請求書業務を効率化しよう!請求書発行サービスのメリットや事例を解説!

こんにちは。プロキュア編集部です。

請求書発行の仕組みがわかってくると、次に気になるのは「ツールの活用性があるかどうか」ではないでしょうか？

今回は、「請求書発行ツールで業務効率化が図れるのか」「ツールを導入するメリットがあるのか」という内容をご紹介します。

実際にツールを導入した事例などもご紹介していますので、請求書発行の業務効率化を図りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

業務効率化！請求書発行業務ではどこに手間がかかっているのか

（1）正確な請求データの作成

請求データは、取引を行ったという証明書になるため、正確に入力する必要があります。記載ミスをしてしまうと、企業の信頼を損ねてしまうかもしれません。そのため、一度ソフトやExcelに入力したデータを人の目で何度もチェックします。

ミスのないデータを送るために必要な作業ですが、時間と手間がかかるので、多くの企業が効率化を図りたいと感じている業務だと言えます。

（2）請求書の作成や印刷、封入作業

完成した請求データを用紙に打ち出して、請求書の作成を行います。請求書の枚数が多ければ多いほど、作業にかける時間と手間も増えていきます。

また、印刷を終えた請求書を封筒に詰める、切手を貼るといった作業にも膨大な時間がかかってしまいます。請求業務で時間を圧迫し、他の業務に手がつけられないという場合は、早急に効率化を図れる請求書発行ツールを導入したほうが良いでしょう。

（3）発送作業

請求書を作成して封入した後は、発送作業を行います。請求書を郵便局へ持っていき、発送の手続きを行いますが、一度他の業務を止めて手続きをしに行かなければならないため、大幅なタイムロスになってしまい、業務の効率化どころではなくなります。

また、郵便局には他のお客さんもいらっしゃるので、時間通りに進められる可能性も低いでしょう。

請求書発行ツールを導入するメリット

【メリット1】ツール上でデータを一元管理できる

請求書発行ツールを導入することで、データを一元管理することができるというメリットがあります。ワンストップですべてのデータを確認することができるので、いちいち他のソフトを起動する手間も省け、スムーズに業務を行うことができます。

また、会計ソフトと連携可能なツールもあり、業務効率化と人的コストの削減を実現。請求業務を担当していた従業員を、他の業務へ割り振ることも可能になります。

【メリット2】自動入力機能でスムーズに請求書を作成できる

自動入力機能がついている請求書発行ツールなら、従来の方法よりも簡単に請求書を作成することが可能です。機能を使いこなせるまでに少し時間がかかりますが、慣れてしまえば大幅な時間短縮が期待できます。

また、書類の保存や管理も可能なので、書類がかさばることもなく、見たいデータを見たい時に素早く確認できるようになります。手入力によるミスも減り、請求書作成の正確さを高めるだけでなく、作成業務の効率化も期待できます。

【メリット3】郵送代行やメール添付で発送作業の負担を軽減できる

郵送代行やメール添付で発送作業の負担を軽減できるのも、請求書発行ツールを導入するメリットの1つです。ツール上で請求書を作成したら、すぐに請求書を発行できるので、取引先を待たせる心配もありません。

また、請求書のWebダウンロードが可能なツールであれば、請求書の紛失防止にもつながります。発送業務にかけていた時間を他の業務にあてることができるのも嬉しいポイントです。

導入事例

証券業務

利用サービス：受取
取引規模：年間約10万枚分の請求書

紙の請求書が2.5万枚減少し、数千万円のコスト削減に。
また、自動仕訳機能により、入力内容の適正性も確保できた。

IT・メディア事業

利用サービス：受取
取引規模：100社以上への支払通知書の送付

毎月の支払通知業務が5時間から3分に。
事業拡大による取引先の増加にも対応できる、安心の業務環境を構築。

マーケティング事業（飲食特化型）

従業員数：10人以下

請求書発行ツールを活用することで、請求業務にかかる時間を1/100に短縮。
審査落ちや督促業務などによる心理的な負担も軽減。

以上、請求書発行ツールの導入メリットや事例についてお届けしました！

請求書発行ツールを導入することで、タイムロスの削減や業務効率化につながるということが、おわかりいただけたのではないでしょうか？

次回は、請求書発行システムを導入する際の比較ポイントや、おすすめのサービスをご紹介しますので、ぜひご覧ください。

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いかがでしたか？

「請求書を書いて出す」という単純作業でも、意外と時間・手間がかかってしまう請求業務。

限られた業務時間の中で、要領良く仕事をこなしていくためにも、ツール導入をおすすめします。

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