz8」、「メールワイズ」、「ジンジャー勤怠」は、それぞれ異なる強みを持ち、企業の課題に応じたサポートをしてくれます。

「どれを選べばいいのかわからない…」という場合は、まずは無料トライアルを試してみるのがおすすめ！実際に使ってみることで、自社に合ったツールが見つかりやすくなります。

業務のムダをなくし、もっとスムーズに仕事ができる環境を整えましょう！あなたの会社にぴったりのグループウェアを導入して、快適な業務運営を実現してください！