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    人事システム導入のメリット・デメリット。業務がスムーズに?

    • 2018/11/21

    こんにちは。マケスト編集部です。

    今回は人事システムを導入することで得られるメリットとデメリットをご紹介します。

    どんなに素晴らしいシステムでも、欠点がないわけではありません。
    良い点だけでなく欠点も把握することで、本当に必要なシステムかどうかが判断しやすくなるのです。

    人事システムを実際に導入した企業の事例もお伝えしていますので、ぜひ最後までご覧ください。

    人事システムとは

    人事システムとは
    人事システムとは、社員の氏名・住所・異動・昇格など、入社から退社までの人事情報を管理するシステムのことです。
    データは一元管理されており、給与計算や人材配置、社員育成などに利用されます。

    では、人事システムは何種類くらいあるのでしょうか。
    次は、人事システムの種類についてご紹介します。

    人事システムの種類

    人事・給与系のシステム

    勤怠管理システム

    社員の勤怠状況を管理・把握するシステムです。

    出退社時間の管理や休日出勤、残業日数などのイレギュラーなデータも柔軟に処理することができます。

    勤怠管理システムのデータを基に給与計算を行うので、給与計算システムと連動している場合もあります。

    人事労務システム

    労務関係の手続きに必要なデータを管理するシステムです。
    社員の基本情報を一元管理し、労務業務の簡素化につなげます。

    マイナンバーを管理する機能が追加されたシステムや、年末調整などの雇用に関連する手続きが自動で実施できるシステムなどが販売されています。

    給与計算システム

    毎月の給与や賞与に関するデータを管理するシステムです。

    基本給などの固定項目や残業代などの変動項目をできる限り自動化し、手計算による入力ミスを削減します。

    企業によっては、家族手当や通勤手当などの計算もシステム化し、業務効率化とリスクの軽減を図っているところもあります。

    人材マネジメント系

    採用管理システム

    求人への応募者や応募経路、面接の日程などのデータを一元管理するシステムです。
    連絡の抜け漏れ防止や複数人での情報共有を実現します。

    ・新卒採用向け
    ・中途採用向け
    ・アルバイト向け
    など、各企業に適した採用方法に特化したシステムを導入することで、煩雑な採用業務をよりスムーズに進めることが可能です。

    人事評価システム

    社員の能力や評価などのデータを管理するシステムです。

    人事評価に必要な評価シートを作成したり、シート記入後の集計を行ったりすることができます。

    集計したデータを分析し、社員1人ひとりの特徴を明確に把握することができるので、タレントマネジメントにも活用することができます。

    教育・研修システム

    社内の人材教育や研修に必要な機能を搭載したシステムです。

    eラーニングなどの動画を配信できる機能を搭載したシステムや、Web上で営業や接客などのロールプレイングを行うことができるシステムもあります。

    マニュアル化された教育・研修であれば、教育担当者による指導の偏りなどがなくスムーズに進めることが可能です。

    人事システムの機能

    分析機能

    人事システムで得た情報やデータを活用するための機能です。

    この機能を搭載した人事システムでなければ、社員の個人情報や人事評価のデータは蓄積されません。

    分析機能を活用して、社員についてのレポートを作成することで、新卒採用戦略などに役立てることができます。

    給与計算機能

    社員の給与や社会保険額、賞与などを管理する機能で、経理業務の負担軽減します。

    給与は、社員の在籍期間や保有スキルなどと密接に関わっているので、人事システムの基本機能として搭載しているものが多いです。

    給与明細を発行できるシステムや、様々な人事情報から今後の昇給や給与支給額を予測できる機能を搭載したシステムなど、業務効率化を促進させるシステムが登場しています。

    人事情報管理機能

    社員の個人情報や勤務状況、公的資格などのスキル情報を集約して管理する機能です。

    人事システムの基本機能としてほとんどのシステムに搭載されています。

    社員1人ひとりの情報が正確かつ詳細に管理されているので、どの社員がどんな能力・スキルを持っているのかがすぐに把握できます。

    要員配置機能

    多くの企業で深刻な課題となっている「要員配置」を解消するために搭載されている機能です。

    例えば、プロジェクトの進行に伴ってメンバーの増減を行わなければならない場合、要員配置機能で管理されている保有スキルや分析データを活用することで、最適な要員配置を実現します。

    人事評価機能

    職種・業種データで作成された評価基準に基づいて、管理者が社員を評価する機能です。

    社員が現在保有しているスキルや仕事への可能性を考慮して、各社員ごとに目標値を設定することができます。

    人事評価機能を活用することで、各社員の目標管理を行い、かつPDCAサイクルをスムーズに回すことが可能になります。

    人事システム導入の目的

    業務効率化・コスト削減

    業務効率化やコスト削減を目的として人事システムを導入する企業が増えています。

    人事データには社員の個人情報や評価、入退社の履歴といった様々な種類があり、これらを手作業で管理するとなると相当な手間と業務工数がかかってしまいます。

    人事システムを導入することで、手作業からシステム上での管理となるので、人事業務にかける時間を短縮し、管理コストの削減につなげることが可能です。

    人材育成

    人材育成のために人事システムを導入するという企業も多いです。

    人事システムでは、社員のスキルや評価などを一元管理して分析することができるため、社員数の多い大規模企業でもスムーズに人材を把握することができるでしょう。

    また、人事システムを活用することで、優秀な人材を素早く見つけ出し個別の人材育成に取り組むことが可能になります。

    効率的・効果的な人事育成を行うためにも、人事システムの導入が必要というわけです。

    社員の士気を高める

    正しい人事評価は、社員の士気を高めることにもつながります。

    人事システムによって社員のスキルや評価などの人材データが正しく反映されることで、社員は適切な人材配置や処遇を受けることができます。

    結果、社員は企業に対して「頑張れば頑張った分だけ評価される」という強い信頼感を抱き、今後のキャリアをより意識して業務に励むようになるでしょう。

    社員それぞれが自身のスキルや能力を最大限に発揮することで、企業のパフォーマンスの最大化にも貢献します。

    人事システム導入時のポイント

    将来的なカスタマイズを視野に入れて予算を検討する

    人事システムは、導入後に発生するカスタマイズ費用を考慮して予算を検討しましょう。

    導入時に自社で扱いやすいようにカスタマイズする場合もありますよね。
    ですが、それ以降も改正法などでカスタマイズが必要になってくる可能性があることも忘れてはいけません。

    予測が立てづらいかもしれませんが、カスタマイズにかかる費用を算出し、システム提供会社と事前にすり合わせておきましょう。

    他のシステムと連携できるかを確認する

    人事システムと他のシステムが連携できるのかも、導入前に確認しておくべきポイントの1つです。

    例えば、人事システムを導入して既存のタレントマネジメントシステムを連携する場合、既存システムと新しく導入したシステムに相互性がなければシステム同士を連携させることができません。

    人事システムを導入する際は、どんなシステムと連携ができるのかをしっかり確認してから検討しましょう。

    社内のシステム専門家に協力を仰ぐ

    どんな人事システムを導入するべきなのか、社内のシステム専門家に協力を仰ぐのも1つの手です。

    クラウド型の人事システムは、知識や技術がない方でも比較的スムーズに導入することができます。

    ですが、オンプレミス型などのカスタマイズ性の高い人事システムは、知識や技術のある社員の協力が必須です。

    人事システムを導入する前に、該当部署の社員に協力を要請して、運用やサポートを依頼しておきましょう。

    導入目的を明確にして計画的に進める

    人事システムの導入目的を明確にしておくことで、導入後の計画もスムーズに立てられます。

    「導入すれば自然と効率化できるだろう」と安直に考えず、導入目的に沿って詳細な計画を立てましょう。

    細かい部分まで計画を立てていれば、万が一トラブルが発生しても迅速に対処することができます。

    システムを滞りなく運用するためにも、導入目的とその後の計画は綿密に立てておくことが大切です。

    人事システムを導入するメリット

    メリット1:人的ミスを削減し、業務効率化につながる

    人事システムを導入することで、人的ミスを削減し業務効率化につなげることができます。

    派遣社員やアルバイトなどの雇用形態を取り入れている場合、手作業で複雑な計算を行うことは非常にリスクが高いです。
    また、社員に関する膨大なデータをExcelなどで管理することには限界があります。

    様々な雇用形態に対応した自動計算機能や、定期的な人事異動なども正確に管理できる機能を搭載している人事システムなら、人事担当者の負担を軽減し業務効率化を実現します。

    メリット2:セキュリティを強化できる

    セキュリティを強化できるという点も、人事システムを導入するメリットの1つです、

    社員の個人情報を取り扱っているシステムは高度なセキュリティ管理が求められます。

    人事システムは、パスワード管理やバックアップの実行を徹底することで、外部への情報漏洩を防止することが可能です。

    操作ログが保存できるシステムなら、社内で悪質なデータ操作があった場合も発見しやすくなるでしょう。

    メリット3:適材適所への人材配置が可能になる

    人事システムの導入は、適材適所への人材配置を可能にします。

    従業員の情報が紐付けられており、スキルや評価などの情報がデータベース化されているのです。

    そのため、膨大な社員数の中から条件を満たした人材だけを抽出することが容易になります。

    組織編制や異動のシミュレーションを行うこともできるので、人事戦略を考えるうえで欠かすことのできないシステムと言えるでしょう。

    メリット4:継続的な人材育成ができる

    継続的に人材育成が行えることも、人事システムを導入するメリットとして挙げられます。

    人事システムでは社員の個性や能力をデータとして一元管理できるため、どの社員がどんなスキルや技術を持っているのかを「見える化」することが可能です。

    このデータを基に適正な人事評価を行うことで、社員それぞれに合った教育を行うことができるでしょう。

    業務パフォーマンスも向上し、企業全体の業績アップにもつながります。

    人事システムを導入するデメリット

    デメリット1:情報漏洩などのリスクがある

    システム上でデータや情報を管理するということは、少なからず情報漏洩のリスクが発生します。

    特に、初期費用を抑えて導入できるクラウド型の人事システムは、インターネットに接続してデータを管理するので、高度なセキュリティ対策を実施する必要があります。

    また、人事担当者の経験が浅く、すべての業務を任せるのが不安という場合は、プロのアウトソーシングなどを利用することで、リスクを最小限に抑えることが可能です。

    デメリット2:システム導入が難しい場合がある

    人事システムを導入する前の業務が煩雑になっていると、システム導入が難しい場合があります。

    システム導入後は、まずデータベースの構築から行うため、煩雑に管理していたデータや情報の中から必要な人材データを抽出するとなると、かなりの手間と時間を要します。

    「今の管理が煩雑になっているからシステムを取り入れるのに…。」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、システム導入後のスムーズな運用のためにも、システムを導入する数ヶ月前から、移行するデータの選別を行っておきましょう。

    人事システムの導入事例

    <事例1>200名超の飲食グループを一元管理

    業種:飲食業
    導入のメリット:非効率だった人事業務の管理を人事システムで一元管理。導入後は、月間40時間の工数削減を達成。

    人事システムを導入し一元管理することで、業務効率化に繋がった事例です。導入目的を「業務効率化」とする場合は、導入前の工数、導入後の工数を記録しどの程度の変化があるかを比較することで導入の効果の見える化が可能になります。デメリットとなる費用に対して、どの程度のメリット、効果を感じられるかは導入を継続する大切なポイントになります。

    <事例2>年間数百万円ものコスト削減に成功

    業種:人材紹介企業
    導入のメリット:初めてでも迷わないデザイン。サポートとヘルプが充実していて安心。他のクラウドシステムとの連携も可能で、労務に割く時間が1/3になった。

    人事にかかる労務時間の削減は人件費の削減にもつながります。また、容易なシステム(これは会社によって、また担当によって感じ方が異なるので検討が難しい点ではありますが。)を導入したことで、時間の削減につながっています。結果として、システム導入に費用をかけても、コスト削減に繋がるという事例も少なくありません。

    <事例3>入社手続きにかかる時間を大幅に短縮

    業種:IT企業

    導入のメリット:事業拡大に伴い、毎月増え続ける社員の入社対応を効率化するために導入。それまで多かった記入ミスが減り、従来の1/3程度に工数を削減できた。また、入社決定後の内定者と速やかに連絡を取り合うことが可能になり、内定者を不安にさせてしまう「内定通知から入社までの空白期間」の問題を解決し、内定辞退者数の削減に成功した。

    記入ミスなどの人的ミス削減は、人事システム導入の大きなメリットです。

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    おすすめ人事システム早分かり表

    人事システム名 OFFICESTATION(オフィスステーション)
    初期費用 無料
    月額費用 900円(10人まで)~
    サポート体制 サポートデスク
    セキュリティ 二重認証、データ・サーバーの暗号化 など
    他サービスとの連携
    無料プラン ×
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    膨大な量の人事データを、たった1つのシステムで完結できてしまう人事システム。

    導入することで、現在の人事業務の負担が削減できるといっても過言ではありませが、メリット・デメリットをしっかり考慮して導入を検討しましょう。

    上記でご紹介したおすすめの人事管理システムは、下記から詳細を確認することができます。
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