経費精算とは？具体的な方法や効率化のアイデアを徹底解説！

企業では日々の営業活動などによって経費が発生し、それを精算する経費精算業務が必要となります。経費精算業務は、法律も関係する複雑な業務であり正確性が求められるため、日々の大半の業務を占める重要な業務です。

しかし、そんな経理担当者だけでなく、社員にも負担となる経費精算業務を効率化する方法があります！今回は、そもそも経費精算とはどのような業務なのか、経費精算にまつわるルールや、業務効率化のポイントについて解説します。日常の経費精算業務に役立ててくださると幸いです！

経費精算とは

経費精算とは交通費や出張費・交際費など、日常の営業活動で社員が会社のために立て替えた経費を社員に払い戻すことを指します。

立て替え払いの方法には現金やクレジットカードなどがあり、企業によっては法人クレジットカードを利用している場合もあります。経費精算の規定やフローは企業によって異なります。

原則として、事業活動における必要経費しか経費として処理することはできませんが、直接的には事業に関係のないような交際費や接待費も企業の利益につながるものとして経費計上が認められます。

そもそも経費とは

経費とは、企業が事業活動を行う上で必要な費用のことです。交通費や出張費などはイメージが付きやすいですが、取引先との接待費など取り扱いが曖昧なものもあるため、社内で規定を設けておく必要があります。

以下は経費として認められる主な項目です。

必要な費用を経費として計上することで、会計上の純利益が減るため、節税の効果を得られます。しかし、経費として計上したものが税務署に認められなかった場合は、重加算税と呼ばれる罰金を支払わなければならないこともあるため、注意が必要です。

また、個人的な物品の購入などは経費として認められないばかりか、場合によっては業務上横領として刑事罰が適用されることもあります。

経費精算業務において知っておくべきこと

経費精算に必要な情報

経費精算には、

• 支払が発生した日
• 支払いの内容
• 支払先の名称
• 支払いにかかった金額

の情報が必要です。

そのため、経費精算の申請時には基本的にこれらの情報が記載されている領収書やレシートの提出が求められます。

経費精算には領収書が必要？

経費は「本当にその支出が企業活動において必要であったのか」を証明しなければならないため、証憑書類と呼ばれる領収書やレシートなどを添付しなければなりません。

しかし消費税法では「支払額が30,000円未満の場合」「支払額が30,000円以上であっても、やむを得ない理由がある場合など」について、その旨を帳簿へ記入していれば、領収書の保存を求めていません。そのため、営業活動などで生じる交通費の精算をする際は、領収書の提出を求めていない企業もあります。

領収書の電子化

領収書やレシートの電子化については、電子帳簿保存法と呼ばれる法律でスキャナの要件などが定められています。2016年に電子帳簿保存法は改正され、必要な要件を満たしていればスマートフォンで撮影したデータを原本として保存できるようになりました。

帳簿を電子化することで、帳簿の管理・保存コストが削減できるだけでなく、紛失や破損の回避にもつながるため、多くの企業で電子化が進んでいます。

電子帳簿保存法について詳しく知りたい方はこちら

経費精算書とは

経費精算書とは経費精算の際に使用する書類のことで、日付や使用用途、金額、取引先名などを記入し、領収書などと共に提出するものです。承認者や経理担当者がその内容を確認したうえで経費として認められれば、その金額が申請者へと支払われます。

この経費精算書と領収書などの証憑書類は帳簿であるため、精算後7年間原本を保存しておく必要があります。

経費精算のやり方・流れ

①従業員が立て替え後、経費精算書を上司に提出

事業に関わる費用を従業員が立て替えた場合、まずは経費精算書を作成し、上司に提出する必要があります。直接経理に提出するのではなく、最初に直属の上司に確認してもらい、承認を得るやり方が一般的です。このように上司に承認してもらうことで、正式な書類となります。

提出の際、領収書やレシートの添付も忘れないように注意してください。

②上司の承認後、経理担当者へ提出

経費精算の内容や提出書類に問題がなければ、経費精算書に上司の承認印を押印してもらい、その後に経理担当者へ提出します。

事前に上司に確認してもらうやり方なので安心しがちではありますが、提出後に差し戻しとなり手間を増やさないためにも、申請内容や書類に不備がないか充分に確認することが大事です。

さらに紙での申請では、上司が外出先などで承認業務を行うことができない場合は経費精算が遅れてしまうこともあります。その点、経費精算システムを利用すればそのようなタイムロスがなくなると共に、更なる業務効率化にも貢献してくれます。

経費精算システムについて詳しく知りたい方はこちら

③経理担当者が経費精算を行う

経理担当者が金額に間違いはないか、支払い内容は正しいかなどを確認し、問題がないと判断されれば精算対応が行われます。その後、給料日や会社から指定された日に社員に対して経費の払い戻しが行われます。

企業から従業員への払い戻しのやり方は以下の通りです。

• 現金払い
• 銀行振り込み
• 給与と一緒に振り込み

払い戻しのやり方だけでなく、頻度も企業によって異なる場合があります。

間違いやすい勘定科目

経費精算業務において使われる主な勘定科目には、消耗品費や交通費や交際費、福利厚生費、雑費などがありますが、中でも間違えやすい勘定科目として交際費と会議費が挙げられます。

国税庁によると交際費と会議費はそれぞれ以下のように定義されています。

交際費等とは、交際費、接待費、機密費その他の費用で、法人が、その得意先、仕入先その他事業に関係のある者等に対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為（以下「接待等」といいます。）のために支出するものをいいます。

国税庁

会議費等は、会議に関連して、茶菓、弁当その他これらに類する飲食物を供与するために通常要する費用などのことをいいます

国税庁

交際費に関して重要な点は、「社外の人に対して行われた行為」であることです。さらに費用を飲食等に参加した人数で割った金額が5,000円を越えるような費用であることも交際費の条件として挙げられています。

対して会議費では「会議に関係している」ことが重要であり、社外の人であっても社内の人であっても関係なく、適応することができます。

そのため、この二つの見分け方としては、まず社外の人がいるか？会議に関係しているか？そして5,000円を超えているか？を見極める必要があります。「社外の人が関わっているもの」もしくは「5,000円を超えているもの」であれば交際費であり、「会議をするために必要な費用」である場合は会議費として経費計上することができます。

経費精算業務における課題

申請者の悩み

申請者の１番の悩みはなんといっても、エクセルをはじめとする手作業の手間ではないでしょうか？

申請者は日々発生する経費の内容を1つひとつ入力し、申請しなければならず、工数と手間がかかってしまいます。また、領収書やレシートを紛失してしまったり、申請期限を逃してしまうと自己負担になってしまうこともあり、発生する作業だけではなく金銭面でも負担がかかってしまいます。

承認者の悩み

承認者は、承認漏れに注意するだけでなく申請内容に不備がないかも確認し、必要があれば差し戻しも行わなければなりません。そのため、必然的に承認者の業務負担は大きくなってしまいます。

申請内容に不備やミスがある場合の差し戻しや再チェックなど、余分な業務が増えるというのは承認者ならではのお悩みでしょう。

経理担当者の悩み

経理担当者は、支払いの内容を確認し支払い処理を行う必要があります。さらに経費精算の月次締切を決めている企業では、月末などの決まったタイミングで申請が集中するため、一度に膨大な量の申請を処理しなければなりません。

また、経費精算処理後も経費精算書の保管や会計ソフトへの手入力などの業務も発生するため日々の業務負担が大きくなってしまいます。

お金を管理する経理担当者の業務は、経営に悪影響を及ぼす可能性が高いので、見落としやミスがないようにダブルチェックを行うなどして細心の注意を払うことが必要だと言えるでしょう。

経費精算業務を効率化する方法

以下のポイントに注意することで経費精算業務を効率化できるとともに、上記のような悩みも軽減することができます。中でも経費精算システムは、従来手作業で行っていた経費精算業務を自動化することで、誰でもミスなく業務効率を向上させることができるためおすすめです。

それぞれの方法について以下で詳しくご説明しますので、ぜひご覧ください！

経費精算システムを利用する

経費精算システムは、経費精算にかかる業務負担を大幅に軽減してくれるサービスです。入力から申請、承認、処理の作業をシステム上で一元管理できるだけでなく、交通系ICカードのデータ取り込みや領収書のデータ読み込みなど、1つひとつの作業を自動化する機能を備えているため、経費精算に関わる業務をより効率化できます。

さらにクラウド型のサービスでは、外出先でも申請承認作業が行えるものもあり、経理担当者だけでなく申請者や承認者の業務も同時に軽減してくれます。

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必須の項目を目立たせる

申請者は日々多くの経費精算申請を行うため、経費精算書の記入必須の項目を記入し忘れてしまい、申請が差し戻しとなってしまうことがあります。そのため、記入漏れなどを防ぐためには記入必須の項目にマークを付けたり、色を変えて目立つようにしておくことで、このようなミスを減らせるでしょう。

金額の計算を自動化して計算ミスを減らす

複数の経費を同時に精算する際、1つひとつの金額は合っていても、合計金額が間違っていたために差し戻しとなってしまうこともあるでしょう。

そこで、今まで手作業で行っていたものを自動化することで業務の効率化を図ることができます。例えば表計算ソフトを利用して経費精算書を作成することで金額の計算を自動化し、計算ミスを防ぐことができるでしょう。

ダブルチェックする体制をつくる

不正な経費申請は、横領や脱税などの犯罪となってしまうケースもあるため、承認者や経理担当者は申請内容をきちんとチェックする必要があります。上長と経理担当者の両方の承認を必要とするなど、ダブルチェックできる体制が望ましいでしょう。

余裕を持ったスケジュールとアナウンス

経費精算の月次締切を設けている企業では、締切の直前に申請が集中することや、申請者が締め切りを逃してしまうことなどがあります。申請には差し戻しも発生するため、余裕を持ったスケジュールとアナウンスをすることで、従業員全員が余裕を持って経費の精算ができるでしょう。

さらに立替期間を1ヶ月間などと設定することで、経費の建て替えが遅れてしまうこともなくなり、正確な会計処理ができるようになります。