OPTiM Contractの料金や機能は？AI契約書管理の特徴を解説

AI契約書管理サービス OPTiM Contractの概要

OPTiM Contractは、紙やPDF形式の契約書をAI-OCR（光学的文字認識）技術でテキストデータ化し、管理に必要な情報を自動で抽出・整理する契約書管理サービスです。 契約情報の検索性向上や更新期限の管理、さらには契約内容のリスク検知まで、契約業務全体の効率化とガバナンス強化を目的としています。 紙の契約書をスキャンするだけで、AIが契約情報を自動で抽出しデータベース化する点が大きな特徴です。

OPTiM Contractの主な特徴

OPTiM Contractの具体的な特徴が気になる方も多いのではないでしょうか。 ここでは、主な特徴を3点紹介します。

AI-OCRによる高精度な契約情報の抽出

スキャンした契約書の画像から、文字情報をテキストデータに変換するAI-OCR技術を搭載しています。 契約当事者名、契約締結日、契約終了日といった管理項目をAIが自動で抽出し、台帳へ登録します。 特許技術を活用したAI-OCRにより、手入力の手間を削減し、管理項目を自動で整理します。 これにより、手作業による入力ミスを防ぎ、データ化にかかる工数を大きく削減できます。

契約書レビュー支援によるリスクの可視化

契約書の内容をAIが分析し、企業にとって不利な条項や欠落している可能性のある条項などを検知するレビュー支援機能を備えています。 この機能は、オプティム独自のAIリーガルエンジン「OPTiM Legal CERD」によって提供されます。 不利な条項や注意すべき条文をAIが自動で検出し、法務担当者のレビュー業務を効率化します。 これにより、専門知識を持つ担当者のチェック業務の負荷を軽減し、契約リスクの見逃しを防ぐ体制づくりを支援します。

電子契約サービスとのスムーズな連携

同社が提供する電子契約サービス「OPTiM Electronic Signature」と連携が可能です。 この連携により、契約の締結からその後の保管・管理まで、一連のプロセスを同じプラットフォーム上で完結させることができます。 電子契約サービスと連携することで、契約の締結から保管、管理までをワンプラットフォームで行えます。 業務フローが分断されることなく、よりスムーズな契約管理が実現します。

OPTiM Contractの料金プラン

OPTiM Contractは、初期費用と月額費用に加えて、読み取った契約書の枚数に応じた従量課金が設定されています。 無料トライアルも用意されており、導入前に操作性を試すことが可能です。

初期費用: 55,000円（税込） 月額費用: 11,000円（税込）〜 基本内容: 10ユーザーID、ストレージ容量10GB 読み取り費用: 1枚あたり11円（税込）

初期費用55,000円、月額11,000円（10ID・10GB）から利用可能で、読み取りは1枚11円の従量課金制です。 詳細なプランやオプションについては、公式サイトからの問い合わせで確認することをおすすめします。

OPTiM Contractを導入するメリット

OPTiM Contractを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか。 主なメリットを3点解説します。

契約書管理に関する業務全体の効率化

契約書がデータ化・一元管理されることで、必要な情報をキーワードで即座に検索できるようになります。 また、契約の更新期限が近づくと自動で通知されるリマインダー機能により、更新漏れや意図しない自動更新を防ぎます。 契約書の検索、情報入力、更新管理にかかる工数が削減され、バックオフィス業務の生産性向上が期待できます。

契約管理体制の強化によるガバナンス向上

契約書情報が一元的に管理され、誰がいつアクセスしたかのログも記録されるため、内部統制の強化に繋がります。 ユーザーごとに閲覧・編集権限を細かく設定することも可能で、情報漏洩リスクを低減します。 契約情報の一元管理とアクセス権限設定により、内部統制が強化され、コンプライアンス遵守を支援します。

ペーパーレス化によるコスト削減と働き方の改善

紙の契約書を電子データで管理することで、印刷代や郵送費、書類を保管するためのキャビネットや倉庫といった物理的なコストを削減できます。 また、クラウドサービスであるため、書類の保管スペースや印刷・郵送コストを削減し、場所を問わず契約情報にアクセスできる環境を構築します。 これにより、テレワークなどの多様な働き方にも対応しやすくなります。

OPTiM Contractのデメリットや注意点

導入を検討する上で、注意すべき点が気になる方も多いのではないでしょうか。 ここではデメリットや注意点を3点解説します。

初期費用と月額料金などのコスト

サービスの利用には、初期費用と月額料金が発生します。 また、契約書をスキャンしてデータ化する際には、枚数に応じた読み取り費用がかかります。 月額料金に加えて、契約書をデータ化する際に1枚11円の読み取り費用が発生するため、総コストの試算が必要です。 管理する契約書の量が多い場合は、ランニングコストが想定より増える可能性も考慮し、費用対効果を慎重に検討することが大切です。

AI-OCRの読み取り精度には限界がある

AI-OCRの文字認識精度は高いですが、万能ではありません。 特に、手書きの文字や印影と重なった部分、解像度の低いスキャン画像など、条件によっては誤認識が発生する可能性があります。 手書き文字や特殊なフォーマットの契約書では、AIが情報を誤認識する可能性があるため、最終的な目視確認が推奨されます。 重要な情報の最終確認は、人の目で行う運用が現実的です。

導入後の定着に向けた準備が必要

多機能なサービスであるため、従業員がその操作に慣れるまでには一定の時間が必要です。 導入効果を最大化するためには、事前に運用ルールを定めたり、社内向けの説明会を実施したりといった、定着を促すための取り組みが求められる場合があります。 多機能なサービスであるため、全従業員が使いこなすには、社内向けの研修や運用ルールの整備が効果的です。

OPTiM Contractはどのような企業におすすめ？

OPTiM Contractは、以下のような課題やニーズを持つ企業に適していると考えられます。

大量の紙の契約書を保有しており、管理や検索に手間がかかっている企業 契約の更新期限管理を自動化し、管理漏れのリスクをなくしたい企業 法務担当者の契約書レビュー業務の負荷を軽減したい企業 内部統制を強化し、契約管理におけるガバナンスを向上させたい企業

特に、紙の契約書が多く管理に課題を抱えている企業や、法務部門の業務負荷を軽減したい企業にとって、有効な選択肢の一つとなるでしょう。

まとめ

OPTiM Contractは、AI技術を駆使して契約書のデータ化、管理、レビュー支援を行うことで、契約業務全体の効率化とガバナンス強化を実現するサービスです。 契約情報の検索性向上や更新管理の自動化といったメリットがある一方、導入コストやAI-OCRの精度限界といった注意点も存在します。

1ヶ月間の無料トライアルも提供されているため、自社の課題を解決できるか、実際の操作感を試しながら検討を進めるのがよいでしょう。