クラウドサインSCANとは？特徴や料金プラン メリットを解説

クラウドサインSCANの主な特徴

クラウドサインSCANの特徴が気になる方も多いのではないでしょうか？主な特徴を3点紹介します。

① スキャンからデータ化までを一貫して代行

紙の契約書をスキャンしてPDF化するだけでなく、契約情報（契約相手・締結日など）のデータ入力までを代行します。 この一貫したサービスにより、担当者は納品後すぐに検索や管理を行える状態でデータを受け取れます。

② 「一括」と「定期」を選べるプラン体系

過去の契約書をまとめて電子化する「一括SCAN」と、日々発生する契約書を処理する「定期SCAN」の2プランが提供されています。 企業の状況に応じてプランを選択、または組み合わせて利用可能です。

③ 電子契約サービス「クラウドサイン」との連携

電子契約サービス「クラウドサイン」へデータが直接インポートされるため、電子契約と紙の契約書を同一のシステムで一元管理できます。 これにより、契約管理業務の分断を防ぎ、効率的な運用を支援します。

クラウドサインSCANを導入するメリット

クラウドサインSCANを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？主なメリットを5点解説します。

① 紙の契約書を電子化する手間と時間を削減できる

契約書のホチキス外し、スキャン、ファイル名変更、情報入力といった一連の作業を専門スタッフに委託できます。 定型的な作業をアウトソースすることで、法務などの担当者は契約審査といったコア業務に集中しやすくなります。

② 過去の紙契約書と電子契約を一元管理できる

キャビネットで保管していた紙の契約書と、電子契約をクラウドサイン上で統合管理できます。 契約形態を問わず情報を一元化できるため、管理台帳の二重管理といった非効率な業務の解消につながります。

③ 契約書の検索性が向上し照会対応が迅速化する

契約相手の名称や取引金額、日付といった条件で契約書を検索・参照できます。 他部署からの契約内容に関する照会にも、書庫を探すことなく迅速に対応可能です。

④ 更新漏れや解約忘れを防ぐアラート機能の活用

クラウドサイン本体のアラート機能と連携し、契約終了日や自動更新日が近づくと管理者に通知を送れます。 これにより、意図しない契約の自動更新や、重要な契約の更新漏れといったリスクの低減が期待できます。

⑤ セキュリティ対策が施された環境での作業

提携パートナーの作業現場では、二重のカードキーによる入退室管理や監視カメラによる常時録画といったセキュリティ対策が講じられています。 機密情報である契約書原本の紛失や情報漏洩のリスクに配慮した環境で作業が実施されます。

導入前に確認したい注意点

クラウドサインSCANの導入を検討する上で、注意すべき点は何でしょうか？確認しておきたいポイントを3点解説します。

① 利用にはクラウドサインの上位プラン契約が必要

クラウドサインSCANの利用には、クラウドサインの「Corporateプラン」または「Enterpriseプラン」の契約が別途必要です。 無料のFreeプランやLightプランでは利用できない点に注意しましょう。

② スキャン費用は個別見積もりとなる

スキャン費用は、依頼する契約書の部数やページ数、オプションによって変動します。 そのため、具体的な料金は個別見積もりで算出されます。 正確な予算を把握するには、事前の問い合わせが必要です。

③ サービスの習熟に一定の時間を要する場合がある

クラウドサインの契約管理機能は多機能なため、利用者によっては操作に慣れが必要な場合があります。 円滑な運用定着に向けて、導入初期に操作方法のレクチャーや社内向けのマニュアルを整備しておくと安心です。

クラウドサインSCANの導入が適している企業

企業の課題や状況に合わせて、クラウドサインSCANの導入が特に効果的と考えられる3つのケースを紹介します。

① 大量の紙契約書が保管スペースを圧迫している企業

保管スペースの不足や、過去の契約書が大量で管理が難しい企業に適しています。 物理的な保管コストを削減し、災害対策などBCP（事業継続計画）の観点からもペーパーレス化を推進できます。

② 電子契約への移行と並行し一元管理したい企業

電子契約の導入を進める中で、過去に締結した紙の契約書も同じシステムで一元管理したい企業に適しています。 契約情報を統合することで、ガバナンス強化や業務効率化が期待できます。

③ データ化作業に充てる社内リソースが不足している企業

契約書の電子化を進めたいものの、スキャンや入力作業に充てる人員や時間を確保できない場合に有効です。 アウトソーシングを活用することで、社内リソースを圧迫せずにデジタル化を推進できます。

導入が適さない可能性のあるケース

一方で、企業の状況によっては他の選択肢が適している場合もあります。 3つのケースを見ていきましょう。

① 契約書の保管枚数が少なく自社で対応できる企業

管理対象の契約書が数十通程度と少ない場合、外部委託よりも自社でスキャンする方がコストを抑えられる可能性があります。 複合機などを利用し、クラウドサインの書類インポート機能で内製化することも選択肢の一つです。

② 費用をかけずに簡易的な管理から始めたい企業

サービス利用の予算確保が難しく、まずは費用をかけずに管理を始めたい場合です。 Excelの管理台帳や無料のクラウドストレージを活用した簡易的な管理から始めることも検討できます。

③ クラウドサイン以外の文書管理システムを主に利用している企業

既に他社の電子契約サービスや文書管理システムを主軸に運用している場合、クラウドサインとの連携メリットは限定的です。 その際は、現在利用中のシステムと連携可能なスキャン代行サービスを検討する方が効率的かもしれません。

まとめ

クラウドサインSCANは、紙の契約書の電子化とデータ入力を一括して委託できるBPOサービスです。 過去の紙の契約書と電子契約を一元管理することで、検索性の向上やガバナンス強化が期待できます。 導入にはクラウドサインの上位プラン契約が必要といった条件はありますが、契約管理業務を効率化し、法務部門などのリソースをコア業務に集中させたい企業にとって、検討価値のある選択肢と言えるでしょう。