経費精算システム「TOKIUM経費精算」とは？導入メリットや料金を解説！

日々の経理業務をより効率化する経費精算システムと呼ばれるサービスが様々な企業から提供されています。経費精算システムは、それぞれのサービスによって機能や料金などが異なっています。導入を検討する際には、それらの機能や料金体系、サービスの特徴を理解し、比較することで、自社にあったサービスを探し出せます。今回は経費精算システムの1つである「TOKIUM経費精算」の料金や機能を解説します。

TOKIUM経費精算とは

TOKIUM経費精算は、株式会社TOKIUMが提供するクラウド型の経費精算システムです。

株式会社TOKIUMは2012年6月に創業し、事業者向けのTOKIUM経費精算、TOKIUMインボイスや、個人向け全自動家計簿アプリ「Dr.Wallet」を提供しています。

TOKIUM経費精算の機能

TOKIUM経費精算には以下に紹介するような、日々の経理業務を楽にする機能が備わっています。

• 承認フローを自動化
• 多数の会計ソフトとの連携
• 電子帳簿保存法対応
• 経費精算を自動化
• 交通費精算を自動化
• 外貨レート・英語表示に対応

それぞれの機能について詳しく説明します。

承認フローを自動化

TOKIUM経費精算は、経理業務で発生する「申請→承認→処理」までの作業をシステム化できます。承認フローは自社の規定にあった条件でカスタマイズでき、必要な入力事項や科目もそれぞれ設定できるため、運用に沿ったフローの作成と管理が可能です。違反申請や入力ミスは自動でチェックされるため、一つひとつの申請のチェックや差し戻しの手間を削減することができます。

これらの機能は経費精算だけでなく、社内稟議や捺印申請などの申請にも活用が可能なため、日々の業務がより効率化されるでしょう。

また取引先からの請求書支払い依頼や仮払金管理、FBデータの出力にも対応しているため、精算・支払いまでの業務を一元管理できます。

多数の会計ソフトとの連携

TOKIUM経費精算で作成した経費データは、様々な会計ソフトと連携して登録できるため、従来のように経費精算とは別に会計処理をする必要はありません。

対応している会計ソフトは以下の通りです。

• 弥生会計
• freee
• MFクラウド会計
• A-SaaS
• Crew
• 発展会計
• MJS
• ツバイソ
• 会計王
• JDL
• 勘定奉行
• PCA会計

上記のサービス以外にもCSVをインポートできるシステムであれば連携が可能です。

電子帳簿保存法対応

TOKIUM経費精算の機能は、電子帳簿保存法の要件を満たしているため、社内の領収書などの帳簿を電子データとして保存できます。

データ化することで、領収書の糊付け提出が不要になるだけでなく、運搬・保管のコストが削減でき、紛失リスクの低減にも繋がります。また原本が必要な際には検索することで、必要なデータをすぐに見つけられます。

電子化に向けて、様々な手続きや申請が必要となりますが、TOKIUM経費精算はそのサポートまで行なっています。
導入前には最適な運用を提案し、導入にあたって必要となる税務署等への申請も税理士が代理申請します。また社内説明会やマニュアル化などの運用浸透のためのサポートや、領収書の回収・破棄・監査の代行も行います。導入後には管理者以外の社員も利用できるサポート窓口を設けています。

経費精算を自動化

TOKIUM経費精算は、領収書の入力代行機能が備わっているため、日々の業務で発生する経費精算の手間を大きく削減できます。申請者は領収書の情報を自分で入力する必要がなく、領収書の写真を撮影するだけで、経費精算の申請が可能です。機械ではなく人の手で入力し、さらにそのデータをダブルチェックする体制をとっているため、入力ミスが起こりづらいです。対応時間は24時間365日であり、かかる時間も20分〜1営業日とスピーディーな対応です。

さらに申請者が項目を選ぶだけで仕訳が完了し、商品名や店名を記憶・レコメンドする機能も付いています。

クレジットカード明細の取り込みもでき、プライベートで利用したものは除外できるため、会社でクレジットカードを用意する必要はありません。この明細データは領収書のデータと自動で紐づくため重複申請の心配もありません。

交通費精算を自動化

TOKIUM経費精算には乗換案内機能が内蔵されているため、駅を入力するだけで運賃が自動計算されます。訪問先と駅・ルートを自動で紐付けできるため、日々の申請作業が効率化されます。

また交通系ICカードデータを取り込めるため、その履歴を利用して交通費を申請できます。モバイルSuicaであれば、データが自動で連携されるため、より手間を減らせます。これらの運賃の自動計算は、定期区間やプライベートの利用分は自動で控除されます。

外貨レート・英語表示に対応

TOKIUM経費精算は132の通貨に対応しています。レートは自動で取得され、税区分も柔軟に設定できます。英語での表示や、英語の領収書の入力代行にも対応しているため、出張や外国人スタッフが多い企業でも利用しやすいサービスです。

TOKIUM経費精算の料金体系

TOKIUM経費精算の料金は領収書の枚数に応じた課金体系となります。（従業員数は無制限）

詳細なお見積りについては下記ページからお問い合わせください。

TOKIUM経費精算を導入するメリット

経費精算システムは、経理担当者、管理者、申請者の両者それぞれの業務を効率化します。
立場ごとに解決できる業務負担は以下の通りです。

経理担当者の確認項目を減らせる

経理担当者は日々上がってくる、様々な申請を一つひとつチェックしなければなりません。TOKIUM経費精算では、申請の際に内容が自動でチェックされ、交通費などであれば運賃が自動で計算されます。そのため、経理担当者が確認しなければならない項目を減らすことが可能です。

申請後の支払い処理についても、FBデータを生成できるため振込業務を簡略化できます。取引先からの請求書支払い依頼や仮払金管理もTOKIUM経費精算上から一元管理が可能です。

また帳簿を電子化することで、管理・運搬コストを削減でき、原本が必要な際にもすぐに検索して確認できます。会計ソフトとの連携も可能なため、データを再度入力し直す必要も無くなります。

申請者の入力間違いを減らせる

経費精算の申請者は日々の精算の際に、様々な申請をしなければなりません。申請のフローも様々で、さらにその都度領収書の情報を記入する必要もあります。

TOKIUM経費精算では、全ての申請をTOKIUM経費精算上で行えるため、複雑な申請フローであっても間違えることがありません。交通費や経費の申請にかかる手間も、領収書の入力代行機能や、交通系ICカードの読み取り機能によって解消できます。

またスマートフォンアプリにも対応しているため、外出先からもスムーズに申請ができます。

TOKIUM経費精算の特徴

操作が簡単

TOKIUM経費精算の操作画面は、シンプルで直感的に使用できる作りになっています。利用する申請者、経理担当者のどちらにも使いやすいデザインで、PCやスマートフォンの操作に慣れていない社員でも簡単に利用できます。

充実の機能

TOKIUM経費精算には経理業務をサポートする様々な機能が搭載されています。経費精算にまつわる業務を一元化して、業務を効率化できます。さらに社内稟議や休暇申請などの経費精算以外の申請業務もTOKIUM経費精算上で管理でき、社内の申請フロー全般をスムーズに運用することが可能になります。

コスト削減効果

TOKIUM経費精算では、申請や承認にかかる業務を効率化するため、申請者や担当者の時間を大きく削減できます。株式会社TOKIUMは、TOKIUM経費精算を導入することで、時間を90%、コストを67%削減できると算出しています。

きめ細やかなサポート対応

TOKIUM経費精算は24時間365日、無料でサポートに対応しています。このサポートは管理者以外も利用できるため、現場の社員の不安も取り除けます。訪問サポートも実施しており、手厚いサポートだと言えるでしょう。

安心のセキュリティ

TOKIUM経費精算を提供する株式会社TOKIUMはPマークを取得しています。Pマークとは日本情報経済社会推進協会が、個人情報について適切な保護措置を整備している事業者に対して与えるものです。さらに、第三者による脆弱性診断の定期実施や、通信経路やデータベースを暗号化し、金融機関に匹敵するレベルのセキュリティを保っています。

TOKIUM経費精算の導入の流れ

TOKIUM経費精算を導入する際は、まず現行の規定や運用のヒアリングから始まります。
導入の際には、初期設定や会計システムへの連携、帳簿の電子化に関する手続きを代行・サポートしてもらえます。クラウド型のサービスのため、サーバーを構築する必要がなく、短期間での導入が可能です。

導入後には、システムを運用に乗せるために必要な社内説明会などのサポートを受けられます。

TOKIUM経費精算を導入している企業例

TOKIUM経費精算を提供する株式会社TOKIUMによると、TOKIUM経費精算は一流企業での導入シェアNo.1であると発表しています。

以下は導入企業の一部です。

• 日本テレビホールディングス株式会社
• ドリームインキュベーター
• 株式会社川崎汽船
• テレビ朝日グループ子会社
• 株式会社きちり
• 株式会社SPACE SHOWER
• 株式会社Akippa

業種や企業規模に関わらず、様々な企業で導入されているようです。

他社の経費精算システムと比べた特徴

経費精算システムはTOKIUM経費精算だけでなく、様々な企業から提供されています。そんな中でもTOKIUM経費精算の特徴は、経費精算だけでなく、稟議書の提出などの様々な業務を効率化する充実した機能と、領収書入力の代行サービス、アプリ対応している点ではないでしょうか。

TOKIUM経費精算の口コミ

では実際の利用者の声はどのようなものでしょうか。

TOKIUM経費精算を実際に利用したユーザーからは、以下のような点を評価されています。

・領収書の写真を撮るだけで入力代行を行ってくれる
・スマホから申請作業ができる
・交通費を自動検索できる
・操作が直感的でわかりやすい

導入を見据えた比較検討を

経費精算システムは、導入後にきちんと社員が使いこなせることが必須条件となります。機能や料金はもちろんですが、システム導入後に利用が浸透するかどうかも考慮して、サービスを選ぶと良いでしょう。