Hubble miniの料金や機能を解説 契約書管理のAI自動化とは？

Hubble miniの主な特徴

Hubble miniは、契約ライフサイクルの中でも「締結後の管理」に機能を絞り込むことで、利便性を高めています。 主な特徴は以下の通りです。

①締結後の管理業務に特化したシンプルな設計

多くの契約管理システムが契約書の作成からレビューまでをカバーするのに対し、Hubble miniは締結済み契約書の保管と情報活用に機能を集中させています。 締結後の契約書管理に必要な機能に絞り、シンプルな操作性を実現している点が特徴です。

②AI技術による契約台帳作成の自動化

契約書のPDFファイルをアップロードするだけで、AIが契約相手の名称、契約締結日、契約期間といった重要項目を自動で読み取り、管理台帳を作成します。 手作業による入力の手間を減らし、管理業務の効率化を支援します。

③柔軟な管理項目と今後のAI対応

標準的な契約項目に加え、企業独自の管理項目を任意で設定できます。 これにより、自社の運用に合わせた柔軟な台帳管理が可能です。 なお、独自項目のAIによる自動抽出は将来的に実装が予定されている機能です。

Hubble miniを導入するメリット

Hubble miniを選択するメリットはどのような点にあるのでしょうか？ここでは、主なメリットを3点紹介します。

①契約書のアップロードだけで作業工数を削減

利用者は契約書ファイルをドラッグ＆ドロップでアップロードするだけで、基本的な登録作業が完了します。 AIが契約情報を自動で抽出して台帳を作成するため、手入力にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中しやすくなります。

②紙と電子の契約書を一元的に管理可能

電子契約サービスで締結した書類はもちろん、紙で締結してスキャンしたPDFファイルも同様に管理できます。 OCR（光学的文字認識）機能で画像データからテキストを抽出するため、文書の形式を問わず横断的な検索が可能です。

③シンプルな機能と始めやすい料金体系

締結後の管理に特化しているため、画面構成が分かりやすく、ITツールの操作に不慣れな担当者でも扱いやすい点が挙げられます。 具体的な料金は問い合わせが必要ですが、機能を絞っている分、スモールスタートしやすいサービスといえます。

Hubble mini導入前に確認したい注意点

導入を検討する上で、注意すべき点はどのようなことでしょうか？事前に確認しておきたいポイントを3点解説します。

①契約書の作成や審査に関する機能は非搭載

Hubble miniは締結後の管理に特化しているため、契約書のドラフト作成、社内レビュー、バージョン管理といった機能は含まれていません。 契約の作成段階から管理を行いたい場合は、上位版である「Hubble」などのサービスを検討する必要があります。

②外部システムとの連携範囲

他の業務システムとの広範な連携を目的としたAPIは提供されていません。 CSVファイルによるデータの入出力が主な連携方法となります。 ただし、電子契約サービス「クラウドサイン」で締結した契約書は自動で取り込むことが可能です。

③無料トライアルと電子帳簿保存法への対応

導入前に使用感を試せる無料トライアルが用意されていますが、利用期間や機能には制限があります。 また、電子帳簿保存法の要件を満たすためには、オプション機能の利用が必要になる場合があるため、事前に対応範囲を確認することをおすすめします。

Hubble miniの導入が向いている企業

Hubble miniの特性は、以下のような課題やニーズを持つ企業で特に活かされます。

①契約台帳の作成や入力作業を自動化したい企業

手作業での台帳作成に多くの時間を費やしている場合、AIによる自動化のメリットを大きく感じられます。 入力ミスや更新漏れのリスクを低減しつつ、管理業務にかかる時間を短縮したい企業に適しています。

②紙と電子の契約書が混在し管理が煩雑な企業

過去の紙の契約書と、近年増加した電子契約データが別々に保管されている状況の改善に役立ちます。 Hubble miniで一元管理することで検索性が向上し、必要な契約書を迅速に探し出せるようになります。

③多機能よりもシンプルな操作性を求める企業

契約ライフサイクル管理（CLM）システムが持つ多機能性は必要なく、まずは締結後の管理から始めたい企業に向いています。 直感的な操作で、誰でもすぐに使いこなせるシンプルなツールを求めている場合に適した選択肢です。

Hubble miniの導入が向いていない可能性のある企業

一方で、企業の状況や求める要件によっては、他のサービスがより適している場合もあります。

①契約の作成から締結までの過程も管理したい場合

契約書のひな形作成、法務部門によるレビュー、承認ワークフローといった、契約締結前のプロセス全体をシステム化したい場合には機能が不足します。 契約ライフサイクル全体を包括的に管理したい場合は、より多機能なサービスを検討する必要があります。

②API連携による広範なシステム連携を求める場合

社内の基幹システムや販売管理システムなどとAPIでデータを自動連携させる要件がある場合、Hubble miniでは対応できません。 拡張性や他システムとの連携を最優先する場合には、慎重な検討が求められます。

③無料で利用できるツールを探している場合

Hubble miniは有料の法人向けサービスです。 そのため、コストをかけずに契約書管理を行いたいというニーズには合致しません。

まとめ

Hubble miniは、締結後の契約書管理に特化することで、AIによる業務自動化とシンプルな操作性を両立させたサービスです。 紙と電子の契約書を一元管理できる点や、比較的手軽に導入できる点から、特に管理業務の効率化を迅速に進めたい企業にとって有力な選択肢の一つです。 自社の課題が「締結後の管理」にあるのか、それとも「作成プロセスを含む全体」にあるのかを見極め、検討を進めることが重要です。