ConPassとは？紙と電子契約の一元管理を支援する機能や導入メリットを解説

ConPassの主な特徴

ConPassにはどのような特徴があるのでしょうか？類似サービスとの違いを含め、主な特徴を3点紹介します。

AIによる管理項目の自動抽出機能

アップロードされた契約書ファイルをAIが解析し、契約書名・契約日・相手先名といった管理項目を自動で抽出します。 この機能により、担当者が手動で情報を入力する手間を削減することが可能です。 AIによる情報抽出は、手入力に伴うミスの低減にも貢献します。

紙と電子契約の一元管理

主要な電子契約サービスと連携し、締結済みの電子データをシステムに自動で取り込めます。 同時に、紙の契約書もスキャンしてPDF化することで、媒体を問わず一元的な管理が実現します。 紙原本の保管やデータ化作業をBPOサービスとして依頼できる点は、他の文書管理システムと比較した場合の大きな特徴です。

ユーザー数無制限での利用が可能

多くのSaaSがユーザー数に応じた料金体系を採用する中、ConPassはユーザー数無制限で利用できるプランを提供しています。 部署や拠点を問わず全社でシステムを利用する場合でも、ユーザー数を気にせずアカウントを発行できます。 そのため、法務部門に限らず、営業担当者など関係者全員が契約情報へアクセスする環境を構築しやすい点が特徴です。

ConPassを導入するメリット

ConPassを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？導入によって期待できる効果を3点解説します。

AIとBPOによる契約台帳作成の工数削減

AIによる管理項目の自動抽出と、BPOサービスによるスキャン・入力代行を組み合わせることで、契約台帳を作成する工数の削減が期待できます。 特に、社内に保管されている大量の紙の契約書をデジタル化する際に有効です。 データ化から台帳への登録まで一括して外部委託できるため、担当者の業務負担を抑えつつ移行を進められます。

専門事業者による原本保管サービス

ConPassの提供元である株式会社日本パープルは、情報セキュリティマネジメントを専門とする企業です。 そのため、オプションで機密文書の原本保管サービスも利用できます。 高セキュリティな専門施設で原本を管理することで、紛失や情報漏えいのリスクを低減します。 オフィスの保管スペース削減にも繋がる点もメリットです。

専任担当者による導入・運用サポート

システムの導入準備から運用が定着するまでの期間、専任の担当者が伴走型でサポートを提供します。 初期設定の代行や社内向け操作説明会の実施といった支援も受けられます。 システム導入の経験が少ない企業でも、専門家の支援を受けながらDXを推進できる体制が整っています。

ConPass導入時の注意点とデメリット

ConPassの導入で注意すべき点は何でしょうか？検討時に確認したいポイントを3点紹介します。

無料プランがなく初期費用が発生

ConPassには、無料で利用し続けられるフリープランはありません。 導入時には初期費用と月額利用料が発生します。 費用をかけずにスモールスタートしたい場合は他の選択肢も視野に入れる必要があります。 導入を検討する際は、事前に見積もりを取得し、費用対効果を慎重に評価することが大切です。

オプション機能や外部連携は追加費用の場合も

電子契約サービスとのAPI連携や、原本保管などのBPOサービス、一部の高度な機能はオプション扱いとなる場合があります。 これらの機能を利用する場合、基本の月額料金とは別に追加費用が発生することがあります。 自社の要件に必要な機能と、それに応じた総コストを事前に確認しておくことが重要です。

無料トライアルの利用には問い合わせが必要

ConPassは、Webサイトから直接アカウントを登録して試用を開始できるサービスではありません。 無料トライアルを希望する場合、公式サイトから資料請求や問い合わせを行い、担当者との調整を経て試用環境を準備してもらう必要があります。 そのため、導入検討から試用開始までには一定の期間を要します。

ConPassの導入が向いている企業

ConPassの特徴を踏まえると、特に以下のような課題やニーズを持つ企業に適していると考えられます。

大量の紙契約書の電子化を進めたい企業

オフィスに大量の紙の契約書が保管されており、データ化や整理に課題を感じている企業に向いています。 BPOサービスを活用すれば、原本のスキャンや保管までを外部委託できます。 社内リソースを圧迫することなく、過去の契約書のデジタル化を推進できる点が大きな利点です。

全社で契約情報を共有・活用したい企業

ユーザー数無制限という特徴は、全社的に契約情報を共有したい企業にとってメリットとなります。 法務部門だけでなく、営業担当者なども含めて契約内容を参照する体制を構築したい場合に適しています。 閲覧権限を柔軟に設定できるため、セキュリティを確保しながら情報共有を進められます。

DX推進に不安がある・サポートを重視する企業

社内にITシステムの専任担当者がおらず、導入に不安を感じる企業にも適しています。 専任担当者による伴走型のサポートにより、業務フローの整理から支援を受けられます。 専門家のサポートを活用しながら、自社の状況に合わせてシステム導入と運用定着を進められるでしょう。

ConPassの導入が向いていない可能性のある企業

一方で、企業の状況やニーズによっては、ConPassの機能が必ずしも合致しない場合もあります。

無料で契約管理を始めたい事業者

初期費用や月額費用をかけずに、まずはExcelなどでの管理から脱却したいと考えている事業者には、不向きかもしれません。 ConPassには無料プランがないため、コストを優先する場合は、無料プランを提供する他のサービスを検討する必要があります。

紙の原本管理が不要なデジタル完結型の企業

すでに契約業務が完全にデジタル化されており、紙の原本管理やスキャン代行といったニーズがない企業では、ConPassの強みであるBPOサービスが不要になります。 電子契約データのみを管理したい場合は、機能を絞ったシンプルなシステムのほうが適している可能性があります。

即日利用を開始したい場合

ConPassの導入は、担当者との打ち合わせなどを通じて進めるのが基本です。 そのため、Webサイトで申し込みを済ませて即日利用を開始したい、というスピード感を重視する場合には向いていません。 手厚いサポートを受けながら、自社に合わせてじっくりと運用体制を構築したい企業向けのサービスと言えるでしょう。

まとめ

ConPassは、AIによる入力支援機能とBPOサービスを組み合わせることで、契約管理におけるデジタル化と、紙の原本管理という両方の課題に対応するサービスです。 特に、過去の紙の契約書整理に悩む企業や、全社で契約情報を共有したい企業にとって、有効な選択肢の一つとなり得ます。 原本のデータ化から保管、システム運用までをワンストップで相談できる点を重視するならば、導入を検討する価値があるでしょう。